Инструкция (обновленная)

–у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати

*.xls або *.xlsx).

–повторіть дії для всіх необхідних варіантів «ОКР + Форма навчання»;

–для виведення загальних даних необхідно, щоб поля ОКР та Форма навчання були незаповненими. Для їх очищення від попередньої інформації натисніть на робочій панелі

«Оновити», а вже потім «Вивести».

До заочної форми навчання включено: заочна, вечірня, екстернат, дистанційна.

До ОКР включено всі його деталізації в пропозиціях на вступ.

У примітках до форми № 1 зазначено, що вона складається за ОКР молодший спеціаліст та бакалавр.

У пункті 3 «Сільська молодь» вказано кількість осіб, в адресі яких вказано село або селище (у форматі КОАТУУ).

Також відсутня в базі інформація по пункту 4 щодо осіб, які будуть навчатись на умовах отримання довготривалих цільових кредитів.

1.3) Виведення на друк Інформації про результати прийому за напрямами підготовки і спеціальностями:

– виділіть строку «Інформація про результати прийому…» та натисніть

;

31

– у вікні, що відкриється, натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ.

При цьому звертаємо увагу, що у дані у стовбцях «План» відповідатимуть даним у

пропозиціях на вступ, у стовбцях «Факт» - даним у сформованих в ЄДЕБО наказах про зарахування.

1.4) Виведення на друк звіту Моніторинг міграційних потоків молоді за освітнім фактором за результатами прийому у 2012 (додатки № 1 або № 2);

–виділіть строку «Моніторинг міграційних потоків …» та натисніть ;

–у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «Вступна кампанія»:

–оберіть рік, за який необхідно вивести звіт, та натисніть «Вибрати»;

–у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати

*.xls або *.xlsx).

32

1.5) Виведення на друк Зведених даних по контингенту студентів:

–виділіть строку «Зведені дані …» та натисніть ;

–у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «Структурний підрозділ» та оберіть підрозділ, за яким необхідно вивести зведені дані, та натисніть «Вибрати». Для виведення даних щодо всього навчального закладу залишіть поле незаповненим;

–

–таким же чином оберіть навчальний рік;

–у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати

*.xls або *.xlsx).

33

1.6) Виведення на друк звіту Студенти, у яких активно декілька освіт:

–виділіть строку «Студенти, у яких…» та натисніть ;

–у вікні, що відкриється натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel –

формати *.xls або *.xlsx).

2) Оновити

34

3.7. Повідомлення

У вкладці показуються повідомлення, що надходять навчальному закладу з ЄДЕБО, для доведення до адміністраторів та користувачів навчального закладу обов’язкової та невідкладної інформації.

За наявності нових повідомлень при вході користувача в базу виводиться попередження, після натискання на яке здійснюється автоматичний перехід до цієї вкладки.

В дужках вказано типи та кількість повідомлень. Повідомлення можуть бути одноразовими, постійними або на встановлений термін.

Для ознайомлення з текстом повідомлення натисніть «Переглянути».

Повідомлення стає неактивним після його прочитання або виконання дій, передбачених в ньому.

35

3.8. Звернення

Вкладка «Звернення» створена для обробки запитів (звернень) навчальних закладів та вирішення проблемних питань в Єдиній базі, функціонує на заміну листів електронної пошти.

Зверніть увагу! Офіційні листи, завантажені до вкладки «ЗВЕРНЕННЯ», у паперовому вигляді до ДП «Інфоресурс» не надсилаються!

Відкривається таблиця:

На робочій панелі розташовані наступні кнопки:

–«Додати»: створення звернення;

–«Редагувати»: редагування вже створеного звернення, яке знаходиться лише в статусі

«Новий»;

–«Видалити»;

–«Оновити»;

–«Xls» – експорт таблиці з переліком звернень;

–«Додати сторінки»: завантаження сканкопій документів;

–«Верифікувати»: направлення звернення на опрацювання (встановлення статусу

«Потребує верифікації»).

Стовбці таблиці мають наступне значення:

–№ – номер запиту;

36

–Тип – напрям проблемних питань у зверненні;

–Текст – супровідний текст (коментар до листа);

–Змінено – дата створення запиту;

–Додав – користувач ВНЗ, який створив запит в Єдиній базі;

–№ вер. – номер документа на верифікацію;

–Стат.вериф. – поточний статус документа на верифікацію;

–Дата вст. стат. – дата встановлення поточного статусу;

–Виконавець – особа, якою встановлено останній статус (після обробки запиту – спеціаліст зі служби підтримки);

–Коментар – зазначається коментар виконавця чи помилку при відмові у вирішенні.

Для створення нового звернення необхідно натиснути кнопку «Додати», обрати тип звернення та коротко описати його зміст.

У полі «Модуль» необхідно зазначити модуль Єдиної бази в якому проводитимуться зміни, після чого натиснути «Застосувати». Наприклад, необхідно зняти з верифікації накази по студентах – модуль «Накази по студентах». Заповнення поля є необов’язковим, але дозволяє пришвидшити вирішення питання.

Зверніть увагу! Для типів звернень, які мають знак «*» обов’язково завантажується офіційний лист від навчального закладу.

Поля «Вих. № листа» та «Дата» (листа) заповнюються для типів звернень, які мають знак «*». В них зазначаються дані листа, який буде завантажено для обробки.

Типи звернень:

38

До звернення необхідно підкріпити скановані копії документів стосовно цього запиту (офіційний лист, паспорт, освітні документи тощо), натиснувши «Додати сторінки».

Для направлення звернення на опрацювання його необхідно перевести в статус

«Потребує обробки» натиснувши «Верифікувати».

Звернення може мати статуси:

«Нове»: створено нове звернення;

«Потребує обробки»: звернення відправлено до розгляду службою підтримки;

«Оброблюється»: звернення опрацьовується оператором;

«Вирішено»: завершено роботу зі зверненням;

«Відмова»: звернення потребує уточнення або відмовлено в його обробці з повідомленням причини.

Для підвищення оперативності опрацювання ЗВЕРНЕНЬ навчальних закладів в Єдиній базі необхідно при їх завантаженні чітко обирати тип звернення та дотримуватись наступного порядку їх оформлення за обраним типом.

1.Зняття верифікації з документів, що були створені навчальним закладом в ЄДЕБО з помилками (змінені в НЗ) для корегування даних, та, за необхідності, надання доступу

для внесення даних (накази, основні дані, правила прийому тощо)

–від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка). Для наказу вказуються: №, дата наказу, його № в ЄДЕБО, причина зняття з верифікації, за потреби відкриття доступу – причина цього;

–За потреби надаються копії документів;

–Якщо наказів декілька, дані оформлюються в таблиці:

Внесення до Єдиної бази даних по контингенту студентів за минулі роки здійснюється виключно за погодженням Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України.

39

Тобто закрито довнесення нових студентів у розділі «Студенти». Доступ до функції надається за наявності листа з погодженням Міністерства

1)В МОН України відправляється лист в якому описується проблема та зазначається про необхідність надання доступу для довнесення даних щодо студентів (вступників) до Єдиної бази.

2)У разі погодження листа Міністерством освіти і науки України, лист передається до ДП «Інфоресурс».

3)Після реєстрації листа в ДП «Інфоресурс» спеціаліст служби підтримки телефонує адміністратору навчального закладу та повідомляє про відкриття доступу для внесення даних до Єдиної бази.

2.Корегування даних у картці особи (ПІБ, дані документу, середній бал документу про освіту тощо)

– Копії документів, що є підставою для внесення змін.

3.Об`єднання даних при помилковому створенні дублів карток

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка). Надаються пояснення щодо виправлень та вказуються: ПІБ та дата народження особи, ідентифікаційні номери осіб, картку якої необхідно видалити та до картки якої переносяться дані.

– Копія паспорту (1 сторінка), свідоцтва про народження тощо.

4.НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що іншим НЗ невірно внесено дані документу (такі ж серія та номер)

– Сканована копія документу, який неможливо додати.

5.НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що дата народження особи не відповідає даті її народження, вказаній при замовленні документу про освіту

– Копія паспорту (1 сторінка), свідоцтва про народження тощо;

– Копія документа про освіту.

6.Створення адміністратором ЄДЕБО карток осіб з однаковими ПІБ (прізвище, ім’я, по-

батькові) та датою народження

– Вказуються дані (згідно повної форми додання особи): ПІБ, адреса проживання, дата видачі медичної довідки, номер телефону, іноземна мова, що вивчалась, ПІБ, номери телефонів батьків;

– Копія сторінок документа, що посвідчує особу, з необхідними даними;

– Копія документа про освіту (з додатком).

7.Помилки під час роботи в ЄДЕБО (з доданням скріншотів, сканкопій)

– Скріншоти помилок з поясненнями;

40