Номенклатура дел

    Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел - “систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке” [11,12].

    В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в течение года в результате деятельности предприятия ( кроме технической документации и печатных изданий). Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий год. Номенклатуру дел составляет служба ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений. Номенклатура утверждается руководителем предприятия. Примерная номенклатура дел приводится в учебниках по делопроизводству, документированию управленческой деятельности, поэтому задача сотрудников службы ДОУ заключается в адаптации общего документа к конкретным условиям предприятия.

Формирование дел

    После того как работа с документом закончена, на нем проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Дело - “совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку”.Формирование дела - “группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела” [11,12].

    При формировании дел могут использоваться различные признаки заведения дел (классификационные признаки):

    - номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;

    - предметно-вопросный (по содержанию). Например: “Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)”;

    - авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: “Протоколы собраний трудового коллектива фирмы “Металл” за 2010 год” или “Документы о совместной деятельности с фирмой “Спецсталь” (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы и т.д.)”;

    - корреспондентский;

    - по грифу ограничения доступа к документу;

    - и другие признаки.

    Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.

Подготовка дел к передаче на хранение в архивы

    В процессе подготовки дел для передачи на архивное хранение необходимо осуществить следующие операции [2-4,11,12]:

    1. Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01 по 31.12), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют.

    2. Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе - сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее:

    - если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле - как один лист;

    - на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию, номер проставляется на обороте;

    - если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела.

    3. Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера.

    4. Составить заверительную надпись дела.

    5. Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела.

    6. Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести).

    7. Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела.

    Сформированные дела передаются на архивное хранение, условия хранения требуют, чтобы толщина дела не превышала 3-4 см или в нём было не более 250 стандартных листов. В зависимости от сроков хранения документы проходят полный цикл подготовки к архивному хранению (документы со сроком хранения более10 лет) или упрощенную подготовку к архивному хранению (документы со сроком хранения до 10 лет). Организации могут иметь свой архив, направлять документы (по утвержденному перечню) на хранение в госархив, частные фирмы могут заключать договор об архивном хранении с гос. архивами.