1.4 Составление и оформление организационно-распорядительных документов

    Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).Система ОРД включает в себя:

    - организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).

    - распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).

    - справочно-информационные документы (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).

Составление и оформление основных видов документов

    Как отмечалось ранее, в любой фирме должно существовать три вида бланков организационно-распорядительных документов:

    - бланк для оформления любых видов ОРД, кроме письма (“единый” бланк);

    - бланк письма;

    - бланки конкретных видов документов.

Организационные документы

    Организационные документы представляют комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия [2-4].

    Наиболее распространенные виды организационных документов -это уставы, положения, в том числе о структурных подразделениях, инструкции, правила, договора, контракты и т.д..

    Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности [2-4].

    Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации [8].

    Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает:

    - общие положения,

    - цели и задачи,

    - права,

    - деятельность,

    - имущество,

    - управление,

    - реорганизация и ликвидация.

    Устав акционерного общества содержит разделы:

    - общие положения,

    - акционерный капитал,

    - порядок деятельности,

    - права,

    - управление,

    - учёт и отчетность,

    - распределение прибыли, прочие накопления,

    - прекращение деятельности.

    Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций [8].

    Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Положение об организации включает разделы [2-4]:

    - общие положения;

    - основные задачи;

    - функции;

    - права и обязанности;

    - руководство;

    - взаимоотношения и связи;

    - контроль, проверка и ревизия деятельности;

    - реорганизация и ликвидация.

    Структура текста положения о структурном подразделении (службе) строго не определена. На основе практического опыта выработана следующая структура положения о подразделениях:

    - общие положения;

    - основные задачи;

    - функции;

    - права и обязанности;

    - ответственность;

    - взаимоотношения.

    Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления [2].

    Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др. [2-4]. Первым разделом инструкции является раздел “Общие положения”, в котором указываются цели издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа “должен”, “следует”, “необходимо”, “имеет право”, “не допускается”, “рекомендуется”, “запрещается” и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (“исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились”) или в безличной форме (“срок хранения документов определяется по Перечню”) [2-4].

    Примерная должностная инструкция секретаря-референта приведена в Приложении 1.

    Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений. Договор оформляется на листах бумаги А4.

    Для того чтобы договор был действительным (имел юридическую силу) он должен содержать следующие реквизиты [2-4]:

    - наименование вида документа

    - дату документа

    - регистрационный номер документа

    - текст документа

    - юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения

    - подписи должностных лиц каждой из сторон

    - печати каждой из сторон; - визы согласования документа.

    Количество экземпляров определяется количеством сторон, заключивших договор, но не мене двух экземпляров (по одному для каждой из сторон).

    В предпринимательской практике принято использовать термин “договор” для соглашений, оформляющих отношения между сторонами внутри страны.

    Соглашения, заключенные между сторонами, принадлежащими разным странам, принято называть контрактами. Содержание контракта по сравнению с договором более сложное. Он дополнительно включает статьи, отражающие вопросы международной сделки (условия пересечения границ грузом, таможенные пошлины и т.д.).

    Более подробно вопросы оформления договора будут рассмотрены в третьем разделе курса.