
- •Основы секретарского дела
- •Глава I. Значение секретарской службы
- •Глава II. Из истории становления и развития делопроизводства и секретарской службы в России
- •Глава III. Рабочее место секретаря
- •Глава IV. Круг обязанностей секретаря
- •Глава V. Организация распорядка дня
- •Глава VI. Роль оргтехники в работе секретаря
- •Глава VII. Значение корректорской работы в секретарской службе
- •Глава VIII. Текущая секретарская работа
- •Журнал регистрации входящей корреспонденции
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •Глава IX. Деловые контакты имеют решающее значение
- •Глава X. He Золушка, а фея - хранительница "очага"
- •Глава XI. Умение слушать и говорить
- •Глава XII. Психология и секретарская этика
- •Как распознать мошенника и способы определения фальшивых документов (из газеты "Московский комсомолец" 24.09.2001 и 02.10.2001) Советы от психиатра Михаила Виноградова
- •Глава XIII. Оформление документов Оформление документов
- •Документооборот
- •Контроль за исполнением приказов и прохождением документов
- •Хранение документов
- •Глава XIV. Первоначальные навыки владения компьютером
- •Включение и выключение компьютера
- •Клавиатура
- •Прописные и строчные буквы
- •Управление мышью
- •Глава XV. Работа с текстом в программе Word 2000
- •Необходимые манипуляции. Выделение текста
- •Создание шаблона
- •Навигация
- •Отмена произведенных действий
- •Сохранение текстов и документов
- •Оформление абзацев
- •Подчеркивание текста
- •Копирование
- •Выравнивание полей
- •Создание нового документа
- •Пакет офисных программ Microsoft Office 2000
- •Помощник (Assistant)
- •Получение быстрой справки
- •Îêíî Word
- •Ввод текста, его правка и сохранение
- •Практика редактирования
- •Использование буфера обмена
- •Форматирование, шрифты
- •Проверка правописания
- •Составление таблиц
- •Панель инструментов формитирования
- •Работа со шрифтом
- •Создание и использование календаря
- •Удобные клавиши
- •Использование меню и панелей инструментов
- •Применение диалоговых окон
- •Правка текста, перемещение текста и иллюстраций
- •Работа со шрифтами
- •Выравнивание абзацев
- •Установление междустрочного интервала
- •Выравнивание абзацев и их различные стили
- •Выделение текста и рисунков
- •Копирование и перенос текста и картинок
- •Вставка специальных знаков и элементов
- •Работа с документами и web-страницами
- •Глава XVI. Типичные ошибки начинающих секретарей
- •Ошибки организационного плана
- •Оплошности этического характера
- •Ошибки профессионального порядка
- •Ошибки, на которых учатся
- •Приложения
- •Глава XVII. Делопроизводство и архивное дело (гост р 51141-98)
- •Глава XVIII. Словарь терминов
- •Глава XIX. Перечень основных команд на английском и русском языках a
- •Глава XX. Краткий аннотированный список литературы по компьютерной технике
Управление мышью
С помощью перемещения мыши можно управлять указателем. Делать это следует осторожно, поскольку мыши бывают очень чувствительными. Если указатель задержать на каком-то объекте, то может появиться надпись-подсказка.
С помощью кратковременного нажатия левой кнопки (щелчка) выполняется выбор объектов на рабочем столе. Двойным щелчком (два последовательных нажатия левой кнопки) открываются окна и запускаются приложения. Нажатие левой правой кнопки мыши приводит к появлению на экране небольшого "контекстного меню" (меню объекта).
Следует разобраться и запомнить наиболее употребляемые слова и понятия, используемые при работе с персональным компьютером.
Флоп - гибкий диск, дискета;
Винчестер - жесткий диск;
стример - устройство для записи данных на специальных кассетах с магнитной лентой;
сканер - считывающее устройство для ввода текста (материала) в компьютер;
принтер - печатающее устройство;
трекбол - манипулятор для замены мыши в портативных компьютерах, управляющий "шарик";
макрос - определенная последовательность команд, объединенная в группу и выполняемая по одной команде;
КЭШ-память - сверхоперативная память;
навигация - передвижение по файлам, каталогам, компьютерной программе в целом;
ярлык - значок, с которым связаны программа, документ или устройство;
фрейм - несколько панелей, открытых в одном окне;
интерфейс - изображение на экране монитора;
дисплей - монитор, экран;
процессор - самая большая микросхема компьютера, состоящая из многих миллионов транзисторов
драйвер - управляющая программа; программа, направляющая другую программу;
модем - приставка к компьютеру; модем соединяет компьютер с телефонной линией, может выполнять функции автоответчика и факса;
РС - персональный компьютер (Personal Computer);
СD-ROM - компактный диск.
***
Работа на компьютере связана с психологическими нагрузками, повышенными нагрузками на глаза, поэтому следует соблюдать определенные правила чередования труда и отдыха.
Более двух часов подряд работать перед экраном не рекомендуется; на одно компьютерное место должно приходиться около 6 м2 площади; подключать компьютер желательно к розетке с заземлением.
Следует находиться на расстоянии около 50-70 см от монитора (важно знать, что при всей мизерности излучения от боковых поверхностей его исходит все же больше, чем от экрана).
Для того чтобы избежать неприятных ощущений в спине, пояснице, шее, запястьях, достаточно приобрести удобное вращающееся кресло с жесткой спинкой; время от времени вращать кистями рук; вставать из-за компьютера и делать зарядку.
Глава XV. Работа с текстом в программе Word 2000
Работа над текстом в программе начинается после того, как соответствующий участок текста окажется выделенным (затемненным). Выделение любой части текста - слова, абзаца, нескольких абзацев или всего текста осуществляется с помощью клавиш или мыши.
Необходимые манипуляции. Выделение текста
Один щелчок на левом поле в этой строке Одна строка
Двойной щелчок на слове Одно слово
Ctrl+ щелчок на предложении Одно предложение
Shift+End От курсора до конца строки
Shift+Home От курсора до начала строки
Shift+Ctrl+End От курсора до конца документа
Shift+Ctrl+Home От курсора до начала документа
Shift+ щелчок мышью От курсора до точки щелчка
Shift+ Стрелка вправо Один символ справа от курсора
Shift+ Стрелка влево Один символ слева от курсора
Shift+Ctrl+ Стрелка вправо Одно слово справа от курсора
Shift+Ctrl + Стрелка влево Одно слово слева от курсора
Shift+ Стрелка вверх Одна строка выше курсора
Shift+ Стрелка вниз Одна строка ниже курсора
Тройной щелчок в абзаце или Ctrl+ щелчок на левом поле в этом абзаце Один абзац
Тройной щелчок на левом поле, или Ctrl+ щелчок на левом поле, или Ctrl+A Документ целиком
Для удаления выделенного текста следует нажать одну из клавиш - Backspace или Delete.
Если нажать клавишу "Отменить" на стандартной панели, то текст будет восстановлен.
Если необходимо удалить часть текста или вставить новый текст, то необходимо выделить удаляемый участок и затем задействовать клавишу "вырезать". Для удаления (вырезания) текста можно использовать клавиши "Ctrl+X".
На клавише "вырезать" помещено миниатюрное изображение ножниц. Для вставки текста используют сочетание клавиш "Ctrl+V".
Для отмены любого последнего действия следует нажать клавиши "Ctrl+Z". (Не забывайте о последовательности: нажать клавишу "Ctrl" и, не отпуская ее, клавишу "Z").