2. Субд Access
СУБД Access входит в состав профессиональной версии пакета MS Office . Эта СУБД поддерживает стандартный метод доступа к данным ODBC (Open DataBase Connectivity), позволяющее через соответствующие драйверы работать с базами данных практически в любых форматах. Это могут быть не только БД, функционирующие на персональных компьютерах, но и серверы баз данных, такие, как MS SQL Server, Oracle, SyBase и др. Использование драйверов ODBC позволяет получить доступ к базам данных из прикладных программ типа Word - Excel и из приложений на Access Basic.
БД в Access представляет собой несколько таблиц с данными, которые все хранятся в одном файле с расширением .mdb. В этот же файл входят все другие объекты БД - запросы, отчеты, сведения о ключевых полях и т.д.
Access использует шесть типов объектов
таблицы, создаваемые пользователем для хранения данных
запросы создаются пользователем для выборки нужных данных из таблиц
формы - предназначены для ввода или просмотра данных в удобном виде
отчет - выходной документ для печати
макрос - автоматическое выполнение некоторой последовательности действий, записанных в виде макрокоманды
модули - программы обработки данных на языке Visual Basic, разрабатываемые пользователем, для реализации нестандартных процедур при разработке приложений
Технология работы пользователя в СУБД Access включает этапы
1. Создание структуры таблиц данных - определение перечня полей, их типов и размера. Могут быть использованы типы полей
текстовый - текст с максимальной длиной до 255 символов
поле МЕМО - текст до 64 Кбайт
числовой
дата / время
денежный
счетчик - число, автоматически увеличиваемое при добавлении в таблицу каждой новой записи
логический
поле объекта OLE - объекты, созданные другими приложениями (например, таблица, рисунок, фотография, видео и аудио фрагменты) объемом до 1 Гбайт (OLE- технология связи и внедрения объектов)
Для каждого поля таблицы указывается его тип, при необходимости - размер, помечаются ключевые поля. Таблицы должны соответствовать требованиям нормализации данных. Таблицы подразделяются на главные и подчиненные - в зависимости от связи между данными.
2. Ввод и редактирование данных одним из двух способов
с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы
с помощью экранных форм, специально создаваемых пользователем
В реляционной БД, состоящей из нормализованных таблиц, минимизирован объем сохраняемой информации за счет отсутствия ее дублирования в различных таблицах, но данные сильно фрагментированы. Необходим одновременный доступ к нескольким таблицам одновременно. Для этого разрабатывается схема данных - используется кнопка «Схема данных», при этом в схему включается перечень таблиц и указываются связи между таблицами (могут быть использованы связи 1:1, 1:М, а также связи - объединения для реализации отношения М:М).
3. Обработка данных, содержащихся в таблицах, главным образом сводится в выполнению запросов - инструкций по отбору записей, используются запросы следующих типов
запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные - это основной тип запросов, используется «Запрос по образцу» (Query By Example - QBE )
запрос-изменение - предназначен для изменения или перемещения данных, запрос на удаление, на создание новой таблицы, на обновление
запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса
Результат запроса - таблица с временным набором данных (динамический набор), в нее могут входить поля из одной или нескольких таблиц базы данных. На основе запроса можно построить отчет или форму.
4. Вывод информации из базы данных на экран или принтер в виде отчетов и форм, форма - информация об одной из записей (для одной таблицы) или об одном из объектов для связанных таблиц; отчет - включает выборочную информацию из БД с добавлением другой - не содержащейся в БД информации, оформленную по требованию пользователя. СУБД имеет специальные кнопки - мастера для создания отчетов и форм.