Контрольные вопросы

1. Как произвести сортировку данных?

2. Чем сортировка отличается от фильтрации данных?

3. Какие основные встроенные функции можно использовать в формулах?

4. Приоритет последовательности вычислений в формуле.

5. Понятие трехмерного диапазона

ЛЕКЦИЯ №10. Понятие трехмерного диапазона в Excel.

РАБОТА С НЕСКОЛЬКИМИ РАБОЧИМИ ЛИСТАМИ

Опр. Группа ячеек, выбранных из нескольких рабочих листов, называетсятрехмерным диапазоном. Трехмерные диапазоны используют для одновременного форматирования ячеек на нескольких рабочих или для ссылок в формулах. Лист1 : Лист3!А1 :С12.

Пример: Формула =СУММ (Лист2:Лист13!В5) – складывает все значения, содержащиеся в ячейках В5 на всех листах от Лист2 до Лист13, чтобы построить эту объемную формулу, надо выполнить:

1. Ввести =СУММ ( в ячейку В5 на Лист1);

2. Щелкните на Лист2, затем перейти к Листу13;

3. При нажатой клавише Shiftщелкнуть на Лист13;

4. Выделить ячейку В5 →Enter.

С объемными ссылками можно использовать следующие функции:

СУММ, СЧЕТ3, СРЗНАЧ, МАКС, МИН, ПРОИЗВЕД, СТАНОТКЛОН, ДИСП, СЧЕТ.

Использование массивов

Правило: Массивы можно использовать для создания формул, которые возвращают некоторое множество результатов или оперируют на множестве значений, а не на отдельных значениях.Диапазон массива – это блок ячеек, который имеет общую формулу.

Пример: Вычислить сумму значений в строках 1 и 2.

1. Выделить диапазон A3:E3;

2. Введите = A1:E1 + A2:E2;

3. Нажмите CTL → SHIFT→ ENTER.

Пример: Вычислить среднее арифметическое произведения каждой пары значений. Вычислить А1*В1, А1*В2, А3*В3.

1. Выберите любую пустую ячейку.

2. Введите СРЗНАЧ(А1:А7*В1*В7);

3. Нажмите CTL → SHIFT→ ENTER.

Правила для формул массива

1. Сначала выделить ячейку или диапазон;

2. Нажать CTL→SHIFT→ENTERдля фиксации ввода формул;

3. Не вводить самим фигурные скобки;

4. Нельзя редактировать, перемещать, вставлять или удалять отдельные ячейки.

5. Можно задавать разные форматы отдельным ячейкам, можно копировать ячейки из диапазона массива и вставлять в другие области рабочего листа.

СОРТИРОВКА И ФИЛЬТРАЦИЯ

Электронные таблицы Excel часто используют для ведения простейших баз данных. 1. Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихсяполямибазы данных. Каждая строка представляет отдельнуюзапись. Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет произво­дить сортировку и фильтрацию.

2. Сортировка— это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек , и щелкнув накнопке Сортировкапо возрастанию или Сортировка по убыванию.

3. Параметры сортировки задают командой Данные → Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.

4. При фильтрациибазы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации -автофильтр.Он запускается командойДанные →Фильтр → Автофильтр.

5. По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Запи­си, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.

6. Чтобы создать произвольный фильтр, следует в раскрывшемся списке выбратьпункт Другие. Диалоговое окно Пользователь­ский автофильтр позволяет задать более сложное условие фильт­рации по данному полю.

7. Команда Данные →Фильтр → Отобразить все позволяет отобра­зить все записи. Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные →Фильтр → Автофильтр.

Работа со списками

Чтобы достичь максимальной эффективности при работе со списками, нужно соблюдать правила:

1. Каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

2. Одна или две верхние строки должны содержать заголовки.

3. Не включать в список пустые строки и столбцы;

4. Не размещать данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации.

Добавить новую информацию в список можно вручную, а также через команду Данные →Форма →Добавить.

Правило: При сортировки части списка невозможно задать диапазон сортировки в окнеСортировка диапазона.

Правила сортировки списков и диапазонов , содержащих формулы

• Если вы сортируйте строки, то ссылки на другие ячейки, находящиеся в той же строке, останутся правильными и после сортировки, и по столбцам соответственно;

• В формуле, которая зависит от ячеек вне списка, используйте только абсолютные ссылки;

• При сортировке строк избегайте применения формул, которые ссылаются на ячейки, находящиеся в других строках;

• При сортировке столбцов избегайте применения формул, которые ссылаются на ячейки, находящиеся в других столбцах.

Применение пользовательского порядка сортировки: Сортировка→ Параметры → Порядок сортировки илиСервис→ Параметры→ Новый список→ Элементы списка →Ввести элементы →ОК.

Правило: Элементы списка могут содержать пробелы. Элементы списка нужно разделить запятыми или поместить каждый на отдельной строке.

Использование фильтров для анализа списка: Отфильтровать список – значит скрыть все строки за исключением тех строк, которые удовлетворяют заданным условиям.Excelпредоставляет две команды фильтрации:Автофильтр для простых условий отбораиРасширенный фильтр для более сложных критериев.

Команда Автофильтр: можно использовать к любому количеству столбцов.

• Можно использовать автофильтр, чтобы найти заданное число наибольших и наименьших элементов в списке;

• С помощью пользовательского автофильтра можно задать условия отбора с применением любых операторов сравнения (=, >,< и т.д. ).

• Можно также найти все текстовые значения в столбце, которые попадают в конкретный алфавитный диапазон. Для этого надо задать два условия отбора, соединенные логическим оператором И.

• Чтобы удалить все примененные автофильтры: Данные →Фильтр показать все .Для удаления автофильтра и их кнопок: команда Автофильтр.

• Можно скопировать строки, удовлетворяющие условиям отбора, в другую часть рабочего листа.

Команда Расширенный автофильтр: в отличие от команды Автофильтр позволяет:

• Задать условия, соединенные логическим оператором ИЛИ для нескольких столбцов;

• Задать два, три и больше условия для конкретного столбца с использованием по крайней мере одного логического оператора ИЛИ;

• Задать вычисляемые условия;

• Можно использовать для извлечения строк из списка, вставки копий этих строк в другую часть текущего листа.

Задание текстовых условий: правила задания текстовых условий:

• Единственная буква означает «Найти все значения, которые начинаются с этой буквы».

• Символ > (больше) или < (меньше) означает». Найти все значения, которые находятся по алфавиту после или перед введенным тестовым значением»;

• Формула = «тест» означает «Найти значения, которые точно совпадают со строкой символов теста».

Правило: Если вопросительный знак (?) или звездочку (*) нужно включить ы фильтр как литер, введите перед ними тильду (-).

Использование вычисляемых условий: Правила применения вычисляемых условий:

• Заголовок над вычисляемым условием должен отличаться от любого заголовка столбца в списке. Заголовок условия может быть пустым или содержать произвольный текст;

• Ссылка на ячейки, находящиеся вне списка, должны быть абсолютными;

• Ссылки на ячейки в списке должны быть относительными.

Использование промежуточных итогов для анализа списка: после необходимой сортировки и фильтрации списка можно использовать команду ИТОГИ из меню ДАННЫЕ, чтобы представить различную итоговую информацию. Эта команда добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы элементов списка. При этом можно использовать различные функции для выполнения итогов. Можно установить флажки Заменить текущие итоги и Итоги над данными. Промежуточные итоги могут быть вложенными, т.е. промежуточные итоги можно создать внутри уже существующих.

Использование функций: Функция =СЧЕТЕСЛИ (диапазон; критерий). Аргумент диапазон указывает диапазон, в котором нужно подсчитать количество значений, а критерий – это текстовое значение, задающее условие. Функция СУММАЕСЛИ (диапазон; критерии; диапазон суммирования) используется для отбора данных с суммированием по заданному критерию.

Пример. = Счетесли (Е2:Е38; “Ж”). = Счетесли ( G2:G38; “>=45”). Суммесли = (G2:G38; “<30”; F2:F38).Суммесли = (G2:G38: “<30”:F2:F38)/ (G2:G38; “<30”).

Функции баз данных:ДСРЗНАЧ, БСЧЕТ, БСЧЕТА, БИЗВЛЕЧЬ, ДМАКС, ДМИН, БДПРОИЗВЕД, ДСТАНДОТКЛ, БДСУММ, БДДИСП, БДДИСПП.

Правило: Для создания базы данных можно использоватьМастер шаблонов.Сервис →Надстройки→ Мастер шаблонов или Данные→ Мастер шаблонов.

СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ

Опр. К составным частям диаграммы относятся: область диаграммы, область построения, ряды данных, стенки (координатные плоскости на трехмерных диаграммах), легенда (расшифровка обозначений), метки, подписи.

Правило: EXCELпредполагает, что исходный диапазон содержит меньше рядов данных, чем категорий.

Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Если внести изменения в данные, использованные при ее создании, то диаграмма не изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять. Выбранный элемент помечается маркерами.

• Задают данные;

• Выбирают тип данных;

• Задают расположение исходных данных;

• Добавление легенды и названия;

• Изменить внедренную диаграмму;

• Создание диаграммы на отдельных листах.

Типы диаграмм: С областями, Линейчатая, Гистограмма, График, Круговая, Точечная, Кольцевая, Объемная с областями, Объемная линейчатая, Объемная гистограмма, Объемный график, Объемная круговая, поверхность, Лепестковая.

Опр. Вертикально ориентированные столбчатые диаграммы называются гистограммами. Горизонтально ориентированные - называются линейчатыми диаграммами. Они удобны для сравнения дискретных значений из нескольких рядов данных.

Графики и мини-макс диаграммыиспользуются для отображения динамики изменений ряда значений. Можно использовать для представления временных тенденций. Мини- макс диаграммы используют, чтобы показать среднее, максимальное и минимальное количество.

Диаграмма с областями– это график, выполненный с заливкой пространства между линиями графика и осью Х.

Круговые диаграммыотображают только один ряд данных.

Кольцевые диаграммы позволяют отображать несколько рядов данных, но при этом каждый ряд отображается в собственном кольце.

Лепестковые диаграммы - значение каждой точки данных определяет ее расстояние от центральной точки. Используют для сравнения совокупных значений рядов в целом.

Точечные диаграммы используются для определения типа зависимости между двумя рядами данных.

Смешанные диаграммы – либо используют два типа диаграмм, либо имеет вспомогательную ось Х или ось Y.

Связывание названия диаграммы с ячейкой рабочего листа. Используется для того, чтобы изменения в ячейке автоматически отображались в названии: Название элементов диаграммы→ Выделить стандартное название →Строка формул. Например, =Лист1! $A$1.

Включение в диаграмму название осей. Вставка→ Название →Установить флажок для оси →ОК.

Присоединение меток. Вставка →Метки значений.

Легенда. Вставка →Легенда.

Изменение порядка рядов. Формат (группа) →Порядок рядов.

Использование линий тренда. Линия тренда -это линия, которая аппроксимирует точки данных, или линия скользящего среднего отображающая общую тенденцию изменения ряда данных.

Планка погрешностей – это мини-макс линия, которая показывает возможные ошибки в данных. Вставка →Линия тренда (или планка погрешности).

Литература:1осн.., [187-195];9 доп., [395-398], 2осн., [197-201], [205-207];