9. Евфрат-Документооборот

«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота в любой компании, независимо от численности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Разработчиком системы является российская компания Cognitive Technologies¹².

«ЕВФРАТ-Документооборот» — система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3000 организаций.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

- автоматизировать регистрацию документов и заданий;

- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

- осуществлять мгновенный поиск информации;

- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

- организовать долговременное хранение документов организации;

- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» состоит из 8 базовых и 2-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика.

Базовые модули:

- АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе;

- АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы;

- «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

- «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

- «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

- Модуль ЭЦП, модуль «Монитор безопасности» - средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

- «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительные модули системы:

- «Web-сервер» - дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы.

- APM «Архивариус» - предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.

В комплект поставки системы ЕВФРАТ-Документооборот уже входят стандартные настройки, позволяющие в короткие сроки самостоятельно автоматизировать типовой контур документооборота.

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения:

- Полнота комплекта поставки;

- Отлаженность и стабильность работы;

- Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут);

- Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге;

- Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения;

- Лёгкость администрирования и настройки;

- Низкая стоимость владения системой.

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения:

- Высокая масштабируемость за счет работы на промышленной СУБД MS SQL;

- Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия;

- Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест;

- Возможность решения уникальных задач заказчика.

Кроме этого, система «ЕВФРАТ-Документооборот» также обладает рядом преимуществ, таких как:

- Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition);

- Конкурентные лицензии, не ограничивающие количество рабочих мест системы;

- Встроенные средства сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»);

- Широкие возможности поиска документов, в том числе с применением морфологического анализа текста;

- Поддержка версионности файлов, позволяющей отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла;

- Развитая система напоминаний и уведомлений с возможностью дублирования сообщений на электронную почту;

- Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»;

- Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП);

- Возможность использования АРМ «Мобильный клиент», адаптированного для работы в системе с нетбуков, КПК, телефонов и других мобильных устройств;

- Интеграция с MS Office 2003-2007, проводником MS Windows, MS Exchange, OpenOffice, Active Directory, 1С, поддержка работы в Windows Vista;

- Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».