1.4. Информационное и документационное обеспечение маркетинговой деятельности

Результаты исследований конъюнктуры рынка, показателей товаров, данные о закупках товара, справки, записки, отчеты, договоры - все эти материалы должны быть систематизированы, упорядочены, обобщены и отправлены на хранение на машинные носители.

Информацию подразделяют на первичную, полученную от покупателей, продавцов и других лиц, на основе опросов и других методов исследования рынка; и вторичную, взятую из официальных, статистических источников. С помощью первичной информации можно получить сведения об оценке покупателями товаров и наиболее предпочитаемых ими изданиях. Вторичная информация позволяет разработать среднесрочные и долгосрочные прогнозы. НАПИСАТЬ ПРО ПЕРВИЧНУЮ И ВТОРИЧНУЮ ИНФОРМАЦИЮ СВОЕГО ОТДЕЛА.

Технологический процесс обработки информации в Отделе альтернативной подписки - это совокупность и последовательность выполнения операций по подготовке информации к обработке и представлению результатов обработки информации.

Технологический процесс обработки информации в Отделе может быть разделен на следующие группы операций: сбор и подготовка данных, обработка бумажных форм, хранение, поиск и транспортировка носителей информации, копирование, размножение выходных документов.

Составленный перечень операций позволяет определить группы средств вычислительной и оргтехники, необходимой для механизации технологического процесса. К таким средствам относятся:

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Документооборот характеризуется количеством документов и их распределением о потоком. В процессе документооборота образуются следующие основные потоки: входящий, исходящий и внутренний. На основе исследований методами: наблюдения, полистного просмотра дел, изучения регламентирующих материалов, регистрационных форм получены данные о составе документооборота (табл.1) и о распределении обязанностей между сотрудниками (табл.2).

Таблица 1.

Наименование документопотока	Вид документов
Входящие документы	Постановления, распоряжения, инструкции, служебные письма, письма сторонних организаций, жалобы, заявления, предложения граждан, заявки
Исходящие документы	Переписка с корреспондентами, договора
Внутренние документы	Докладные записки, справки, отчеты, документы по личному составу

Исходя из анализа документопотоков можно выделить документы необходимые и участвующие в анализе маркетинговой деятельности. К таким документам относятся: заявки на поставку продукции, заявки на подписку, договора.

Таблица 2.

Распределение обязанностей между сотрудниками Отдела

Наименование операции		наименование должности
	заведующий		менеджер	Менеджер

Прием корреспонденции

Сортировка корреспонденции

Регистрация документов

Подготовка проекта документа

Оформление документа

Подписание документа

Отправка документов

СЮДА ЖЕ - РАБОТА ПО ОБРАБОТКЕ ЗАЯВОК, ОФОРМЛЕНИЮ ДОГОВОРОВ И Т.Д.)

Анализ данных таблицы 2 показывает, что между сотрудниками нет четкого распределения обязанностей, в результате чего сотрудники выполняют одни и те же операции с документами одновременно, что вносит путаницу в работу с документами, затрудняет их поиск и контроль.

При анализе объемов документов по видам (на основе регистрационных форм) были выявлены следующие соотношения объемов:

Таким образом, наибольший объем составляют договора. Эти документы используются и для анализа маркетинговой деятельности, в частности для решения расширения или сокращения выпуска продукции. Наибольший спрос на тот или иной вид издания можно определить по количеству заключенных договоров. Но сам процесс создания и обработки этих документов очень трудоемкий, поскольку объем информации велик. Компьютерная обработка данных позволит автоматизировать процесс создания и обработки этих документов, обеспечит четкую постановку информационно-справочной работы.

Управленческая информация поступает в автоматизированную систему с юридически оформленного (официального) документа и обычно на промежуточной или завершающей стадии решения функциональной задачи выходная информация также фиксируется на бумажном носителе. Однако для создания процесса автоматизированной обработки информации необходимо единообразие в представлении формы входных документов. Анализ показал, что каждая организация присылает различные виды заявок. С помощью метода унификации документов, выявления постоянной и переменной информации был разработан унифицированный бланк заказа форма которого представлена в приложении 1.

Форма договора, составляемого между поставщиком и покупателем был также унифицирована. Поскольку в договоре отсутствовал такой реквизит как регистрационный номер, что затрудняло его дальнейшую обработку.

ОТЧЕТЫ - СТАТИСТИЧЕСКИЕ О НАИБОЛЕЕ ПОПУЛЯРНЫХ ИЗДАНИЯХ И АКТИВНОСТИ ПОДПИСЧИКОВ (В ОБЩЕМ, ПО РАЙОНАМ, ОБЛАСТЯМ И Т.Д.), СТАТИСТИЧЕСКИЕ ПОКАЗАТЕЛИ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРОВ (ПО ИЗДАНИЯМ, ПОДПИСЧИКАМ И Т.Д.)