Инструкция (обновленная)

Програмний комплекс «Єдина Державна Електронна База з питань Освіти»

(ЄДЕБО)

ІНСТРУКЦІЯ WEB-КЛІЄНТУ

ЗМІСТ

2

1.ПРО ПРОГРАМУ. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Єдина державна електронна база з питань освіти (ЄДЕБО) - автоматизована система накопичення, оброблення, зберігання та захисту даних, у тому числі персональних, щодо закладів здійснюючих освітні послуги в Україні.

1) Використання бази

Дані з цієї бази використовуються під час виготовлення:

документів про освіту державного зразка;

документів про вчені звання та наукові ступені;

ліцензій на надання освітніх послуг та сертифікатів про акредитацію;

учнівських (студентських) квитків;

для отримання інших відомостей інформаційного характеру та обробки статистичних даних в інтересах навчальних закладів, установ освіти для здійснення контролю та прийняття управлінських рішень.

Вимоги до браузерів, в яких коректно працює Єдина база:

IE 6+, FireFox 2+, Chrome 1+, Safari 3+ and Opera 9+.

2) Дотримання законодавства про захист особових даних

Відповідно до чинного законодавства України (Закон України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 р.) для включення відомостей про людину в електронну базу необхідно отримати її згоду. У навчальному закладі повинен бути забезпечений адміністративно-організаційний механізм збору та зберігання документів - персональні згоди на обробку відповідних даних в ЄДЕБО.

3) Власник та адміністратор

Власником (утримувачем) ЄДЕБО є Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України (МОНМСУ), адміністратором (розпорядником) ЄДЕБО є державне підприємство «Інфоресурс», що належить до сфери управління МОНМСУ.

4)Організація роботи з ЄДЕБО

Для роботи з програмою необхідні базові навички користувача Windows (наприклад, володіння програмними засобами Microsoft Word та Microsoft Excel).

Існують особливості щодо використання програми у різних веб-браузерах. За оцінками роботи користувачів найкращі результати були досягнуті під час використання веб-браузера

Google Chrome.

Також пропонуємо регулярно переглядати розділ «Новини» в ЄДЕБО та перевіряти свій e-mail. SMS - розсилка здійснюється щодо основної інформації.

Перед тим, як приступити до роботи, зверніть увагу, що у верхньому правому куті вікна розташовані елементи для роботи з програмою.

3

Їх призначення:

– повідомлення. Отримання службових повідомлень від ЄДЕБО (приклад):

– налаштування. Ви маєте можливість провести деякі налаштування, обрати тему, в якій Вам буде комфортніше за все працювати.

ВАЖЛИВО! Однією з можливостей налаштувань є надання можливості зміни паролю.

– завантаження інформації, розміщеної в ЄДЕБО для користувачів.

– інформація про поточну робочу версію програми, наприклад:

– допомога. Виклик довідкової програми (на даний час – в розробці).

5)Функціональні кнопки на робочій панелі ЄДЕБО

Для роботи з програмою необхідні базові навички користувача Windows (наприклад, володіння програмними засобами Microsoft Word та Microsoft Excel).

У Розділі 10 описано призначення відповідних функціональних кнопок на робочих панелях у вкладках. Пропонуємо ретельно ознайомитись з функціями за кожною кнопкою, тому що посилання на них включено до більшості розділів.

Для зручності користування Інструкцією пропонуємо в Microsoft Word вибрати на робочій панелі «Вид» – «Область навігації» (або, в залежності від версії Microsoft Word, – Схема документа). Ви отримаєте можливість на панелі «Навігація» (зліва у вікні) швидко знаходити необхідний пункт та переходити до нього після натискання.

Для уникнення окремих проблем після проведення технічних робіт в ЄДЕБО (оновлення бази) необхідно повторно увійти до сторінки навчального закладу, натиснути F5.

4

2.РОБОТА З ЄДЕБО-КЛІЄНТ ВІДПОВІДАЛЬНОЇ ОСОБИ НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

2.1.Документи навчального закладу для укладання договору та реєстрації

вЄдиній державній електронній базі з питань освіти

Для успішної реєстрації навчального закладу в ЄДЕБО потрібно надіслати визначені

документи для укладання договору про надання технічних послуг:

–у паперовій формі за адресою: 03057, м. Київ, вул. Довженка, 3, ДП “Інфоресурс”.

Крім того, необхідно надіслати заяву про організацію доступу до ЄДЕБО (з додатками):

–у сканованому вигляді (у форматі *.jpg) за електронною адресою: reg@inforesurs.gov.ua.

ПЕРЕЛІК ОБОВ’ЯЗКОВИХ ДОКУМЕНТІВ, необхідних для укладання договорів про надання технічних послуг у 2013 році

(організація та підтримання доступу до ЄДЕБО):

1.Проект договору (два екземпляри) з підписом та печаткою навчального закладу. Дату та номер договору навчальний заклад не зазначає !!!

2.Копія ліцензії на надання освітніх послуг (з додатком), завірена підписом та печаткою навчального закладу (згідно пункту 8.7 проекту Договору).

3.Копія сертифіката про акредитацію, завірена підписом та печаткою навчального закладу.

4.Копія статуту (положення, у разі підписання договору з структурним підрозділом навчального закладу), завірений підписом та печаткою навчального закладу.

5.Копія довідки з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України

(ЄДРПОУ), завірена підписом та печаткою навчального закладу.

6.Копія виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-

підприємців, завірена підписом та печаткою навчального закладу.

7.Копія свідоцтва платника ПДВ (або документа, що звільняє навчальний заклад від сплати ПДВ), завірена підписом та печаткою навчального закладу (згідно пункту 8.7 проекту Договору).

8.Копія форми № 2-3нк «Звіт вищого навчального закладу на початок навчального року» (аркуші з розділом Х за всіма формами навчання) станом на 01 жовтня 2012 р., завірена підписом та печаткою навчального закладу.

9.Заява про організацію доступу до ЄДЕБО (за формою згідно додатку № 1 до договору) з підписом та печаткою навчального закладу з наступними додатками:

-дані користувачів (за формою згідно додатку до заяви), окремо на кожного відповідального працівника по роботі в ЄДЕБО, з підписом та печаткою навчального закладу. На звороті обов’язково має бути надрукована та підписана користувачем ЄДЕБО

згода на обробку персональних даних;

-копія наказу навчального закладу про призначення відповідального(них) по роботі в ЄДЕБО (адміністратор, оператор(и), завірена підписом та печаткою навчального закладу).

10. Копія довіреності, завірена підписом та печаткою навчального закладу (у разі підписання договору керівником структурного підрозділу навчального закладу).

5

11. Супровідний лист з переліком документів, що прикладаються.

На електронну адресу, вказану в даних на реєстрацію адміністратора навчального закладу, Вам прийде електронний лист з офіційної електронної пошти ЄДЕБО – reg@inforesurs.gov.ua – з наданими логіном та паролем (не менш 6 символів) і з посиланням http://edbo.gov.ua, за яким треба перейти на особисту сторінку навчального закладу.

ВАЖЛИВО! Навчальний заклад має можливість замовити Довідку щодо його включення до ЄДЕБО, яку буде автоматично сформовано в базі та видано навчальному закладу (за письмовим запитом – надіслано поштою).

2.2. Авторизація навчального закладу

Перейшовши за посиланням http://edbo.gov.ua, перед Вами відкриється вікно:

Необхідно зазначити логін та пароль, які вказані в листі, надісланому з електронної пошти reg@edbo.gov.ua.

У разі правильного введення даних з`явиться повідомлення з пропозицією щодо зміни паролю, який було зазначено у листі, на зручний для Вашого використання пароль. Після успішної зміни надалі використовується Ваш новий пароль.

ВАЖЛИВО!

В разі помилкового вводу паролю більше ніж 5 спроб користувача з даним логіном автоматично буде заблоковано!

Для розблокування Вам потрібно звернутись до технічної підтримки ЄДЕБО.

ПОПЕРЕДЖЕННЯ!

Особам, працюючим з ЄДЕБО слід розуміти, що всі введені дані є відомостями, які підлягають спеціальному зберіганню відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 р. Їх спотворення та несанкціоноване розповсюдження тягнуть за собою відповідальність згідно з чинним законодавством України. Допуск осіб, працюючих з ЄДЕБО (операторів), повинен бути суворо регламентованим адміністративними заходами навчального закладу. Паролі операторів повинні бути строго персоніфіковані (ОДИН ОПЕРАТОР – ОДИН ПАРОЛЬ). Розголошення паролів іншим особам є неприпустимим. Паролі повинні періодично змінюватись.

Якщо Ви забули свій пароль, виконайте необхідні дії по його відновленню, після чого на Ваш e-mail прийде повідомлення з новим паролем.

6

3.ДАНІ

3.1. Основні дані

Для входу до облікового запису, створеного для навчального закладу в Єдиній базі, введіть логін і пароль, встановлений Вами, та натисніть «Вхід». Відкриється сторінка, яка має наступний інтерфейс:

Таке повідомлення є попередженням, оскільки дані ще не верифіковано, тобто не звірено в Єдиній базі офіційні документи, що підтверджують можливість навчального закладу здійснювати освітню діяльність. Натисніть «Продовжити» для переходу на сторінку основних даних навчального закладу.

Головна робоча панель розділу має наступний вигляд:

Дані, необхідні для роботи навчального закладу в ЄДЕБО, вводяться у вкладці

«Навчальний заклад». Звертаємо увагу, що доступ до внесення та редагування ОСНОВНИХ ДАНИХ навчальних закладів надано лише визначеним спеціалістам Адміністратора ЄДЕБО.

7

Спочатку вносяться (редагуються) «Основні дані». Панель має наступний вигляд (приклад):

Для перегляду «Додаткової інформації» та «Даних для верифікації» необхідно натиснути на відповідну вкладку.

8

3.1.1. Додання рівня акредитації (До відома)

Необхідно зазначити дату початку та закінчення дії сертифікату про акредитацію навчального закладу.

Потрібно клікнути на кнопку «Акредитація» та у вікні, що з'явиться, спочатку видалити попередні (недіючі) дані (іноді це є «–»), потім додати необхідні дані. Зміни вносяться адміністратором ЄДЕБО.

3.1.2. Перенести в історію (До відома)

Для внесення змін до «Основних даних» навчальний заклад направляє до ДП «Інфоресурс» лист (у паперовому вигляді), де вказується, які саме дані треба змінити, та прикладає до листа

копії документів, що є підставою для внесення змін. Зміни вносяться адміністратором ЄДЕБО.

3.1.3. Перегляд історії змін

Навчальний заклад може переглянути зміни, внесені до «Основних даних» (інформацію у попередньому стані). Поля, які змінювались, виділені кольором. За необхідності, редагування або відновлення (до попереднього стану) здійснюється адміністратором ЄДЕБО.

9

3.1.4. Підпорядкування

Головний навчальний заклад може переглянути перелік підпорядкованих йому навчальних закладів та, за наявності доступу, перейти на їх сторінки в ЄДЕБО (або через ).

3.1.5.Верифікація документів, що підтверджують надання освітніх послуг навчальним закладом

Верифікація документів - перевірка (підтвердження) даних щодо легітимності надання освітніх послуг навчальним закладом.

Верифікація проводиться у вигляді завантаження сканованих копій документів, що підтверджують легітимність надання освітніх послуг навчальним закладом, повноваження його керівництва та відповідальних осіб. Документи повинні бути оформлені належним чином, згідно вимог діловодства (окремі з них – на бланку навчального закладу, з підписом керівника та гербовою печаткою).

УВАГА!

Наявність неверифікованих документів в «Основних даних» після встановленого терміну може призвести до блокування адміністратором ЄДЕБО роботи навчального закладу в Єдиній базі.

Перелік документів навчального закладу відображується у таблиці «Дані для верифікації»:

1)Договір на підключення до ЄДЕБО

2)Додаткова угода (договір) на 2013 рік

3)Договір на 2014 рік

4)Довідка про занесення до ЄДРПОУ

5)Зразок підпису керівника НЗ

6)Зразок відбитка печатки НЗ

10