2. Редагування документів, спілкування при прийнятті на роботу.

ТЕХНІКА РЕДАГУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

1 Документ, який подають на підпис керівнику, потрібно відредагувати. Для цього текст документа необхідно уважно прочитати, щоб визначити його зміст, виявити повторення і логічні розбіжності, усунути різноманітні помилки й неточності.

2 Перший етап редагування – скорочення тексту. Усувають повторення, аналогічні приклади, факти.

3 Другий етап редагування – розподіл тексту на частини, пункти, абзаци.

4 Великі вставки роблять на окремому аркуші з вказівкою, на якій сторінці вони повинні бути розташовані.

5 Невеликі вставки пишуть на полях, де стрілкою вказують, куди помістити виправлений текст.

6 Щоб пересунути текст, треба його обвести і стрілкою показати, куди розмістити.

7 Помилково написане слово закреслюють і між рядків вписують потрібне.

8 Помилково написане речення краще заклеїти смужкою з паперу, на якому попередньо надрукувати правильний текст.

9 Якщо помилки трапляються в уже розмножених документах, то їх треба виправити на всіх примірниках.

10 Помилки усувають таким чином: помилково вписану літеру підчищають або використовують коректор і на цьому місці пишуть потрібну літеру. Виправлення роблять від руки кульковою ручкою з чорною пастою, а не олівцем чи чорнилами.

Після внесення всіх коректурних правок відредагований текст передають на передрукування.

Секретар — одна з головних фігур у безпосередньому оточенні керівника, його постійний помічник, а нерідко і довірена особа.

При призначенні на роботу секретар повинен бути проінструктований керівником. Інструктаж не дублює посадову інструкцію секретаря, а доповнює її рядом конкретних вимог.

Ці вимоги відображують стиль роботи керівника, його навички і звички. Секретар зобов'язаний якнайретельніше враховувати їх у роботі. Інструктуючи секретаря, слід звернути його увагу на встановлений порядок, традиції, що склалися, і особливості роботи і поведінки керівника. Всі ці деталі суттєво впливають на відносини керівника і секретаря, сприяють кращому взаєморозумінню і їх взаємодії.

При виборі працівника на посаду секретаря рекомендується враховувати такі вимоги:

1. Наявність професійних умінь і навичок. Секретар зобов'язаний уміти друкувати на двох мовах, а бажано на трьох, стенографувати, виконувати усі діловодні операції (реєстрація, контроль, складання і оформлення документів, формування справ, розробка номенклатури, підготовка справ до зберігання тощо), знати основи архівної справи, правила експлуатації технічних засобів, які використовують у канцелярській роботі, техніку роботи на комп'ютері, основи психології і організації управлінської праці.

2. Досвід організаційної роботи. Секретар повинен вміти самостійно організовувати свою працю, враховуючи вимоги керівника, умови роботи, особливості діяльності апарату управління.

3. Бажання працювати і відповідні здібності, почуття відповідальності. Робота секретаря повинна характеризуватися високим ступенем надійності при виконанні поставлених керівником завдань, готовністю приймати па себе відповідальність за їхню реалізацію. ;>.•

4. Самостійність, ініціатива. Секретар повинен вміти у необхідних ситуаціях приймати самостійні рішення, виходячи із загальних настанов керівника. Ініціативу, яку при цьому виявляє секретар, слід підтримувати, проте не виходити за певні межі: неприпустима підміна керівника секретарем.

5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність.

6. Комунікабельність. Вміння спілкуватися, тактовно вступати у контакт, розуміти присутніх і викликати їхню підтримку; бажання бути корисним; запропонувати свою допомогу.

7. Уміння поводити себе з людьми. Витримка, тактовність, вміння зберігати службові і особисті таємниці, чуйність.