3. Основные принципы электронного документооборота

- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

4. Экономическая эффективность системы автоматизации

Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках.

Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять общий объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом – повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции у сотрудников, прививается культура современных информационных технологий.

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

5. Система электронного документооборота «дело»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.⁴

Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.

Система поддерживает полный цикл работы с электронными документами от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

«ДЕЛО» - первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2 000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число рабочих мест составляет более 150 000. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня система электронного документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.

Система «ДЕЛО» совместно с широким набором дополнительных модулей представляет собой бизнес-решение, направленное на эффективное решение самого широкого круга задач работы с электронными документами.

Система дает возможность комплексно автоматизировать документооборот организаций любой сферы деятельности и масштаба. А также позволяет плавно и без риска осуществить переход к современным технологиям управления электронными документами.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы «ДЕЛО» можно реализовать:

- Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства.

- Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий).

- Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Система документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Заложенная в систему бизнес-логика без дополнительных доработок позволяет осуществлять контроль, последовательное и параллельное согласование, работать с различными видами поручений, создавать разнообразные отчеты и сводки, разграничивать права доступа к документу, делегировать полномочия и др.

В системе «ДЕЛО» обеспечивается:

- Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, существующими правилами работы с документами и сложившейся бизнес-логикой в части документооборота. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота.

- Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

- Масштабируемость. Система электронного документооборота «ДЕЛО» обладает неограниченной масштабируемостью.

- В системе могут одновременно работать от единиц до сотен тысяч пользователей.

- Автоматизация документооборота любого уровня сложности.

- Работа в Интернет сетях. В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО-WEB»), позволяющая работать с документами через Internet.

- Поддержка распределенного электронного документооборота. Система электронного документооборота позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

- Работа с большими объемами документов. Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 3 000 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы.

- Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами.

Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в Законодательстве РФ.

В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:

Microsoft и Oracle – поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений.

Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм.

КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надежных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями (Например: 1С:Предприятие).

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшие работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы.

На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.