1.4 Вимоги до організації аналітичної роботи

Аналітична робота на всіх рівнях управління організацією потребує дотримання ряду вимог, що забезпечують її ефективність:

систематичність проведення аналізу трудових показників;

одночасність проведення;

якість і вірогідність вихідних даних;

правильний добір виконавців;

організованість аналітичної роботи.

У першу чергу, це систематичність її проведення, що дозволяє накопичувати необхідні дані, будувати динамічні ряди, виділяти прогресивні тенденції й найменш стійкі показники, що вимагають найбільшої уваги. На основі отриманої інформації можна вдосконалювати превентивне управління, оцінювати відповідність витрат отриманим результатам. Систематичний оперативний аналіз дозволяє накопичувати матеріал для комплексного аналізу.

До основних належить також вимога одночасності проведення аналізу в усіх напрямках господарської діяльності: технічному, організаційному, обліково-фінансовому, міжзаводській кооперації, керуванню, соціальному розвитку. Усі зазначені напрямки взаємозалежні й виявляють вплив один на один. При різночасному аналізі вихідні дані за кожним напрямком доводиться збирати й обробляти кілька разів. Але й при цьому якісь взаємозв'язки можуть бути не враховані, а їх вплив оцінений неправильно, що призведе до половинчастих розв'язків, зниження ефективності витрат і самої аналітичної роботи.

Особливо жорсткі вимоги пред'являються до якості вихідної інформації. Як ми вже відзначали, вона втримується в статистичній і оперативній звітності, даних бухгалтерського обліку, матеріалах громадських організацій. Однак, відомості, що втримуються в цих джерелах, найчастіше вимагають істотного уточнення. Так, якщо основна частина випуску продукції припадає на третю декаду місяця, а простої й понаднормові години у звітності за минулий місяць не показані, то поточну інформацію не можна визнати достовірною. Вона повинна бути перевірена за даними бухгалтерського обліку в частині наявності виплат за роботу в позаурочний час або час простоїв і за даними табельного обліку – на предмет надання в першій декаді відгулів за роботу у вихідні дні, а іноді й за понаднормові роботи, що мають більше місце в третій декаді минулого місяця. Більшість внутрішньозмінних простоїв і понаднормових годин не знаходять відбиття в даних бухгалтерського обліку, тому що встановлені доплати, як правило, не проводяться. Вони компенсуються у відрядників більш високою премією (рівень виконання норм зростає у зв'язку із заниженням тривалості фактичного часу роботи). Так, якщо робітник за 10 год виробив 12 нормо-годин, рівень виконання норм складе 120 %, а якщо понаднормові роботи не відбиті, то 150 %.

Для встановлення дійсного рівня внутрішньозмінних втрат необхідно провести масові фотографії робочого часу й самофотографії, хоча в останні не знаходять відбиття втрат з вини працівника. Подібної перевірки вимагають і показники ефективності організаційно-технічних заходів, скорочення ручної праці, атестації робочих місць, покращення умов праці й ін.

Таким чином, підготовка вихідних даних включає збір необхідної інформації, перевірку вірогідності даних і їх угрупування, а також побудову аналітичних таблиць. При цьому з метою підвищення вірогідності звітних даних частину інформації одержують у результаті спеціальних досліджень (анкетування, співбесіди, інструментальних вимірів витрат часу та ін.). Працезатрати на таку роботу виправдані, тому що від якості вихідних матеріалів ступені залежить і якість аналізу.

До основних вимог належить й правильний добір працівників, які будуть проводити аналіз і здійснювати керівництво збором і обробкою матеріалів. До аналітичної роботи не слід залучати працівників вузької спеціалізації. Аналітик повинен бути економістом широкого профілю, які добре знають взаємозв'язки показників й уміють визначати силу їх взаємовпливу. Він організує збір матеріалів, їх перевірку, обробку й уточнення. Так, установивши, що за звітом індекс обсягу виробництва становить 1,10, індекс продуктивності праці – 1,08, індекс чисельності персоналу – 1,03, він дає завдання на перевірку матеріалів, тому що обсяг виробництва, виходячи із цих даних, повинен бути рівний 1,112 (1,08 (1,03)).

Організація аналітичної роботи включає наступні послідовні етапи: планування; збір матеріалів, їх перевірку й обробку; аналіз показників і узагальнення результатів; підготовку й обґрунтування пропозицій з використання виявлених резервів.

На етапі складання плану визначається мета й масштаб аналізу, його напрямок й методи, склад працівників із вказівкою обсягів робіт і строків їх виконання на кожному з етапів. Керує роботою з аналізу трудових показників головний економіст підприємства (об'єднання). На рівні міністерства цей обов'язок лежить на начальнику управління праці, заробітної плати й робочих кадрів. До збору матеріалів, їх перевірки й обробки залучаються працівники не тільки економічних підрозділів, але також технічних і виробничих. Слід залучати до цієї роботи (особливо з питань оцінки якості норм, умов праці, її оплати та ін.) членів творчих об'єднань працьовитих, таких як, суспільне бюро економічного аналізу й нормування праці.

При перевірці звітних даних може знадобитися допомога цілого ряду інших фахівців (аудиторів). Так, у роботі з аналізу простоїв, пов'язаних з несправностями встаткування, повинні брати участь працівники служби головного механіка, з відсутністю інструментів і пристосувань – фахівці технологічної служби.

Обробляють отримані матеріали представники економічних служб під методичним керівництвом відділу керівництва праці й заробітної плати. Аналітичні таблиці передаються працівникам, що здійснюють аналіз, які роблять необхідні розрахунки, зіставлення, визначають величину й значимість резервів. Свої висновки із вказівкою напрямків і строків реалізації виявлених резервів вони викладають у спеціальній записці, яка розглядається на здійсненні керівників, різних служб підприємства.

На цій нараді відповідним до служб даються завдання з розробки необхідних заходів і їх обґрунтування, уточнюються строки розробки, пропоновані кінцеві результати.

Перелік працюючих заходів представляється відповідальному за аналіз і підготовку пропозицій працівникові. Він визначає, наскільки ці пропозиції кореспондуються між собою (за строками й ефектами) і в якому ступені відповідають завданням. При необхідності перелік заходів повертається на доопрацювання. Усі пропозиції зводяться в загальний план, де вказуються: виконавці, строки виконання робіт, витрати й розрахункова економія. Після твердження план стає обов'язковим для всіх підрозділів господарського органу даного щабля управління.