Предварительное рассмотрение документов руководством организации.
Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется, хотя бы бегло, ознакомься с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки:
для обязательного рассмотрения руководителем;
направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям.
При диспетчеризации поступивших документов учитывается:
важность содержания;
вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
реальная срочность исполнения документа.
Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывают внутренние справочные материалы:
примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
перечень должностных лиц и их обязанностей;
технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.
Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.
Рассмотрение корреспонденции руководителем
Обычно применяется следующая технология:
документы передаются руководителем и посетителями, по его просьбе, секретарю;
секретари руководителей по мере поступления к ним документов от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передают документ на исполнение;
в конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения, и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка».
Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы документационного обеспечения управления, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. В небольшим организациях и фирма данную работу выполняет секретарь или секретарь-референт. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологические графические схемы последовательности обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. При оценке поступившего документа следует учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов; авторство, срочность исполнения, вид документа. Задача секретаря-референта на данном этапе освободить руководителя от излишнего потока документов. рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам. Руководитель не должен задерживать документы. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение на следующий, - возвращены. Соблюдение данных рекомендаций позволит ускорить обработку документов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевременного и ответственного исполнения сотрудниками организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время. Секретарь должен быть уведомлен: кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь переносит резолюцию. В том случае, когда используется электронный вариант регистрационный карточки, секретарь получив от руководителя документ с резолюцией вводит данные о резолюции в экранную форму карточки. Такой способ позволяет сократить время доведения документа до исполнителя и не “потерять” его при обработке. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям. при наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового – первому из состава исполнителей. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю. Обработка поступающих документов считается удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией. При необходимости срочного исполнения поступившего документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.
В целях организации рационального движения документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки внутри организации. Для достижения данной цели в организации выделяется специальный сотрудник (секретарь), который знакомит ряд должностных лиц с одним экземпляром документа требующего проставления определенного рода делопроизводственных отметок, а именно, согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. А также там могут быть указаны альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и часы приема по данному вопросу.