7.1 Структура CompanyMedia

Все модули СЭДиУП CompanyMedia имеют перед названием приставку CM-, обозначающую принадлежность модуля именно к этой системе электронного документооборота, что отличает их от другой разработки того же производителя - СЭД OfficeMedia, предназначенной для малых и средних организаций, но, в целом, поддерживающих стандартный функционал систем электронного документооборота. Модули системы разбиты на пять категорий по прикладным типам.⁸

1. Документационное обеспечение управления

В категорию ДОУ (документационное обеспечение управления) в настоящий момент включены модули, выполняющие задачи общего и частного документооборота организации.

- CM-Входящие документы (СМ-ВхД) – модуль обеспечивает обработку входящей корреспонденции от юридических и физических лиц, одновременно контролируя дубликаты и копийность поступивших документов обеспечивает возможность регистрации документов, первичную обработку и дополнение сопутствующими материалами, формирование резолюции по входящему документу, а также используя сервисы CompanyMedia, обеспечивает контроль ее исполнения с формированием соответствующей отчетности.

- CM-Обращения граждан (СМ-ОГ) – модуль функционально идентичный модулю "входящие документы" но обеспечивающий расширенную функциональность, необходимую для работы с физическими лицами, включая обработку паспортных данных, категории социальной защищенности и других особенностей. Модуль предназначен, в первую очередь, для организаций, предоставляющих услуги населению и органов всех видов власти, ведущих прием граждан.

- CM-Иcходящие документы (СМ-ИсхД) – модуль обеспечивает весь цикл работы с исходящими документами от подготовки проекта документа через согласование его текста и дальнейшее подписание оригинала уполномоченным должностным лицом до отправки документа адресату с одновременным контролем его получения.

- CM-Делопроизводство – модуль позволяющий объединять документы организации как находящиеся в СЭДиУП CompanyMedia, так и не относящиеся к ней (документы в других системах, бумажные оригиналы и т.д.) в дела, давая последним названия в соответствии с индексообразующим классификатором (номенклатурой дел), утвержденным в организации. По завершении жизненного цикла, документы, сгруппированные в дела, имеется возможность как напрямую уничтожать из CompanyMedia, так и передавать на архивное хранение в в подсистему СМ-Корпоративный Электронный Архив, в соответствии с федеральным законодательством, предписывающим архивное хранение документов в случае если последние представляют ценность для сотрудников, организации, либо государства.

- CM-Факс – модуль, позволяющий через корпоративный сервер организации осуществлять отправку и прием факсимильных сообщений с последующей их рассылкой адресатам внутри организции по электронной почте, а также одновременным ведением системных журналов учета переданных и принятых сообщений, что позволяет значительно уменьшить количество арендуемых организацией телефонных номеров, а также обеспечить полный контроль над входящими и исходящими факсимильными сообщениями организации и сведения к минимуму возможности их утраты.

- CM-Заседания – модуль, обеспечивающий функционал подготовки повестки плановых, циклических и внеплановых заседаний и совещаний коллегиальных органов управления, а также проведения дальнейшей процедуры подготовки протокола проведенного заседания. Модуль СМ-Заседания обеспечивает посредством взаимодействия с другими модулями системы формирование и контроль исполнения поручений, выдаваемых на основании протокола заседания, а таже публикацию протокола посредством модуля СМ–Нормативные и распорядительные документы (СМ-НРД).

- CM-Поручения – модуль, обеспечивающий функционал выдачи поручений работникам организации с последующим двойным контролем исполнения: системным контролем по срокам и контролем исполнения по существу, выполняемое ответственным должностным лицом. Модуль также позволяет создавать вложенные поручения необходимого количества уровней, с одновременным контролем по сроку исполнения таким образом, чтобы сроки исполнения нижестоящих поручений не превышали иерархически вышестоящие. Также модуль позволяет формировать отчетность по исполнению поручений в виде соответствующих отчетов по должностным лицам, выдававшим распоряжения по исполнителям и в рамках определенных временных сроков.

- CM-Корпоративный Электронный Архив (СМ-КЭА)[5] - модуль, обеспечивающий полное выполнение требований федерального закона № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" в областях, регулирующих работу ведомственных архивов организаций, в том числе, приема архивных материалов, поддержки работы экспертных комиссий, выполнение поиска, контроля выдачи архивных матриалов в электронном виде на руки и в читальный зал с контролем возврата и прекращением доступа, выделением дел к уничтожению и передаче на внешнее хранение, а таже переформирование дел, уже находящихся в архиве, а также автоматизированной подготовке разнообразных утвержденных архивных форм: описей, актов, справок. Модуль предусматривает возможность работы в режиме архивной картотеки, что позволяет управлять имеющимся материальным ведомственным архивом, принимать документы, объединенные в дела из СЭДиУП CompanyMedia, а также посредством ретроконверсивного ввода при потоковом и ручном сканировании архивных материалов. В настоящий момент, модуль СМ-КЭА является уникальным, представляя единственную корпоративную информационную систему, удовлетворяющую требованиям нормативного регулирования и построенную на основе IBM Lotus Notes/Domino.

2.Управление документацией

- СМ-Нормативная и распорядительная документация (СМ-НРД) – модуль позволяет проводить цикл подготовки проекта, согласования, утверждения, регистрации, опубликования и вывода (замены, отмены, аннулирования) нормативных (положения, регламенты, инструкции т.д.) и распорядительных (приказы, распоряжения и т.д.) документов организации. Модуль поддерживает гибкое управление правами доступа к документам (создание, просмотр, удаление, комплексные права), иерархическую структуру хранения документов, мощную систему поиска документов и папок как по их атрибутам (создатель, подписант, дата подписания и т.д.) так и по тексту самих документов, если он присутствует в системе.

- СМ-Техническая документация (СМ-ТД) – модуль позволяет выполнять работу по поддержке жизненного цикла технической документации в профильных организациях: подготовка проектов документов, их согласование и утверждение, регистрация, замена и отмена, управление версиями документов и правами доступа к ним.

3. Групповая работа с документами (Collaboration)

- СМ-Документация – модуль позволяет осуществлять групповую работу с документами в пределах разработки и управления версиями. Модуль СМ-Документация предназначен обеспечивать группу пользователей СЭДиУП CompanyMedia объединенных решением общих задач и общими информационными ресурсами, находящимися в корпоративной информационной сети высокой степени территориальной распределенности общими документами с поддержкой репликации. Система обеспечивает репликацию документов на удаленные рабочие места и группы, оперативное отслеживание изменений в документах, производимое в реальном времени, контроль всех версий документов и управление доступом к ним.

4. Управление типовыми процессами

- СМ-HelpDesk – модуль управления заявками на техническое обслуживание. Позволяет документировать заявки пользователей, контролировать их выполнение по срокам и по качеству (может использоваться обратная связь от пользователей системы, подавших заявку). Методика применения модуля позволяет планировать загруженность подразделений, ответственных за обработку обращений на техобслуживание, осуществлять подготовку отчетов о выполненных работах, а также статистических сведений как по подразделениям в целом, так и по конкретным работникам.

- СМ-Клиенты и Контакты (СМ-КиК) – модуль СМ-КиК является полнофункциональной системой класса CRM, реализованной в рамках системы CompanyMedia. Модуль СМ-КиК обеспечивает управления циклом взаимодействия с клиентом от первого контакта до повторных обращений. Обеспечивая возможность документирования контактной информации, сведений о должностных лица система СМ-КиК обеспечивает возможность связи с другими документами системы – договорами (СМ-Договора), Входящими и исходящими документами (СМ-ВхД и СМ-ИсхД). Многие дополнительные функции системы могут быть реализованы при помощи сервиса WorkFlow.

- СМ-Управление проектами – модуль управления проектами обеспечивает возможность детального управления проектной деятельностью в организации – планирования ресурсов, назначения исполнителей, выдачу исполнителям заданий и последующий контроль их исполнения по срокам и по существу, модуль поддерживает рассылку напоминаний о системных событиях, как то: назначение исполнителя, выдача задания исполнителю, наступление срока исполнения задания, информация о просрочке исполнения (отсутствии отчета Исполнителя о выполнении задания по существу, направленного менеджеру проекта). Все напоминания снабжены активными ссылками на записи в базах данных СМ-Управление проектами и позволяют напрямую уточнить, либо выполнить требуемые действия.

- СМ-Управление персоналом (СМ-УП) – модуль предназначен, прежде всего, для автоматизации ведения в организации кадрового делопроизводства. СМ-Управление персоналом обеспечивает взаимосвязь информации, хранимой в CompanyMedia с записями кадрового учета и позволяет осуществлять подготовку и управление документацией, входящей в состав личного дела, ведение которого в организациях регламентировано действующим законодательством. Система позволяет осуществлять подготовку и хранение следующих стандартизованных учетных форм: приказ о приеме работника на работу (ф.Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф.Т-8, Т-8а ), приказ о переводе работника на другую работу (ф.Т-5), личная карточка работника (ф.Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф.Т-3), график отпусков (ф.Т-7). Особенностью модуля является его полная интеграция в структуру служб системы CompanyMedia и, как следствие, возможность использовать все сервисы системы. Модуль соответствует требованиям федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

- СМ-Претензионная и исковая работа (СМ-ПИР) – модуль обеспечивает поддержку и взаимосвязь по документам, составляющим доказательную часть исковой работы и позволяет осуществлять поиск и дальнейшее объединение документов по типу принадлежности к этой группе. Документы при этом могут быть практически любыми, это записи из следующих прикладных модулей CompanyMedia: СМ-Вхд, СМ-ИсхД, СМ-ОГ, СМ-Договора, СМ-КиК и т.д.

- СМ-Доверенности – модуль обеспечивает автоматизацию работ по стандартным процедурам управления доверенностями в организации: выдача доверенностей, контроль актуальности и отзыв доверенностей, при этом модуль предоставляет для пользователя данные в удобной форме, позволяя выяснить какому должностному лицу на какой срок и для какой организации была выдана доверенность, своевременно отследить необходимость ее продления, уведомить об этом и доверителя, и доверенных лиц и, при необходимости, делопроизводителей, в чьи функциональные обязанности может входить подготовка новой, либо продление срока действия старой доверенности, а также организация процедуры отзыва.

- СМ-Пропуска – модуль управления выдачей пропусков позволяет сотрудникам организации при появлении у них соответствующих служебных потребностей оформить, согласовать и утвердить заявку на выдачу пропуска. После утверждения заявка регистрируется и поступает на исполнение в бюро пропусков организации, где на ее основании может быт выписан, либо выдан иным способом пропуск на территорию. Система содержит поисковые формы, позволяющие проанализировать выданные пропуска как по работникам, заказавшим, согласовавшим и утвердившим заявку, так и оценить загруженность работников бюро пропусков и количество пропусков, выдаваемых за определенный период на определенного человека.

- СМ-Командировки – модуль обеспечивает управление прохождением двух взаимодополняющих процессов: подготовка к командировке, включающая заявку, расчет расходов, бронирование гостиницы и билетов, а также отчет о командировке, позволяющий подготовить такие документы как авансовый отчет по расходам и отчет о выполнении целей командировки с последующим его согласованием и утверждением. Модуль обеспечивает подготовку и распечатку утвержденных форм отчетности: служебного задания о направлении работника в командировку (ф.Т-10а), приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (ф.Т-9), командировочного удостоверения (ф.T-10), авансового отчета (ф.АО-1), отчета по командировке. Позволяет хранить, обрабатывать и предоставлять доступ в соответствии с правами к сведениям по командировкам работников за длительный срок, до 5 лет, а при необходимости и более.

5. Автоматизация регламентированных процессов и потоков работ (WorkFlow)

СМ-Универсальные заявки – модуль является прикладным использованием приложения на основе сервиса WorkFlow, позволяющего с одной стороны, минимизировать затраты при разработке новых документоориентированных приложений, с другой стороны, значительно ускорить, собственно, разработку. В настоящий момент модуль СМ-УЗ поддерживает автоматизацию процесса формирования, согласования и утверждения заявки на закупку товарно-материальных ценностей с контролем их передачи заказчику.