Контрольные вопросы

1. Как называется документ в программе Excel.? Из чего он состоит?

2. Какие типы данных могут содержать электронные таблицы Excel.?

3. По какому признаку программа определяет, что данные в ячейке являются не значением, а формулы?

4. Как просмотреть и отредактировать формулу в ячейке?

5. Какой тип адресации Excelиспользует по умолчанию?

6. Перечислите типы листов Excel.

ЛЕКЦИЯ №9. Электронные таблицы Excel. Использование формул.

СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

Опр.Относительные ссылки указывают на ячейку, основываясь на ее положение относительно ячейки, в которой находится формула.Относительная ячейка записывается так: =А1;

Опр. Абсолютная ссылка указывает на ячейку на основе ее фиксированного положения на листе. Абсолютная ссылка записывается так:= $A$1;

Опр. Смешанные ссылкисодержат относительную и абсолютную ссылки (например, ячейка находится в столбце А и выше на 2 строки). Смешанная ссылка записывается так: =A$1 или =$A1;

• Если символ доллара стоит перед буквой, то координаты столбца абсолютная, а строки- относительная;

• Если символ доллара стоит перед числом, то наоборот.

Правило:При копировании относительные ссылки автоматически настраиваются, а абсолютные сохраняются.

Ссылки на другие листы той же книги

Пример: Чтобы ввести в ячейку В10 Листа1 ссылку на ячейку А9 Листа2, надо выполнить:

1. Выделить ячейку А1 на ЛистУ1 и ввести знак = (равенство);

2. Щелкнуть по ярлыку Лист2;

3. Щелкнуть на ячейке А9 →Enter;

4. Активизируется Лист1 и в ячейке В10 появиться формула = Лист2!А9.

Опр. Часть ссылки, указывающая на лист, отделяется знаком ! (восклицательный знак) от ссылки на ячейку, и ссылка на ячейку является относительной.

Правило: По умолчанию ссылки на другие листы с помощью выделения ячейкиExcelвыставляет относительную ссылку. Выбрать один из четырех возможных вариантов абсолютной и относительной адресации можнонажатием клавиши F4.

Ссылки на листы других книг

Можно ссылаться на ячейки, находящихся на листах другой книги – такие ссылки называются внешними.

Пример: [Книга 2] Лист 21$А$9;

Правило:Часть ссылки, указывающие на книгу, заключаются вквадратные скобки.

При сохранении книги можно дать ей постоянное имя. Если сначала создать формулу и позднее сохранить книгу с новым именем, формулы настраиваются соответствующим образом.

Пример: [Книга 2] Лист 21$А$9 изменяется на ссылку = [продажи.xls] лист 21$A$9

Использование числового текста:числовой текст должен быть заключен в двойные кавычки: = “$1234” + “$123”

Текстовые значения. Для объединения текстовых значений используется текстовый оператор & (амперсант).

Пример:Если ячейка А2 содержит текстFGHIJи в ячейку А3 введена формула =А1&A2,то в ячейкеА3будет выведеноABCDEFGHIJ.

Чтобы вставить пробел между двумя строками, измените формулу: =А1&” “&A2

Правило: С помощью оператора & можно объединять и числовые значения, также объединять текстовые и числовые значения.

Форматирование и изменение размеров ячеек.

Для отображения текстовых данных, чисел, денежных сумм (если указано обозначение денежной единицы) и календарных дат используются разные форматы.

1. Изменить формат данных в отдельной ячейкеможно с помощьюпанели инструментов Форматирование.Ее элементы управления в основном знакомы нам по аналогичной панели текстового процессора Word. Кроме того, группа кнопок этой панели позволяет выбрать один из нескольких заранее подготовленных форматов для записи чисел.

2. Чтобы произвольно отформатировать ячейки из определенного диапазона,надо выделить нужный диапазон и дать команду Формат → Ячейки. При этом открывается диалоговое окно Формат ячеек, содержащее группу вкладок, позволяющих задать различные параметры форматирования.

3. Вкладка Числопозволяет выбрать основной формат для отображения содержимого ячеек. Вкладка Выравнивание задает метод выравнивания и угол наклона надписи.Вкладка Шрифтопределяет гарнитуру и начертание шрифта.Вкладка Границапозволяет задать рамки, изображаемые на внешних и внутрен­них границах диапазона, а вкладка Вид служит для управления цветовым оформлением.

4. Изменить ширину и высоту ячеекможно методом перетаскивания границы между строками или столбцами. Если требуется более точная настройка, следует датькоманду Формат > Строка (соответственно, Формат > Столбец)и выбрать подходящую команду из открывшегося меню. В частности,команда Автоподбор шириныпозволяет выбрать ширину столбца или высоту строки таким образом, чтобы в него полностью помещалось содержимое наиболее заполненной ячейки.

Использование имен в формулах

Правило: Имя ячейки или диапазона можно использовать в формуле, например:

= А1+А2.

Можно использовать текст в соседних ячейках для присваивания имен ячейкам и диапазонам. Можно также переопределить существующие имена.

Пример: Ячейка А4 содержит текстИзделие 1и надо использовать этот текст в качестве имени диапазона В4:Е4

1. Выделить диапазон В4:Е4

2. Вставка→Имя→Присвоить→ENTER(В поле Формула появится ссылка Лист1!$B$4:$E$4)

Чтобы быстро вывести на экран окно диапазона Присвоить имянадо нажатьctrl-F3

Имя можно определить без предварительного выделения ячейки или диапазона чтобы присвоить ячейке D20 имя Текст2, надо

1. Вставка→Имя→Присвоить

2. Ввести Текст 2 в поле Имя

3. В поле Формула набрать = D20

4. Нажать Добавить

Правило:Правила присваивания имен ячейкам и диапазонам

1) Имя должно начинаться с буквы, обратной косой чертой ( \ ) или символ подчеркивании ( _ ).

2) В имени могут использоваться только буквы, цифры, обратная косая черта и символ подчеркивания.

3) Нельзя использовать имена, которые могут трактоваться, как ссылки на ячейки.

4) В качестве имен могут использоваться одиночные буквы за исключением буквы RиC.

5) Заменяйте пробелы в именах на подчеркивание.

Именованные константы и формулы

Можно создать имена для констант и формул.

Пример:Имеем 5% для вычисления налога с продаж:

1. В меню Вставка→Имя→Присвоить→

2. В поле Имя→Налог;

3. В поле Формула→5%→ОК;

4. Получим = Цена + (Цена*Налог).

В качестве определения имени в поле Формула также можно вывести формулу: Имя налог можно определить с помощью формулы = Лист1: $B$22+1,2%

Объемные имена

Чтобы создать объемные имена, которые используют объемные ссылки в качестве их определения, надо:

1. Выделить ячейку В5 на Лист1

2. Вставка→Имя→Присвоить

3. В поле Имя→Ввести Объемное имя = Лист2: Лист13! В5 в поле Формула→ ENTER

Если выделить ячейку С3 и вывести на экран окно диалога присвоить имя, то в поле Формула будет = Литс2: Лист13! С3.

Замены формулы ее значением

Чтобы заменить формулу их возвращаемыми значениями:

1. Выделить ячейку А6 (А6 содержит формулу = А1+А2+А3)

2. Копировать в меню Правка

3. Специальная вставка → Вставить→Значение→ENTER

Чтобы изменить часть формулы

1. Выделить ту часть, которую надо изменить

2. Нажать F9→ENTER.

Опр.Циклическая ссылка– это формула, которая зависит от своего собственного значения.

Правило: Для переключения между выводом в месте возвращаемых значений и выводом формул нажатьCtrl-‘ (обратный апостроф на клавише тильды).

Основные встроенные функции

Суммирование:= СУММ (В4:В15); =А1*СУММ (А4:А7)

Произведение:= ПРОИЗВЕД (С1; С2:С5); = СУММ (А1:А5; С2:С10)

Выражения:= СУММ (sin(А1*ПИ())); 2*cos(A2*ПИ())

Типы аргументов:числовые, текстовые, логические, имена диапазонов, ошибочные значения.

Числовые: =СУММ (32; 20; 17)

Текстовые:= ТЕКСТ (ТДАТА (); “ДМММ ГFГ”)

Текстовый аргумент может быть строкой символов или ссылкой на ячейку, которая содержит текст.

Логические:= ЕСЛИ (А1 = Истина; «Новая»: «Старая»)& «Цена»

Именованные ссылки: Например, диапазон С3:6 – имеет имя Получено, то = СУММ (Получено)

Различные типы аргументов: =СРЗНАЧ (Групп1; А3; 5*3)

Математические функции:

Абсолютное значение /х/;=ABS(x); =ABS(A1)

Знак – определяет является аргумент отрицательным или положительным = ЗНАК (число); = ЗНАК (СУММ (А1:А3))

Целое – округляет число до ближайшего целого

= целое (число); = целое(100,01) – возвратит 100, так и =целое (100,99999) – возвратит 100 (хотя ≈ 101)

ОТБР– отбрасывает все цифры справа от десятичной запятой. Например: = ОТБР (число; число, цифра); = ОТБР (13, 978) – возвратит 13;

ФАКТР– (вычисляет факториал числа) = ФАКТР (число);

ОСТАТ– (возвращает остаток от деления). Например: = ОСТ (число; делитель); = ОСТ (9; 4) – возвратит 1. Если число меньше, чем делитель, то значение функции равно аргументу число. Например: = ОСТ (5;11) – возвратит 5. Если число точно делится на делитель, функция возвращает 0.

ЕЧИСЛО– определяет является ли значение числом. Например: =ЕЧИСЛО(значение).

Степень – возводит число в степень. =Степень (число; степень).

Значен– Преобразует числа в текстовом формате в числовые значения. Например: =Значен («40205»); =Значен(А10).

Приоритет последовательности вычислений в формуле

1) Выражения внутри круглых скобок

2) Умножение и деление выполняются раньше сложения и вычитания

3) Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.

Функция Сегодня. Она является специальной формой функции ДАТА Имеет вид: = СЕГОДНЯ ( ).

Функция Время. = Время (часы; минуты; секунды).

Функция ТДАТА– для ввода текущей даты и времени; = ТДАТА( ).

Функция Деньнед. = Деньнед (десятичная_, дата, тип).

Десятичная дата– может быть десятичным значением даты или ссылкой на ячейку, которая содержит даты либо текст.

Функция ГОД, МЕСЯЦ, ДЕНЬ: =ГОД (десятичная, дата)

Функция Час, Минута и Секунды: = Час (десятичная, дата)

Функция Дней360: = Дней360 (начальная дата; конечная дата; метод): =Дней360 («1.07.96»; 15.12.96).

Функция Рабдень и Чист Рабдни– возвращает значения, учитывает только рабочие дни и исключает выходные. Кроме того, можно указать, нужно ли принимать в расчет праздники. = Рабдень (начальная дата; количество дней; праздники). Например, чтобы определить дату, которая наступит через 100 рабочих дней, используют формулу: =Рабдень (ТДАТА( );100).

Литература:2осн.., [187-195];9 доп., [395-398], 2осн., [197-201], [205-207]; 9доп.,

[402-405].