Пособие 988

3.1. Основные объекты Access

или оговорить, что минута разговора со служебного телефона стоит в 3 раза дороже.

Для определения стоимости каждого разговора достаточно в запрос на выборку добавить вычисляемое поле, которое содержит результаты вычислений, а не значения, хранящиеся в базе данных. Вычисляемое поле создается в запросе с помощью ввода выражения в строку Поле Бланка запроса.

3.1.4.Отчеты

Отчеты являются одним из объектов базы данных и предназначены только для вывода данных на экран или принтер. В связи с этим в них предусмотрены специальные средства для группировки выводимых данных и для оформления, характерные для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета).

Также как и для других объектов базы данных, для отчетов существуют средства:

–автоматического (автоотчет);

–автоматизированного (мастер отчетов);

–ручного проектирования (конструктор).

Пример отчета – счета, предназначенные для рассылки абонентам.

3.2.Постановка задачи

Вбазе данных Московской городской телефонной сети (МТС) регистрируют и учитывают междугородные разговоры абонентов (пользователей) сети по автоматической связи. Разговоры предоставляют в кредит. Оплату производят по счетам, высылаемым абонентам с некоторой периодичностью (например, раз в месяц). Стоимость разговора зависит от вызываемого города, длительности разговора в минутах и того, является ли номер телефона личным или принадлежит организации.

23

3.4. Порядок выполнения работы

Рис. 3.1. Диалоговое окно для создания или открытия базы данных

1. Выберите в этом окне (рис. 3.1) переключатель Новая база данных и нажмите кнопку ОК. Открывается диалоговое окно Файл новой базы данных (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Окно диалога Файл новой базы данных

25

3.ПРИМЕР СОЗДАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ МТС

2.В поле Имя файла введите имя файла базы данных (например, МТС). Нажмите кнопку Создать.

1. Если окно Microsoft Access уже открыто или если закрыто диалоговое

окно, выводимое при запуске, нажмите кнопку Создать на панели инструментов, или выберите команду Создать в меню Файл и дважды щелкните значок База данных на вкладке Общие.

Чтобы найти команду ниспадающего меню, которая используется нечасто,

щелкните стрелку в нижней части меню, чтобы отобразить все его команды. 2. Для работы с существующей базой данных выберите переключатель От-

крыть базу данных в окне Microsoft Access (рис. 3.1), выделите имя вашей базы данных в списке и нажмите кнопку OK.

Замечание

Для работы с существующей базой данных предварительно скопируйте файл базы данных с дискеты на жесткий диск.

В конце занятия сохраните файл базы данных (стандартное расширение .mdb) на дискете.

Шаг 2. Создать таблицу Справочник абонентов МТС

После создания или открытия существующей базы данных открывается окно База данных (рис. 3.3).

1.В окне База данных (рис. 3.3) выберите значок Таблицы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. Открывается окно Новая таблица (рис. 3.4).

2.Выберите режим Конструктор и нажмите кнопку OK. Открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы (рис. 3.5).

26

3.4. Порядок выполнения работы

Рис. 3.3. Окно База данных

Рис. 3.4. Окно Новая таблица

27

3. ПРИМЕР СОЗДАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ МТС

Рис. 3.5. Таблица Справочник абонентов МТС в режиме конструктора таблицы

3. Введите в ячейку столбца Имя поля имя первого поля Номер телефона. В ячейке столбца Тип данных оставьте выводящееся по умолчанию значение Текстовый. Задайте значения свойств поля, список которых выводится в нижней части окна. На вкладке

Общие в ячейке Маска ввода наберите 000-00-00.

Внимание! Знак «\»появляется в маске ввода автоматически.

4.Введите имя второго поля Фамилия ИО (точки ставить нельзя), Тип данных – Текстовый.

5.Введите имя третьего поля Адрес, Тип данных – Текстовый.

6.Введите имя четвертого поля Личный, Тип данных – Логический. Значение свойства Формат поля – Да/Нет. В ячейке столбца Описание наберите Личный–да, организация–нет.

7.Определите ключевое поле – в данной таблице им является поле Номер телефона. Для этого выделите поле Номер телефо-

на, щелкнув мышью в области выделения строки (рис. 3.6), и нажми-

28

3.4. Порядок выполнения работы

те кнопку Ключевое поле на панели инструментов, или выберите в меню Правка команду Ключевое поле. В области выделения строки появится значок ключа (рис. 3.5).

область выделения строки

Рис. 3.6. Выделение одного поля

8.Для сохранения структуры таблицы выберите в меню Файл команду Сохранить. В окне диалога Сохранение введите имя таблицы Справочник абонентов МТС и нажмите кнопку OK.

9.Введите данные в таблицу, для этого перейдите в режим

таблицы, нажав кнопку Вид на панели инструментов, или выберите в меню Вид команду Режим таблицы. После ввода данных таблица приобретает вид, показанный на рис. 3.7.

Примечания.

1. При необходимости можно изменить структуру открытой таблицы. Для этого перейдите в режим конструктора, внесите изменения и сохраните их.

Перевод открытой таблицы из одного режима в другой осуществляется нажатием кнопки Вид на панели инструментов: Конструктор – кнопка , Ре-

жим таблицы –.

2.Для перемещения по записям и полям в режиме таблицы используют команду Перейти из меню Правка, клавиши [ ][ ], [Page Up] и [Page Down], а так-

же вертикальную полосу прокрутки и кнопки перехода в нижнем левом углу окна таблицы (см. рис. 3.7).

3.Вводить данные в таблицу можно непосредственно после создания или позже, в режиме таблицы с использованием формы.

29

3. ПРИМЕР СОЗДАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ МТС

Рис. 3.7. Таблица Справочник абонентов МТС в режиме таблицы

10. Закройте таблицу, выбрав в меню Файл команду Закрыть. Для того чтобы открыть существующую таблицу в окне База данных выберите значок Таблицы в списке Объекты, имя таблицы и нажмите кнопку Открыть.

Шаг 3. Создать таблицу Справочник кодов и тарифов

1. В режиме Конструктора создайте таблицу:

2. Выделите поле Код и нажмите кнопку Ключевое по-

ле на панели инструментов или выберите в меню Правка ко-

манду Ключевое поле (рис. 3.8).

30

3.4. Порядок выполнения работы

3. Для сохранения структуры таблицы выберите в меню Файл команду Сохранить. В окне диалога Сохранение введите имя таблицы Справочник кодов и тарифов и нажмите кнопку OK.

Рис. 3.8. Таблица Справочник кодов и тарифов в режиме конструктора таблицы

4. Нажмите кнопку Вид на панели инструментов или выберите в меню Вид команду Режим таблицы. Введите данные в таблицу, таблица приобретает вид, показанный на рис. 3.9.

5. Закройте таблицу, выбрав в меню Файл команду Закрыть.

31

3. ПРИМЕР СОЗДАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ МТС

Рис. 3.9. Таблица Справочник кодов и тарифов в режиме таблицы

Шаг 4. Создать таблицу Регистрация междугородных переговоров

1. В режиме Конструктора создайте таблицу:

2. Выделите поле Номер заказа и нажмите кнопку Ключе-

вое поле на панели инструментов (рис. 3.10).

32