Редактор PowerPoint.

Прежде чем приступить к созданию собственно презентации, следует разработать как можно более подробную схему (структуру) и согласовать ее с заказчиком. Полезно создать такую структуру в виде последовательных кадров.

Костяк схемы должен состоять их трех основных блоков.

1. Начало. Презентацию, адресованную торговым агентам, рекомендуется начинать с краткого информационного сообщения о товаре.

2. Основная часть. Эта часть презентации должна быть посвящена описанию назначения и свойств товара, а также вопросам его эксплуатации.

3. Заключительная часть. Здесь можно остановиться на предполагаемой прибыли от ее реализации, коснуться вопросов послепродажного сопровождения товара, а затем перейти к демонстрации заключительных слайдов.

Для ускорения создания презентаций в пакете имеются профессионально разработанные шаблоны презентаций и шаблоны дизайна, позволяющие использовать стандартные темы и готовые стили для оформления презентаций.

Создание презентаций

Процесс создания презентации в Microsoft PowerPoint состоит из таких действий, как выбор общего оформления, добавление новых слайдов и их содержимого, выбор разметки слайдов, изменение при необходимости оформления слайдов, изменение цветовой схемы, применение различных шаблонов оформления и создание таких эффектов, как эффекты анимации при демонстрации слайдов. Создание презентации в Microsoft PowerPoint предоставляет ряд следующих вариантов для создания новой презентации.

• Создать.      Слайды имеют минимум элементов оформления и цвета .

• Презентация создается на основе уже имеющейся презентации с заданным оформлением. Создается копия имеющейся презентации, позволяющая создать новую презентацию, внеся изменения в оформление и содержимое исходной презентации.

• Шаблон оформления.Презентация создается на основе имеющегося шаблона Microsoft PowerPoint, содержащего основные элементы оформления, шрифты и цветовую схему. Кроме стандартных шаблонов Microsoft PowerPoint можно использовать самостоятельно созданные шаблоны.

• Мастер автосодержания.Для применения шаблона оформления, включающего предлагаемый текст для слайдов, используется мастер автосодержимого. Затем в предложенный текст вносятся необходимые изменения.

• Шаблоны на веб-узле.Создание презентации с помощью шаблона, находящегося на веб-узле.

• Шаблоны на Microsoft.com.Создание презентации на основе дополнительных шаблонов Microsoft PowerPoint из библиотеки шаблонов Microsoft Office. Эти шаблоны упорядочены по типам презентаций.

Вставка содержимого из других источников.

Можно также вставить слайды из других презентаций или текст из других приложений, например из Microsoft Word.

• Для добавления текста в фигуру, чтобы он перемещался вместе с ней, выберите автофигуру и введите нужный текст.

• Для ввода независимого от перемещения автофигуры текста добавьте надпись.

1. На панели инструментовРисованиенажмите кнопкуНадпись.

2. Выполните одно из следующих действий:

• Добавление текста в одну строку: укажите щелчком нужное место на слайде;

• Добавление текста с переносом на несколько строк: укажите нужное место на слайде, задайте размеры, введите текст.

• Выделите слайд. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить объект WordArt.

• Выберите нужный стиль надписи и нажмите ОК.

• В диалоговом окне Изменение текста WordArt. Введите требуемый текст.

Литература: 2осн., [137-146]; 10 доп. [117-126].

Контрольные вопросы:

1. Как можно изменить громкость устройств, воспроизводящих звук, не прибегая к механическим регулировкам звуковых колонок?

2. С помощью какой программы на компьютере можно воспроизводить музыкальные компакт-диски?

3. Перечислите аппаратные средства мультимедиа.

4. Что значит интерактивность?

5. Перечислите мультимедийные программы операционной системы Windows.

6. как произвести вставку мультимедийных объектов в документы?

ЛЕКЦИЯ №8. Работа с электронными документами

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ MICROSOFT EXCEL

Данные в таблицах можно не только хранить, но и обрабатывать. Таблицы состоят из столбцов и строк. Элементы данных записываются напересечении строк и столбцов, которое называетсяячейкой таблицы.

Опр.Данные, которые нельзя определить по другим ячейкам таблицы, называютсяосновными.Данные, которые определяются по значениям других ячеек при помощи вычислений, называютсяпроизводными.

Опр.Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называютсяэлектронными таблицами (spreadsheet)

Функциональные возможности Microsoft Excel:

• Быстрый поиск;

• Автозамена;

• Автозавершение;

• Прокрутка;

• Перетащить и оставить;

Можно перетащить данные с одного листа на другой, в том числе и на лист диаграммы.

• Всплывающие примечания к ячейкам;

• Форматирование чисел;

• Подшивка;

Это средство позволяет сохранять и печатать документы из нескольких приложений в виде единого файла.

• Шаблоны листов;

Включает в себя наиболее часто используемые шаблоны для приложений: Личный бюджет, Заказ, счет, Табель, Финансовый анализ.

• Автофильтр;

• Автосуммирование;

• Мастер шаблонов;

С его помощью можно превратить листы в шаблоны. Этот же мастер может создать базу данных.

• Представление данных на географической карте;

• Общие книги;

Позволяет нескольким пользователям работать одновременно с одной и той же книгой, причем каждый пользователь может иметь доступ для чтения и записи.

• OLE – свойства;

Можно придать документу ExcelспециальныеOLE– свойства.

• Формы и отчеты Access;

Используя возможности Accessдля создания отчетов на основе списковExcel.

• Преобразование в базу данных Access;

Можно прямо в Excelпреобразовать список в реляционную базу данных.

Структура документа Excel

Каждый документ представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название. Файлы имеютрасширение . XLS. Столбцы обозначаются латинскими буквами:A,B,C,D,E,F…. Максимальное число столбцов -256.Строкинумеруются целыми числами. Максимальное число строк- 65536.Номер ячейкиформируется как объединение номеров столбца и строки без пробела между ними. Новая книга по умолчанию содержит 16 листов с именами Лист1, Лист2,..

Правило: Хотя число листов во вновь создаваемых книгах не должно превышать 255, можно добавить в существующую книгу столько листов, сколько позволит память компьютера и системные ресурсы.

Книга может содержать следующие типы листов:

• Рабочие листы;

• Листы диаграммы;

• Модули Visual Basic;

• Листы диалога;

• Листы макросов.

Правило: Ячейки, содержащие текстовые данные, не могут использоваться в вычислениях. Как числа могут рассматриваться данные, определяющие даты или денежные суммы.

Если ячейка содержит формулу, значит эта ячейка вычисляемая. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается сознака равенства (=).Все формулы дают числовой результат.

Правило: Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Изменения в формулу вносят редактированием в этой строке.

По окончании ввода программа Excelавтоматически выравнивает текстовые данные по левому краю, а числовые – по правому. В операциях могут участвовать несколько ячеек:

1. Для выбора целых столбцов или строк можно использовать маркеры строк и столбцов по краям рабочей области.

2. Щелчок на кнопке в левом верхнем углу рабочей области позволяет выбрать весь рабочий лист целиком.

3. Если при выборе удерживать нажатой клавишу CTL, то можно добавить новые диапазоны к уже выбранному. Так можно создаватьнесвязанные диапазоны.

Операции с ячейками

Ячейки можно удалять, копировать или перемещать:

1. Нажатие клавиши DELETEприводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимоговыбранных ячеек.

2. Для того чтобы реально удалить ячейки надо использовать команду Правка →Удалить. Создать в таблице «дырку» , в которую невозможен ввод данных, нельзя.

3. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемешаются данные, очищаются.

4. Копирование и перемещение ячеек можно также производить методом перетаскивания.

Правило: Операцию вставки можно произвести сразу же после операции копирования или вырезания.

5. Перетаскивание маркера заполнения позволяет размножить содержимое текущей ячейки. По ходу перетаскивания содержимое последней ячейки отображается в всплывающем окне.

6. Если требуется более сложный закон изменения последовательности значений, то можно использовать команду Правка →Заполнить →Прогрессия.

Правило: ПрограммаExcelавтоматически продолжает последовательности дней недели, названий месяцев, полных дат и произвольных чисел. При этом используют операцию протягивания.

7. Изменить формат данных в отдельной ячейке модно с помощью панели инструментов Форматирование.Чтобы произвольно отформатировать ячейки из определенного диапазона нужно использовать командуФормат →Ячейки →Формат ячеек.

8. Изменить ширину и высоту ячеек можно методом перетаскивания границ или воспользоваться командой Формат →Строка (Столбец) → Автоподбор ширины.

Правило: Чтобы ввести одно Ито же значение сразу в несколько ячеек, сначала выделяют эти ячейки. Затем вводят значение и при нажатойклавише CTL нажимают Enter или кнопку ввода.

Защита данных

В программе Excelесть несколько команд, позволяющих защитить книги, отдельные ячейки, диаграммы и т.д. Команда:Сервис →Защита →Защитить лист. После включения защиты вы не можете изменить заблокированный элемент. При установленном флажкеСодержимое защита применяется к содержимому ячеек текущего листа книги.Флажок Объектыиспользуется для установки защиты для всех графических объектов текущего листа. С помощью флажка Сценарии можно защитить все установки, сохраненные с помощью диспетчера сценариев. Можно разблокировать отдельные ячейки:Формат →Ячейки →Защита→ Очистить флажок→ Защищаемая ячейка.

Правило: Excelне обеспечивает индикации режима защиты для отдельных ячеек.

Установка флажка Структурав окнедиалога Защита книгине позволяет вносить изменения в структуру книги, а установкафлажка Окназапрещает изменение размеров и положения окна книги.

Скрытие ячеек и листов

Чтобы включить режим скрытия формул, необходимо выполнить:

1. Выделить ячейки, которые нужно скрыть;

2. Формат →Ячейки →Защита→ Скрыть формулы;

3. Сервис →Защита→ Защитить лист.

4. Или для скрытия листа Формат → Лист →Скрыть.

Ввод паролей

1. Сервис Защита →Защитить лист (Защитить книгу);

2. Введите пароль и нажмите ОК;

3. Подтвердите пароль.

Добавление примечаний

1. Выделите ячейку;

2. Вставка →Примечание (или кнопка примечание на панели инструментов Зависимости) →Примечание к ячейкам →Текстовое примечание →Добавить →ОК ;

Правило: Чтобы в текущем листе быстро выделить ячейки, к которым присоединены примечания,нажмите Ctl+Shift+?.

Выделение группы ячеек

Окно диалога Выделение группы ячеекпредставляет большой набор средств отладки, которые позволяют быстро находить ячейки, удовлетворяющие конкретным условиям. КомандаПравка →Перейти→ Выделить→ Выделение группы ячеек ОК.Некоторые параметры данного диалогаПримечания, Влияющие ячейки, Зависимые ячейкимогут выделять несколько смежных диапазонов.

• Переключатели Константы, Формулы, Пустые ячейки позволяют выделить ячейки, содержащие соответствующий тип значения.

• Переключатель Текущая областьудобен при работе в большом, сложном листе.

• Если выделенная ячейка является частью диапазона массива, можно использовать Переключатель Текущий массив.

• Переключатели Отличия по строкам или Отличия по столбцам используют для выявления неоднородности данных.

• Переключатель Только видимые ячейки позволяет исключить из текущего выделения все ячейки, находящиеся в скрытых строках или столбцах.

• Переключатель Объектпозволяет выделить все графические объекты вне зависимости от текущего выделения.

Скрытие окон книг

Для того чтобы скрыть окно книги, выберите меню Окно→ Скрыть→Закрыть все →Файл →Да. Если нужно скрыть конкретный лист, можно использовать команду: Формат→ Лист→ Скрыть.

Литература:2осн.., [187-195];11 доп., [395-398], 13доп . [402-405].