Накази

Оформлення витягу з наказу

Витяги із наказу – це засвідчена копія частини тексту наказу. Уніфіковану форму витягу з наказу з основної діяльності організації наведено у додатку 1.

У тексті наказу з особового складу може бути зафіксовано кілька пов’язаних між собою питань. Якщо ж виникає потреба долучити до певної справи розпорядчий документ, зміст якого стосується лише одного питання (управлінської дії щодо однієї посадової особи), то доцільно оформити витяг із наказу. Так, наприклад, зведе5ни наказ з особового складу може містити пункти щодо призначення , переведення, заохочення та звільнення різних працівників однієї організації, проте до особових справ кожного з цих працівників має бути долучено відповідний витяг зі зведеного наказу (додаток 2).

Витяг із наказу оформлюють на загальному чи спеціальному бланку або на аркуші паперу формату А4 чи А5 (залежно від обсягу тексту) з відтворенням таких обов’зкових реквізитів:

• назва організації;

• назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ);

• дата;

• реєстраційний індекс;

• місце складання або видання;

• гриф обмеження доступу до документа (за наявності цього реквізиту в наказів);

• заголовок до тексту;

• текст;

• підпис;

• відмітка про засвідчення копії;

На практиці також часто доводиться готувати витяг із наказів основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, що подаються на виконання безпосереднім виконавцям, зазначеним у розпорядчій частині.

Зверніть увагу! Констатуючу частину тексту наказу переносять до витягу цілком, а з розпорядчої частини беруть лише потрібний пункт чи кілька пов’язаних між собою пунктів (додаток 3).

Засвідчення копій та витягів з наказу

Відмітку про засвідчення копії наказу проставляють як безпосередньо на копії для підтвердження її відповідності оригіналу, так і на витягах із наказу. Цю відмітку розташовують, відступивши на два міжрядкові інтервали нижче від реквізиту «Підпис». При цьому, якщо копію виготовлено не шляхом ксерокопіювання вже підписаного керівником організації наказу, а надруковано на принтері як другий, третій чи наступні примірники, то наявність особистого підпису керівника організації на цьому примірнику документа також не потрібна; у реквізиті «підпис» зазначають лише назву посади керівника, його ініціал(и) та прізвище.

Відмітка про засвідчення копії складається з таких елементів:

• словосполучення Згідно з оригіналом(без лапок);

• назва посади особи, яка засвідчує копію, її особистий підпис, розшифрування підпису (ініціал(и) і прізвище);

• дата засвідчення.

У разі потреби (для надання копії наказу юридичної сили) підпис особи, яка оформила відповідну відмітку, може бути засвідчений відбитком печатки.

Зазвичай з цією метою використовують просту круглу печатку служби діловодство (канцелярії, секретаріату, загального відділу тощо) або служби кадрів, залежно від того, з якого питання видано наказ і на кого покладено обов’язок щодо засвідчення копії документів – на працівника, відповідального, або на кадровика. Відбиток основної круглої печатки з індетифікаційним кодом організації у відмітці про засвідчення копії проставляють лише у тих випадках, коли копію наказу надсилають до сторонньої організації, особливо – до державного органу.

Відбиток печатки в жодному разі не повинен зачіпати елементів реквізиту «Підпис». Його проставляють суворо у реквізиті «Відмітка про засвідчення копії» таким чином, щоб він охоплював кілька літер назв посади особи, яка власне засвідчила відповідну копію.

Копію наказів, призначені для внутрішнього користування в організації, засвідчувати відбитком печатки необов’язково.

Слід зазначити, що аналогічним способом оформлюють і відмітку про засвідчення у витягу із наказу.

Оформлення відмітки про контроль

Наявність у наказі відмітки про контроль означає, що цей наказ взято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлених строк. Строк виконання наказу в цілому або певних управлінських дій, зафіксованих у його окремих пунктах, як правило, зазначається у тексті відповідного наказу.

Відмітку про контроль позначають великою літерою К або словом Контроль (без лапок), написаним від руки чи проставленим за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша наказу, на рівні заголовка до тексту.

Для оформлення цієї відмітки використовують чорнила яскравого кольору, як правило, червоного.

Особливості оформлення наказів з грифом ДСК

З метою захисту конфіденційної приватної, комерційної чи державної інформації, яка міститься в деяких наказах ( переважним чином наказах з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань підприємства, установи чи організації відповідної форми власності), від незаконного використання її, що може призвести до порушення прав та (чи) завдати збитків її власникові, володарю, користувачеві, іншій фізичній або юридичній особі, застосовується обмеження доступу до цих наказів.

………………………………………………………………………………………

Усі накази з обмеженим доступом повинні мати спеціальну відмітку – гриф «Для службового користування» (ДСК)

Іноді ( як правило, для захисту державної таємниці) у наказах застосовують гриф «Таємно». Належність інформації до державної таємниці визначається відповідно до закону України «Про державну таємницю» від 21 січня 1994 р. № 3855 – ХІІ ( зі змінами до нього) та наказу Служби безпеки України «Про затвердження Зводу відомостей, що становлять державну таємницю» від 1 березня 2001 р. № 52 (зі змінами до нього).

Порядок роботи з наказами, що містять конфіденційну інформацію, визначено Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 (зі змінами до неї). Зауважимо лише, що такі накази, як правило, реєструють в окремому журналі і зберігають в окремій справі. Тільки у разі коли кількість наказів з грифом «Для службового користування» за рік є незначною,