Первоначальное формирование личных дел

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике непосредственно при оформлении трудовых отношений с работником.

Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников. При этом следует помнить, что запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Есть ли какие-либо нормативные требования к форме ведения личных дел?

НА № 12‘2010На практике документы личного дела помещаются в скоросшиватель, на обложке которого проставляется присвоенный делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел (п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

После увольнения сотрудника личное дело изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Какие сведения должны быть предусмотрены в книге (журнале) учета личных дел?

Книга (журнал) учета личных дел (приложение 1) может содержать следующие сведения:

• порядковый номер дела;

• фамилия, имя, отчество сотрудника;

• дата первоначального формирования дела;

• дата передачи дела в архив;

• другие сведения по усмотрению работодателя.

Формирование и ведение личных дел, как мы уже отметили, осуществляется в соответствии с правилами ведения делопроизводства, действующими у конкретного работодателя.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, касающиеся трудовой деятельности работника.

Какие документы включаются в личное дело работника при его первичном формировании? И закреплен ли такой список нормативным актом?

Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле, законодательством РФ не определен.

Для государственных гражданских служащих предусмотрено, что в их личное дело вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

В личные дела включаются следующие документы:

• внутренняя опись документов дела;

• личный листок по учету кадров или анкета;

• копия документа, удостоверяющего личность;

• автобиография;

• копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности;

• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);

• копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);

• копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ;

• копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления работником);

• документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений);

• экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся в отдельном деле);

• копия приказа (распоряжения) о приеме на работу;

• копия должностной инструкции работника;

• копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).