21

Глава 2. Организация отбора и найма персонала на примере ооо «винта»

2.1 ООО «ВИНТА»: история, деятельность, организационная структура

Ныне известное Общество с ограниченной ответственностью «ВИНТА» (ООО «ВИНТА») изначально было зарегистрировано как индивидуальный предприниматель (ИП) Пашенко В.Ю. в апреле 2002 года. В распоряжении предпринимателя была часть производственных и складских площадей бывшего Прокопьевского Фарфорового Завода. Своё название организация получила из сокращения имён семьи генерального директора. Основным и единственным видом деятельности тогда была оптовая продажа слабоалкогольных и безалкогольных напитков, а также сопутствующей снэк-продукции. В 2003 году руководство приняло решение последовать примеру гипермаркета «Палата» (г.Новокузнецк). Таким образом, ИП Пашенко В.Ю. превратилось в ООО «ВИНТА» и 11 ноября был открыт первый в городе магазин самообслуживания супермаркет «Оазис»¹. Спустя год одноименный супермаркет был открыт в торговом центре «Кручар» города Киселевска. Супермаркеты были сразу ориентированы на оптово-розничную продажу, поэтому все товары, кроме алкогольной продукции, имели две цены. В качестве маркетингового эксперимента была внедрена дисконтная система. Дисконтные карты «Оазис» предоставляют право получения скидки до 10% на продукцию в супермаркетах ООО «ВИНТА».

Розничная торговля слабоалкогольной и сопутствующей ей продукцией была выделена в отдельную сеть магазинов «Счастье мужика».

В декабре 2005 года сфера и зона деятельности ООО «ВИНТА» расширились. Перед руководством стоял вопрос об улучшении условий труда для персонала, в частности организация питания. Так в одном здании с головным супермаркетом было открыто кафе с полным ресторанным обслуживанием. Через 2 года в связи с большим количеством клиентов кафе стало предприятием общественного питания с самообслуживанием и под названием «Обжорка».

С 2006 года организации, входящие в состав ООО «ВИНТА», стали участниками дисконтной системы «Любимая карта».

В 2008 году был запущен проект сети супермаркетов «7 дней». На данный момент в Прокопьевске под этим названием действуют 4 супермаркета, один из которых получил право работать круглосуточно.

В 2009 году по инициативе генерального директора организационная структура претерпела значительные изменения. Одновременно с этим было создано Общество с ограниченной ответственностью «Учёт и консалтинг».

Поставщиками супермаркетов являются официальные дилеры всемирно известных брэндов, а также местные и региональные производители. За активную общественную и социальную деятельность ООО «ВИНТА» не раз удостаивалось различных наград в лице генерального директора Пашенко В.Ю.:

• 2008 год «Человек года»²,

• 2009 год Медаль «За бизнес во имя созидания»,

• 2011 год Медаль «За веру и добро»,

• 2012 год Медаль «За служение Кузбассу»³.

ООО «ВИНТА» является коммерческой организацией, осуществляющей: оптово-розничную торговую деятельность товарами народного потребления, в том числе алкогольной и табачной продукции; организацию общественного питания. ООО «ВИНТА» действует на основании Устава, зарегистрированного Администрацией города Прокопьевска. Общество имеет банковские счета, круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения, собственные эмблемы супермаркетов «Оазис» и «7 дней», сети магазинов «Счастье мужика».

Целями деятельности ООО «ВИНТА» являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли⁴.

Высшим органом управления ООО «ВИНТА» согласно Уставу является Общее собрание участников, внутри организации его называют «администрацией». Сбор представителей администрации проходит чаще, чем обозначенный в Уставе раз в год. Почти все руководители высшего звена связаны между собой семейными узами. За всё время существования ООО «ВИНТА» генеральный директор и руководители высшего звена не менялись⁵.

ООО «ВИНТА» является формальной организацией, зарегистрированной в установленном законом порядке. Предприятие осуществляет свою деятельность на основании любых, за исключением запрещённым законодательством РФ, операций, в том числе путём:

• проведения работ и оказания услуг по заказам юридических лиц и граждан на основании заключённых договоров или в инициативном порядке на условиях, определяемых договорённостью сторон;

• поставок продукции, выполнения работ, оказания услуг в кредит, оказания финансовой или иной помощи на условиях, определённых договорённостью сторон;

• участия в деятельности других юридических лиц путём приобретения их акций, внесения паевых взносов;

• осуществления совместной деятельности с другими юридическими лицами для достижения общих целей.

Отношения в организации регулируются нормативными документами, что свидетельствует о её юридическом, легальном, статусе.

ООО «ВИНТА» представляет собой открытую систему, что предполагает динамическое воздействие с окружающим миром. Предприятие получает товар и людские ресурсы из внешней среды. Они зависят от внешних клиентов и покупателей, потребляющих их продукцию.

По правовому статусу Общество относится к хозяйственному типу организации, поскольку является собственником принадлежащего ему имущества и денежных средств, которым также отвечает по своим обязательствам.

В соответствии с характеристиками внешней среды, в которой функционирует ООО «ВИНТА», а также с учетом специфики деятельности торговых предприятий, можно заключить, что Общество относится к органическому типу организации.

Данный подход к проектированию характеризуется умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией, широко определяемой ответственностью в работе.

В связи с увеличением количества конкурирующих компаний на рынках Прокопьевска и Киселевска, критерии к отбору персонала становятся более жесткими. Учитывая график работы супермаркетов (с 9:00 до 21:00, круглосуточно), следует отметить, что в своей повседневной трудовой деятельности сотрудникам исследуемой организации доводится работать с представителями всех социальных слоёв населения. Эти и другие факторы, такие как маркетинговые кампании и повышение качества обслуживания, требуют высокой гибкости в процессе управления.

Органический подход позволяет ООО «ВИНТА» лучше взаимодействовать с новым окружением, быстрее адаптироваться к изменениям внешней среды. Описание общих принципов работы персонала в данном случае сводится к несколько обязывающей фразе «клиент всегда прав». Каждый случай недовольства покупателя руководство супермаркетов старается отслеживать при помощи устных, письменных жалоб. Особое внимание потребителям и сотрудникам уделено на городском Интернет-форуме, где на вопросы жалобы отвечает линейный руководитель⁶.

Другая сторона крупных торговых предприятий – кражи. Этот краеугольный камень системы самообслуживания негативно отражается на заработной плате сотрудников, возмещение так называемой «упущенной выгоды»⁷. Именно поэтому каждый случай хищения, внутреннего или внешнего, тщательно расследуется. В ООО «ВИНТА» внутреннему контролю порядка отведено среднее звено в оргструктуре. Администрация Общества убеждена, что система внутреннего контроля должна быть по возможности беспристрастна. Контролёры подчиняются только начальнику службы внутреннего контроля и директору магазина следуют строго по инструкции⁸. По словам Начальника службы внутреннего контроля Общества в настоящее время внутренние хищения сведены к минимуму.

К руководителям низшего звена согласно организационной структуре данного предприятия относятся заведующий складом, старший оператор-кассир, директора магазинов и кафе, администраторы. В их непосредственном подчинении находится прочий персонал: продавцы, операторы-кассиры, грузчики, фасовщики и уборщики. Помимо того к прочим сотрудникам на предприятии относят экономиста, программиста, юриста, системного администратора, логиста и специалистов по кадрам. До отделения этих сотрудников организационная структура ООО «ВИНТА» имела вид другой вид (См. Приложение 2). В 2009 году генеральный директор счёл более целесообразным объединить вышеупомянутых работников и вынести этот отдел за рамки предприятия.

ООО «Учёт и консалтинг» по сути, является сторонней организацией, но создавалась специально для работы с ООО «ВИНТА» в непосредственном подчинении у генерального и финансового директора. ООО «Учёт и консалтинг» предоставляет следующие услуги:

• бухгалтерский учёт;

• юридические услуги;

• отдел программирования;

• кадровая работа.

Все операции, например заключение трудового договора, с персоналом специалисты по кадрам ООО «Учёт и консалтинг» осуществляют на основании договора об оказании услуг и доверенности⁹. Таким образом, часть сотрудников ООО «Учёт и консалтинг» являются вспомогательной исполнительной службой по управлению персоналом ООО «ВИНТА». Кадровой работой занимаются 3 сотрудника, из них один руководитель и 2 специалиста по кадрам. В связи с численностью 226 человек (данные на 01.01.2013г.) и перспективой расширения штата, состав кадровиков считают оптимальным. В своей работе специалисты по кадрам руководствуются действующими законодательными актами федерального, регионального и местного значения. Право доступа к документам и информации ООО «Учёт и консалтинг» строго ограничено и регулируется внутренними нормативными документами¹⁰.

Специалисты по кадрам тесно взаимодействуют с остальными сотрудниками ООО «Учёт и консалтинг», поскольку используют общее программное обеспечение «1С: Зарплата и кадры 7.7». С персоналом ООО «ВИНТА» кадровики контактируют в случае заключения/расторжения трудового договора, приёма заявлений и т.п. В случае необходимости передачи информации для персонала специалисты по кадрам обращаются к линейным руководителям. В состав функций специалистов по кадрам ООО «Учёт и консалтинг» входят: ведение учёта личного состава ООО «ВИНТА»; своевременное составление и предоставление отчетов во внешние инстанции (ПФР, ФСС); разработкой локальных нормативных документов.

Сотрудники ООО «Учёт и консалтинг» несут ответственность за выполнение в полном объёме возложенных обязанностей. Перед своим заказчиком о проделанной работе специалисты по кадрам, равно как и их коллеги отчитываются в общем акте выполненных работ, на основании которого производится оплата предоставленных услуг¹¹.

Помимо генерального директора финансовый директор также может отдавать какие-либо распоряжения и запрашивать необходимые отчёты у сотрудников ООО «Учёт и консалтинг»¹².

Коллектив ООО «ВИНТА» представляет собой замкнутую группу людей, в некоторых случаях с ограниченным доступом. Примером тому служат некоторые подразделения, отдел видеонаблюдения службы внутреннего контроля, склады, административная часть. Входы защищены дверьми с кодовыми замками, доступ предоставлен обладателям специальных пластиковых карт-ключей, что исключает проникновение туда посторонних лиц.

Важную роль в повседневной работе магазинов играет обмен информацией, который реализуется в коммуникативных процессах. Основные функции коммуникационного процесса состоят в достижении социальной общности персонала магазинов и кафе при сохранении индивидуальности каждого из этих элементов. В актах коммуникации работников реализуются управленческая, информативная и фактическая (связанная с установлением контактов) функции. По соотношению этих функций условно можно выделить следующие виды сообщений: побудительные (убеждение, распоряжение, приказ, просьба); информативные (передача работниками сведений служебного и личного характера); экспрессивные (эмоциональные высказывания клиентов); фактические (установление и поддержание контакта с коллегами и клиентами). По типу отношений между работниками в ООО «ВИНТА» присутствуют в основном межличностные и массовые (пятиминутка) коммуникации; которые осуществляются посредством вербального общения участников. Значительно сокращает временные издержки на общение наличие в организации собственной мини-АТС, связи по рации и локальной сети. Местные звонки и радиосвязь предназначены для мобилизации решения срочных, но не важных вопросов. Использование средств радио- и мобильной связи в личных целях для некоторых категорий персонала запрещается локальными нормативными актами¹³. Правила пользования местной радиосвязи для контролёров регламентированы соответствующей инструкцией¹⁴.

Сложность обмена информацией в данном учреждении заключается в некачественном делегировании полномочий. Представители Администрации обычно сначала дают указания к действию службе внутреннего контроля порядка, тогда как прочему персоналу не всегда своевременно объясняют содержание и обоснование этих операций. Нередко подобные ситуации заканчиваются конфликтом. Таким образом, основные цели децентрализации управления осуществляются частично. Вышестоящие руководители разгружают себя временно, обращаясь к делегированному вопросу позже снова и снова. Дееспособность нижестоящих звеньев ограничена условиями задач, не всегда понятных его исполнителям. Последнее является следствием недостаточного доступа к информации, искажения информации в процессе ее передачи и подчеркнутого высокомерия в отношениях между сотрудниками разных уровней.

Корпоративный вид межличностного взаимодействия происходит исключительно исходя из принадлежности к должности. Интересы предприятия, которые заключаются в получении прибыли путём качественного и быстрого обслуживания покупателей и клиентов, ставятся всегда выше интересов самих сотрудников. Это и есть одна из ярких отличительных особенностей торговой коммерческой организации.

На рассматриваемом предприятии существует определенная нормативно-правовая база в соответствии с Федеральным Законом РФ. В состав этой базы входят: Устав ООО «ВИНТА»; Правила внутреннего трудового распорядка ООО «ВИНТА»; Положение об оплате труда работников ООО «ВИНТА»; Трудовые договоры; Должностные инструкции; Инструкции для сотрудников службы внутреннего контроля ООО «ВИНТА»; Документы по технике безопасности, охране труда (характеристики условий труда, перечень объектов производственного контроля, планы мероприятий, вводный инструктаж и т.д.); Положение о персональных данных работников ООО «ВИНТА».

На основании вышеперечисленных документов можно получить полное представление об организационной структуре ООО «ВИНТА» (см. Приложение 3). Организация построена по линейно-функциональному принципу с группировкой по видам управления: управление процессом принятия решений, функциональное управление, дивизиональное управление, управление персоналом, управление процессом. По территориальному признаку. Все виды деятельности предприятия на территории двух городов группируются и подчиняются его высшему руководителю – генеральному директору. Структура сформирована так потому, что аналоговые деловые операции проводятся в разных местах. Это целесообразно, поскольку цель заключается не столько в поощрении участия локальных звеньев в процессе принятия решений, сколько в экономии средств, достигаемой за счёт локализации коммерческих операций предприятия. Выбор территориального принципа связан со снижением уровня издержек. Практически все элементы предприятия находятся в одном районе города Тырган, что позволяет экономить на транспортных расходах. Есть и ещё одно преимущество – возможность перевода персонала из одной торговой точки в другую, в зависимости от потребности предприятия или же по инициативе самих сотрудников. Данный подход построения оргструктуры свойственен коммерческим организациям.

Супермаркеты, так же как и кафе делятся на общедоступную торговую зону и служебные помещения. Сотрудники распределены по отделам и находятся в подчинении у линейного руководителя. Как следствие применения линейно-функциональной структуры в ООО «ВИНТА» можно отметить закрепление людей на конкретном месте, что является и достоинством и недостатком одновременно. Продавцы крайне неохотно переходят из одного отдела в другой, поскольку вместе с этим изменяется степень ответственности и нередко приходится исправлять чужие ошибки (продовольственные и непродовольственные товары). Та же картина наблюдается и с контролёрами, не смотря на их непрерывную ротацию внутри всей организации.

Стиль управления генерального директора Общества можно отнести к патриархально-автократическому, поскольку он в буквальном смысле слова "глава семьи" и имеет в своём распоряжении обширный аппарат власти. В процессе управления доминирует единоначалие, в общении с коллективом генеральный директор отдаёт предпочтение административным методам, что не всегда производит положительный эффект на психологический микроклимат в организации.

В условиях конкурентной борьбы ООО «ВИНТА» имеет шансы на лидирующую позицию по реализации предлагаемых товаров и услуг, поскольку руководством организации проводится ряд мероприятий по совершенствованию управления персоналом.