Кассовая книга

Журналы-ордера

Накопительные и группировочные ведомости

Главная книга

Регистры

Аналитического учета

Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

Рис. 5.Общая схема записей при журнально-ордерной фор­ме учета.

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналити­ческого учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала).

Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентиро­ванных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

3.3.3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ. Основные черты данной формы следующие:

• полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;

• использование, кроме обычных носителей бухгалтерской информации, машинных носителей – магнитных лент, магнитных дисков;

• интеграция учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации;

• осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи;

• автоматизация логических операций бухгалтерского учета;

• решение задач бухгалтерского учета в двух режимах – регламентном и запросном;

• получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм;

• возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения; могут применяться различные технологии машинной обработки информации.

Так, рабочие места бухгалтеров могут быть оснащены персональными компьютерами, и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера (АРМ). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в ВЦ, чтобы составлять сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение поможет решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Рис. 6. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Использование на практике машинно-ориентированных форм бухгалтерского учета имеет ряд преимуществ. К ним относятся:

• применение вычислительной техники не только для обработки информации, но и для ее сбора и регистрации;

• возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

• возможность выдачи информации по запросу;

• освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций.

Широкое внедрение в практику персональных компьютеров привело к возможности создания АРМ бухгалтеров. С их помощью выполняются значительно быстрее и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматизировано получение бухгалтерских регистров, оборотного (оборотно-сальдового) баланса.

С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов.

Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ.

В настоящее время используются как комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов («lC: Бухгалтерия», «1С: Зарплата и кадры», «1С: Торговля и склад» и т. д.).

Наиболее распространенной программой является «1C: Бухгалтерия», позволяющая пользователю одновременно работать с Планом счетов, журналом регистрации хозяйственных операций и формировать различные выходные формы. Программа «1C: Бухгалтерия» может базироваться как на журнально-ордерной, так и на других формах учета. При использовании программы «lC: Бухгалтерия» бухгалтер проверяет и обрабатывает поступившие первичные документы и вводит содержащиеся в них данные в персональный компьютер на технические носители информации. Ввод данных чаще всего осуществляется с клавиатуры вручную в соответствии с графиком документооборота.

Программа «lC: Бухгалтерия» содержит набор типовых проводок, из которых бухгалтер может выбрать нужные для отражения хозяйственных операций. При необходимости возможен ввод проводок, не предусмотренных в данной программе.

На основе введенной с первичных документов информации и выбранной корреспонденции счетов создается Журнал хозяйст­венных операций, который может быть выведен на печать. Программой предусмотрено получение как промежуточной информации, систематизированной в журналах-ордерах, мемо­риальных ордерах, сальдовых оборотных ведомостях, шахматных ведомостях, так и баланса, и других форм отчетности.