10. Сэд Канцлер

Пакет прикладных программ «Канцлер» - это новое поколение систем электронного документооборота компании СП ЗАО «Международный Деловой Альянс» (IBA, Республика Беларусь) на платформе Lotus Domino/Notes¹³. Этот «коробочный» программный продукт разработан на основе результатов исследований и опыта компании в разработке систем документооборота с 1998 года, предназначен для автоматизации документооборота и архивной обработки документов для органов государственного управления, крупных территориально распределенных организаций, производственных предприятий и банков.

ППП «Канцлер» работает по модульному принципу. На сегодняшний день существует 13 приложений:

«Базовая система»: Это «ядро» продукта, основа создания и управления СЭД, к которому подключается произвольное количество модулей, в зависимости от потребностей заказчика. Инструментальные средства «Базовой системы» - графический маршрутизатор, конфигуратор, структура организации, рабочее место, протоколы, инсталлятор - обеспечивают централизованное управление всеми компонентами СЭД.

К «Базовой системе» могут подключаться программные модули «Делопроизводство», «Управление персоналом», «Архивное дело», «Договоры» и др., а также любые другие приложения Lotus Notes, в том числе созданные другими разработчиками.

«Делопроизводство»: Модуль предназначен для автоматизации делопроизводства, движения организационно-распорядительной документации. Он обеспечивает работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения, отправки в дело или архив.

«Управление персоналом»: Модуль предназначен для автоматизации бизнес-процессов кадрового делопроизводства: ведения штатного расписания, хранения учётных карточек сотрудников, оформления назначений и увольнений работников, учета рабочего времени, предоставления трудовых и социальных отпусков, проведения аттестационных мероприятий, составления статистической отчётности, ведения персонифицированного учёта и др.

«Договоры»: Модуль предназначен для управления преддоговорной, договорной и последоговорной деятельностью предприятия - ведение электронного документооборота, обеспечивающего создание, согласование, подписание и исполнение договоров, поддержание претензионно-исковой деятельности, передача исполненных договоров в электронный архив.

«Архивное дело»: Модуль предназначен для ведения архивного делопроизводства на предприятии: передачи исполненных документов из СЭД в архив, составления и ведения номенклатуры дел, формирования и оформления дел для передачи в архив, ведения и учета дел в архиве.

«Обращения граждан»: Модуль предназначен для ведения полного цикла работ с обращениями граждан в соответствии с существующими нормативными документами.

«Гербовые бланки»: Модуль предназначен для выполнения функций учёта поступления и использования бланков строгой отчётности, фирменных бланков и документов с изображением Государственного герба.

«Потоковое сканирование»: Модуль предназначен для массового перевода бумажных документов в электронные образы с помещением их в соответствующие базы программного комплекса «Делопроизводство». Приложение может использоваться как автономно, так и в составе ППП «Канцлер».

«Электронная цифровая подпись» (ЭЦП): Модуль предназначен для использования внешних криптографических средств защиты, поддерживающих национальные стандарты, в среде Lotus Notes.

«Система менеджмента качества» (СМК): Модуль предназначен для автоматизации ведения и учёта документов СМК на предприятии. Он включает в себя два компонента:

«СМК документы» - обеспечивает программную реализацию управления документами СМК и возможность быстрого ознакомления всех пользователей системы с последними версиями документов, которые относятся к системе управления качеством

«СМК Аудит» - обеспечивает автоматизированное управление документацией и данными о проведении внутренних и внешних проверок качества на предприятии и их результатах

«Задания»: Модуль предназначен для автоматизации функций постановки заданий на разработку нормативно-правовых актов и мониторинга хода их разработки.

«Нормативные акты»: Модуль предназначен для автоматизации процесса обработки нормативно-правовых актов, включая создание проекта нормативного акта, прохождение предусмотренных регламентом этапов обработки и исполнение.

Система создания сайтов и управления контентом Content Management System (CMS): Это самостоятельная, завершенная система, которая может поставляться как в составе с ППП «Канцлер», так и без него.

В 2009 году IBA выпустила программный комплекс «Канцлер-мини», предназначенный для автоматизации канцелярского документооборота cредних и малых предприятий (сектор SMB). Новый комплекс создан на базе документно-ориентированной платформы Lotus Domino/Notes.

Можно выделить следующие преимущества у ППП «Канцлер»:

- Разработка в результате тщательного исследования программных сред, конкурентов, потребителей, особенностей предметной области, а также опыта компании IBA, ведущей разработки СЭД с 1998 года

- Объединяет ряд технологических решений: модульная архитектура ППП; централизованное администрирование при помощи «Базовой системы»; подключение ЭЦП любого криптопровайдера; создание распределенной схемы на основе XML формата

- Поставка по разнообразным программам, отличным по цене, набору модулей и услуг, с учетом индивидуальных потребностей заказчика

- Гибкая настройка и адаптация под структуру и особенности организации

- Создание территориально-распределенных систем: для организаций со сложной и территориально-распределенной структурой, для организаций холдингового типа

- Создание маршрутов: движение документов, управление их жизненным циклом осуществляется при помощи заранее определенных маршрутов, созданных в графическом виде. Типовые маршруты создаются для групп документов и могут изменяться в процессе движения документа

- Удобство работы пользователя: быстрый доступ к документам как с помощью модуля «Рабочее место», с рабочего стола Lotus Notes, из почтового ящика по ссылке из письма–уведомления, так и через формирование графических маршрутов и интуитивно-понятный дизайн приложений

- Гибкая ценовая политика: стоимость продукта зависит только от количества пользователей, одновременно работающих в системе (конкурентные лицензии)

- Обучение: компания-разработчик IBA разработала специальные курсы учебных дисциплин – для профильных специалистов и обслуживающего персонала, которые могут проводиться как на базе Учебного центра IBA, так и на территории заказчика