Инструкция (обновленная)

Стовбці таблиці мають наступне значення:

–№ навч. – номер запису про навчання студента, що вказаний в картці;

–ПІБ

–Народж. – дата народження студента;

–Серія – серія виданого документа;

–Номер – номер виданого документа;

–№ у Жур. – порядковий номер студента в журналі видачі документів навчального закладу;

–Д – документ не додається у картці студента (у випадку, якщо він вже внесений в картку);

–В – документ з відзнакою;

–Сер. бал – середній бал документа (поле не обов’язкове для заповнення);

–Інформація – параметри навчання студента, за якими видається документ;

–Коментар – виводиться повідомлення щодо наявності незаповнених полів та інші попередження.

У таблиці до стовбців поля «Документ» внесіть серію та номер документу для всіх визначених студентів, номер запису у журналі видачі документів навчального закладу та

натисніть, за необхідності зазначте середній бал документа :

241

Увага! Поле «№ у Жур.» є обов’язковим для заповнення.

-Тип пошуку «За ПІБ»

Оберіть відповідний тип пошуку та натисніть на кнопку «Вибір». Внесіть дані до форми, що відкриється, та натисніть :

У нижченаведеній формі виділіть строку з даними студента та натисніть «Застосувати»:

Заповніть серію та номер документу про освіту та натисніть на «Зберегти»

242

Для автоматичного заповнення полів «Серія» та «Номер» для студентських/учнівських квитків збережіть сформований список студентів не зазначаючи ці дані.

Зверніть увагу! Автоматичне заповнення даних студентського квитка буде доступним лише для тих записів, в яких ці поля залишились пустими. При цьому виводиться повідомлення про незаповнені поля. Закрийте виведене повідомлення та продовжуйте роботу зі списком.

Натисніть кнопку «Заповнення» і дані студентських квитків будуть автоматично заповнені з бази документів.

Натисніть кнопку «Зберегти» для збереження даних списку.

243

Дані документів про освіту на того чи іншого студента будуть збережені в Єдиній базі.

Під час редагування списку студентів на видачу документів про освіту можна додавати або видаляти того чи іншого студента відповідними кнопками.

– Для перенесення документів студентів/учнів», дані про які в списку зазначаються з

помилкою, в окремий список виданих документів оберіть запис в якому присутні помилки та натисніть кнопку «Перенести»:

Створіть або оберіть з переліку запис про видані документи та натисніть кнопку «Застосувати» після чого студенти/учні будуть перенесені в обраний список.

Зверніть увагу!. Студенти/учні обраного запису будуть перенесені в список виданих докмуентів, який створено з типом пошуку «За ПІБ студента (учня)».

Кількість студентів/учнів з помилкою в обраному записі має бути меншою, ніж вся кількість осіб запису, інакше базою буде виведено повідомлення:.

інакше буде виведено повідомлення:

244

– Тільки після збереження документів в Єдиній базі, для зручності, є можливість експортувати даний список студентів у формат Xls натиснувши .

Після відкриття файлу у формат Xls з даними студентів можливо редагувати тільки серію та номер документу про освіту. Всі інші дані не редагуються. Після заповнення серії та номерів документів про освіту даний файл можливо імпортувати в Єдину базу натиснувши

кнопку .

Увага! Неможливо імпортувати файл у форматі Xls, в який були вписані всі дані про студентів самостійно, а саме без експорту даних з Єдиної бази.

2)Додаткові дії

1. Автоматичне перенесення усіх помилок

Для перенесення документів студентів, дані про які в списку зазначаються з помилкою, в окремий список виданих документів оберіть запис в якому присутні помилки та натисніть кнопку «Автоматичне перенесення усіх помилок»

245

Створіть або оберіть з переліку запис про видані документи та натисніть кнопку «Застосувати» після чого студенти/учні будуть перенесені в обраний список.

Зверніть увагу!. Студенти/учні обраного запису будуть перенесені в список виданих докмуентів, який створено з типом пошуку «За ПІБ студента (учня)».

Кількість студентів/учнів з помилкою в обраному записі має бути меншою, ніж вся кількість осіб запису, інакше базою буде виведено повідомлення:.

інакше буде виведено повідомлення:

2. Редагування дати документа

Зміна дати видачі / дати дії документу здійснюється спеціалістом служби підтримки за офіційним листом навчального закладу із зазначенням підстав для зміни.

У вікні відредагуйте дату та натисніть кнопку «Застосувати»:

3.Xls

4.Редагувати навчальний рік

Зміна навчального року здійснюється адміністратором навчального закладу. Зміна проводиться у тому випадку, якщо список виданих документів створений в помилковому навчальному році. Наприклад, документи видані в 2012/2013 навчальному році, а список сформовано в 2013/2014 навчальному році.

Для зміни навчального року оберіть (виділіть помаранчевим кольором) список виданих документів та натисніть кнопку «Додаткові дії» / Редагувати навчальний рік оберіть навчальний рік, в який буде перенесено список та натисніть кнопку «Застосувати»:

246

3)Пошук

Для пошуку студентів, які знаходяться в списках на видачу документів, необхідно натиснути кнопку та обрати параметри, за якими буде проводитись пошук:

Після застосування пошуку за обраним параметром в таблиці виведуться всі списки видачі документів, в яких присутня необхідна персона.

Для закриття панелі пошуку необхідно повторно натиснути кнопку «Пошук».

4)Друк

Для друку витягу з журналу реєстрації оберіть запис та натиснуть кнопку «Друк». На верифікацію завантажується файл, роздрукований з Єдиної бази, підписаний керівником навчального закладу. Нижче вказується дата підпису витягу керівником.

247

248

9. АНУЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Модуль «Анулювання документів» призначений для блокування в Єдиній базі документів, виданих навчальним закладом (документи про освіту, студентські/учнівські квитки).

Блокування необхідне для документів, які виготовлені з помилкою або втрачені. За потреби замовляється дублікат документа.

Про анулювання документа зазначається в офіційному документі навчального закладу (наказ, розпорядження тощо) та оформляється відповідний запис у Журналі видачі документів.

Блокування в Єдиній базі студентських / учнівських квитків з інших причин (відрахування студента, надання академічної відпустки, переведення студента з денної форми навчання на іншу, зміна ПІБ, закінчення навчання) планується здійснювати автоматично (після верифікації наказу, яким особі встановлений відповідний статус). Поки зазначена функція не реалізована, навчальний заклад проводить дію в модулі «Анулювання документів».

1. Додати, Редагувати

Натисніть кнопку «Додати» для створення списку студентів (учнів), яким дані щодо отриманих документів про освіту, студентських/учнівських квитків будуть анульовані (заблоковані в картці).

249

1)Зазначте параметри заявки на ануляцію – дату та номер офіційного документа навчального закладу.

2)Оберіть з переліку тип документа, що буде анульовано:

3) Для вибору осіб натисніть кнопку «Додати»:

В полі пошуку зазначте ПІБ особи або номер документа, який буде анульовано, та натисніть кнопку :

З переліку оберіть причину анулювання документа:

250