Стандарты оформления

    Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом - ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” [1].

    Положения стандарта определяют: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов. ГОСТ Р 6.30-2003 введен в действие с 1 июля 2003 г.

    Положения государственного стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др. Однако, учитывая, что с 1993 г. работы по развитию УСОРД не ведутся (класс 0200000 ОКУД включает всего лишь 62 формы), на практике положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам.

    С 2003 г. в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ “О техническом регулировании” положения стандарта носят рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают время на обработку документов, организации заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта. Образцы бланка (продольный и угловой варианты) представлены на рисунках 1 и 2 [1-4].

Рисунок 1. Образец бланка (продольный вариант)

Рисунок 2 Образец бланка ( угловой вариант)

Реквизиты документов

    Применение реквизитов ускоряет и облегчает как процесс подготовки документа, так и последующую работу с ним. Единый комплекс реквизитов и единые правила их оформления позволяют эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

    Использование реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы [2-4].

    Реквизиты документа не равноценны. Одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учётную функцию. Часть реквизитов ( постоянно повторяющиеся ) является реквизитами бланка, другая часть используется при составлении и оформлении документа. Ряд реквизитов оформляется на стадии исполнения документа.

    При подготовке и оформлении документов в соответствии с ГОСТом Р 6.3-2003 используют следующие реквизиты [1]:

    01 - Государственный герб Российской Федерации;

    02 - герб субъекта Российской Федерации;

    03 - эмблема организации или товарный знак

    04 - код организации;

    05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

    06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

    07 - код формы документа;

    08 - наименование организации;

    09 - справочные данные об организации;

    10 - наименование вида документа;

    11 - дата документа;

    12 - регистрационный номер документа;

    13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

    14 - место составления или издания документа;

    15 - адресат;

    16 - гриф утверждения документа;

    17 - резолюция;

    18 - заголовок к тексту;

    19 - отметка о контроле;

    20 - текст документа;

    21 - отметка о наличии приложения;

    22 - подпись;

    23 - гриф согласования документа;

    24 - визы согласования документа;

    25 - оттиск печати;

    26 - отметка о заверении копии;

    27 - отметка об исполнителе;

    28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    29 - отметка о поступлении документа в организацию;

    30 - идентификатор электронной копии документа.

    Формуляр-образец фиксирует местоположение реквизитов (рисунок 3,4) [1-4].