Организуем хранение документов

При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).

Различают две стадии хранения документов:

Стадия 1.Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).

Стадия 2.Архивное хранение (хранение в архиве).

В организациях, не имеющих специального помещения (архива), хранение - и текущее, и архивное - может осуществляться в службе кадров, это не запрещено. В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы.

В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения. Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

 Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.

В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть. Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются (желательно это делать в шредере - бумагорезательной машине). Компьютеры отключаются от сети.

После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов. Об экспертизе ценности документов, а также о подготовке их к архивному хранению мы поговорим в следующих номерах «Справочника кадровика».

Приложение

Пример оформления внутренней описи документов личного дела

Картотека пятисекционная шк-5: картотека для хранения личных дел

Предназначена для хранения документов формата P Foolscap и А4. Картотека может использоваться для хранения личных дел.  Характеристики картотеки: Центральный замок. Телескопические направляющие. Антиопрокидывающее устройство. Окрашена порошковой краской. Картотека имеет сварной корпус и поставляется в собранном виде.

Шкафы картотечные позволяют  хранить офисные документы, карточки, трудовые книжки, личные дела и прочие бумажные носители информации разного формата и систематизировать их. Картотеки могут быть установлены в любых промышленных, коммерческих, образовательных, государственных учреждениях. Картотечный шкаф позволяет хранить карточки и документы форматами от А6 до А0. Металлические картотеки имеют различное число секций (от 2 до 65), часть из них комплектуется перегородками и разделителями.    Телескопические направляющие позволяют полностью выдвигать отделения картотечного шкафа, что позволяет рационально размещать в нем карточки или документы. Картотека имеет сварной корпус и окрашена порошковой краской, защищающей шкафы от повышенной влажности и царапин. Шкафы металлические картотечные оснащены антиопрокидывающимся устройством, обеспечивающим его устойчивость.  Картотеки оборудованы центральными замками, что обеспечивает сохранность их содержимого от несанкционированного доступа. Для разграничения доступа к ящикам картотеки возможна установка замков на каждый ящик. Имеют сварной корпус и поставляются в собранном виде.