Лабораторная работаГалактика2

Лабораторная работа 2 «Контур Управление персоналом»

Контур служит для автоматизации учета кадров и управле­ния процессами, связанными с оплатой труда на предприятии. Состоит из двух тесно связанных между собой модулей: Управ­ление персоналом и Заработная плата.

Модуль Управление персоналом предназначен для автомати­зации ведения личных дел сотрудников, формирования и управ­ления штатным расписанием (ШР), учета рабочего времени со­трудников, а также для получения отчетов по кадровой инфор­мации.

Меню модуля включает шесть пунктов. При начальном зна­комстве с работой модуля используются главным образом пер­вые два пункта: База данных и Операции .

Меню База данных служит для ввода, просмотра и корректи­ровки штатного расписания подразделений предприятия, карто­теки сотрудников, для оформления приказов о приеме на рабо­ту, переводе, увольнении, предоставлении отпусков сотрудникам.

Меню Операции предназначено для выполнения модификации данных в целях перевода сотрудников на новые ставки, пере­мещения личных карточек в архив, перерасчетов тарифов и ок­ладов и многих других операций.

Модуль использует информацию из огромного количества каталогов, большая часть информации в которых заполняется пользователем. Для просмотра каталогов необходимо подать команды Управление персоналом -» Настройка -> Каталоги —> Просмотр каталогов.

Для выполнения основных настроек модуля следует подать команды Управление персоналом -» База данных -» Общесистем­ные установки. Установите значения общесистемных параметров по вкладкам данного окна.

Работа с модулем начинается с ввода штатного расписания (ШР) предприятия. Базовым элементом ШР является ставка. Та­ким образом, ШР состоит из перечня введенных на предприятии ставок: название ставки (должность, профессия), условия труда и оплаты, количество ставок определенного вида.

Имеется возможность вводить подробные характеристики ставки: дополнительные требования к работнику, требования к оборудованию рабочего места, в том числе санитарно-гигиени­ческие.

Штатное расписание заполняется по подразделениям пред­приятия. Прежде всего необходимо убедиться, что состав и струк­тура подразделений в модуле Управление персоналом и модуле Настройка (Каталог подразделений) системы «Галактика» иден­тичны. В первом случае следует подать команды Управление пер­соналом —» База данных -» Штатное расписание , во вто­ром случае - команды Настройка -» Заполнение каталогов -» Под­разделения и склады.

Заполним каталог подразделений следующими данными:

Наименование подразделения	Тип подразделения
Администрация	Подразделение
Бухгалтерия	Подразделение
Коммерческий отдел	Подразделение
Механический цех	Подразделение
Отдел главного механика	Подразделение
Печатный цех	Подразделение
Производственный отдел	Подразделение
Производственный склад	Склад
Ремонтный цех	Подразделение
Склад автозапчастей	Склад
Склад готовой продукции	Склад
Склад ГСМ	Склад
Торговый зал 1	Розничная торговля
Торговый зал 2	Розничная торговля
Транспортный цех	подразделение

Система «Галактика» допускает отображение иерархической структуры подразделений предприятия.

Заполнение ШР начнем с подразделения Администрация, осуществляющего общее руководство деятельностью предпри­ятия. Для этого подадим команды: Управление персоналом -> База данных —> Штатное расписание —> Администрация —»[Enter]

В этом окне необходимо ввести должности, количество штат­ных единиц по каждой должности, а также ряд других показате­лей.

Кол-во штат ед	1	1	2
Дата введения	22.08.2005	22.08.2005	22.08.2005
Должность	Директор	Зам. директора	Секретарь-документовед
Категория	Руководители	Руководители	Служащие
Система оплаты	Оклад	Оклад	Оклад
Оклад (мин-макс)	25000-40000	15000-20000	6000-10000
Режим работы	5-ти дневная неделя	5-ти дневная неделя	5-ти дневная неделя

Для ввода данных в поле Должность следует нажать клавишу [F3] либо щелкнуть по кнопке справа от поля. Открывается окно справочника должностей и профессий. Пока этот справочник пуст. Для его заполнения нажатием клавиши [F7] и щелчком по кнопке Добавить на уровень низке вводим должность директора. Затем на тот же уровень вводим необходимые (не только для подразделения Админист­рация!) должности и профессии.

Тип элемента	Наименование
Должность	Бухгалтер
Должность	Главный бухгалтер
Должность	Зав. складом
Должность	Кассир
Профессия	Печатник
Профессия	Слесарь-ремонтник

Аналогичным образом нужно заполнить следующие поля: Справочник категорий - руководители, специалисты, служащие, рабочие; Справочник системы оплаты - оклад, аккордная, сдель­ная, повременная; Справочник режима работы - 5-дневная рабо­чая неделя, 6-дневная рабочая неделя, дежурство.

Считая, что пока все штатные единицы вакантны (сотрудни­ки на работу еще не приняты), получим следующее окно штатно­го расписания подразделения Администрация. Отметим, что в верхней панели окна отображена информация, от­носящаяся к должности, выделенной в нижней панели.

Для просмотра штатного расписания подайте команды Управ­ление персоналом —> База данных —> Просмотр штатного расписа­ния, для вывода на экран штатного расписания и при необходи­мости его распечатки нажмите комбинацию клавиш [Ctrl]+[P].

Изменения в штатном расписании оформляются приказами.

Оформим приказ по штатному расписанию на введение но­вой должности - референта директора в подразделение Админис­трация: Управление персоналом —» База данных —> Перечень при­казов по штатному расписанию.

После подачи этих команд переходим в окно реестра прика­зов по штатному расписанию. Для редактирования ранее созданного приказа нажмите клавишу [Enter], для созда­ния нового приказа - клавишу [F7].

Далее необходимо воспользоваться кнопкой Содержание при­каза. Затем заполняем содержание приказа .

Кол-во штат ед	1
Дата введения	23.10.2005
Должность	Референт директора
Категория	Руководители
Система оплаты	Оклад
Оклад	12000-18000
Режим работы	5-ти дневная неделя

Вернувшись с помощью клавиши [Esc] из окна Приказа о введении в ШР в окно реестра приказов по ШР, утвердим приказ нажатием комбинации клавиш [Alt]+[U]. После утверждения приказа изменения отразятся в штатном расписании. Чтобы убедиться в этом, подайте команды Управление персоналом -» База данных —» Просмотр штатного рас­писания —» Администрация.

В Картотеке сотрудников хранится подробная информация (карточки) о работниках предприятия. Доступ к картотеке: Уп­равление персоналом -> База данных -» Картотека сотрудников. Для просмотра и редактирования данных нажмите клавишу [F3].

Однако разработчики системы «Галактика» рекомендуют вво­дить карточку нового сотрудника, данные о котором отсутству­ют, через оформление приказа о приеме на работу.

Создадим приказ о приеме на должность заместителя дирек­тора Сидорова Ивана Петровича. Для вывода на экран списка приказов о приеме на работу подайте команды Управление пер­соналом —> База данных —» Прием на работу .

В списке приказов создаем новый нажатием кла­виши [F7].

Ряд полей в приказе (фамилия, имя, отчество, номер приказа, дата приказа-23.10.2005, дата зачисления на работу-01.11.2005) заполняется с клавиа­туры вручную.

Многие поля, например характер работы, вид договора, струк­турное подразделение, должность и ряд других, заполняются пу­тем выбора из соответствующих справочников. Некоторые поля, например оклад, заполняются автоматически из штатного рас­писания.

Щелчком по кнопке Договор можно перейти к просмотру и редактированию Трудового договора (Контрак­та), заключаемого между администрацией предприятия и при­нимаемым на работу сотрудником (текст этого документа ото­бражается в формате .rtf в окне редактора Microsoft Word). В трудовом дого­воре подробно отражены «Права и обязанности сторон», «Ре­жим работы, время отдыха и социально-бытовые условия», «Оп­лата труда».

В приказе о приеме на работу можно установить доплаты к I окладу (щелчок по кнопке Доплаты в окне Оформления Приказа о приеме.

Установим Сидорову И.П. доплату в раз­мере 15% оклада. Вернитесь к просмотру трудового договора и убедитесь, что в разделе 5.1.1 этого документа данная доплата отражена.

Отметим, что, если бы в штатном расписании была назначе­на надбавка к окладу для этой должности, соответствующая доп­лата была бы установлена автоматически.

Нажатием комбинации клавиш [Ctrl]+[P] можно вывести при­каз в окно редактора Word, откорректировать его и распечатать. После подписи руководителем организации приказ вступает в силу.

Далее необходимо утвердить приказ щелчком по кнопке Ут­вердить либо нажатием комбинации клавиш [Alt]+[U]. Утверж­денные приказы недоступны для редактирования.

После утверждения приказа в штатном расписании появляет­ся информация о занятии ставки заместителя директора. Проверь­те это, подав команды Управление персоналом -» База данных -» Штатное расписание -» Администрация. Выбрав в окне Штатное расписание подразделения Администрация вкладку Рабочие мес­та, нетрудно видеть, что единственная вакансия заместителя директора занята. Если в том же окне перейти к вкладке Сотрудники, то увидим, что эта должность занята Сидо­ровым И.П. Перейдя к вкладке Доплаты, мы не увидим установ­ленной Сидорову И.П. доплаты к окладу. В этом нет ничего уди­вительного: фактически эта доплата установлена персонально Сидорову И.П. непосредственно в приказе о его приеме на рабо­ту. Доплаты же, установленные в штатном расписании, относят­ся к данной должности независимо от того, кто конкретно будет ее занимать.

После утверждения приказа о приеме на работу данные о со­труднике доступны в Картотеке сотрудников (точнее сказать, в картотеке появляется запись о сотруднике, однако сама карточка не заполнена), а в модуле Заработная плата автоматически за­водится Лицевой счет на сотрудника.

При заключении трудового договора поступающий на рабо­ту обязан представить о себе ряд данных, соответствующих ти­повой форме Т-2 «Личная карточка». Эти данные заносятся в Картотеку сотрудников (команды Управление персоналом -> База данных -> Картотека сотрудников —> [Enter]).

Ряд данных о сотруднике, содержа­щихся в приказе о приеме на работу, заполняется в карточке ав­томатически. Другие данные, например адрес, реквизиты паспор­та, вносятся вручную с клавиатуры.

С помощью вкладок Телефоны, Документы, Доп. информация, Приложения можно ввести ряд дополнительных сведений о со­труднике в соответствующих окнах.

Имеется возможность поместить в карточку фото сотрудни­ка. Для импорта графического файла (фото сотрудника) нужно выделить поле для фото, нажать клавишу [F4], указать путь к гра­фическому файлу.

Нажав комбинацию клавиш [Ctrl]+[Enter], можно перейти к следующим разделам карточки:

2. «Сведения об образовании».

3. «Анкетные данные, стаж».

4. «Семейное положение».

5. «Сведения о воинском учете».

6. «Сведения о работе на предприятии».

7. «Сведения об отпусках».

8. «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности».

9. «Сведения о заболеваемости».

10. «Дополнительная информация».

11. «Пенсионный стаж».

Используя комбинацию клавиш [Ctrl]+[P], можно вывести на экран и распечатать личную карточку сотрудника согласно требованиям «Типовой межотраслевой формы Т-2».

Перемещения/переводы по службе оформляются соответствующим приказом: команды Управление персоналом —» База дан­ных -» Перемещение по службе.

В качестве примера переместим Сидорова И.П. с должность заместителя директора на должность заведующего складом автозапчастей (внести в ШР следующую вакансию).

Кол-во штат ед	1
Дата введения	23.10.2005
Должность	Заведующий сткадом
Категория	Руководители
Система оплаты	Оклад
Оклад	10000-15000
Режим работы	5-ти дневная неделя

После заполнения всех полей приказ необходимо утвердить с помощью комбинации клавиш [Ctrl]+[U] и вывести на экран текст приказа (в формате .rtf) о перемещении Сидорова И. П. на новую должность, нажав комбинацию клавиш [Ctrl]+[P].

Загляните в карточку Сидорова И.П. (команды Управление персоналом -» База данных -> Картотека сотрудников -» [Enter]) и убедитесь, что перемещение по службе нашло в ней отражение. Убедитесь, что в штатном расписании подразделения Склад автозапчастей вакансия заведующего складом занята Сидоро­вым И.П. (команды Управление персоналом -» База данных -> Штатное расписание —> Склад автозапчастей —» [Enter] —» вкладка Сотрудники).

Убедитесь, что в штатном расписании подразделения Адми­нистрация должность заместителя директора, ранее занятая Си­доровым И.П., теперь стала вакантной (команды Управление пер­соналом -» База данных -> Штатное расписание —> Администра­ция —> вкладки Рабочие места и Сотрудники).

История перемещений сотрудника в пределах предприятия фиксируется в разделе 6 картотеки «Сведения о работе на пред­приятии» (команды Управление персоналом -» База данных -» Картотека сотрудников -» пять раз [Ctrl]+[Enter]). Соответствую­щее окно Сведений о работе на предприятии имеет две панели - верхнюю и нижнюю. В нижней панели в хронологическом порядке приведен список за­нимаемых сотрудником должностей.

Если выбрать какую-либо запись в нижней панели, то в верх­ней панели будет отображена подробная информация об этом назначении. Выделите последнее назначение Сидо­рова И.П. на должность заведующего складом автозапчастей. В верхней панели показаны реквизиты приказа об этом переводе, а также ряд других подробностей, для ознакомления с которыми следует использовать вертикальную полосу прокрутки.

Ввести фамилии, имена и отчества руководителя предприя­тия, главного бухгалтера и кассира можно не только из модуля Управление персоналом, но и из модуля Настройка (команды Настройка —> =Настройка= —» Настройка). При этом выбор со­трудника на одну из этих должностей проводится из общего ка­талога сотрудников предприятия. Если средствами модуля Уп­равление персоналом перевести одного из этих трех работников на другую должность либо уволить, это не отразится на соответ­ствующей информации в модуле Настройка. В этом случае мы сталкиваемся с проблемой «самодостаточности» модулей систе­мы «Галактика»: даже если предприятие и не приобрело модуль Управление персоналом, оно имеет возможность ввести данные об этих трех должностях, замещение которых абсолютно необ­ходимо с самого первого дня работы предприятия.

Каких-либо специальных мер по синхронизации информации в данном случае не предусмотрено. Рекомендуется после измене­ний, проведенных средствами модуля Управление персоналом, продублировать их в модуле Настройка.

Модули Управление персоналом и Заработная плата, входя­щие в контур Управление персоналом, тесно связаны, так как мно­гие данные являются для этих модулей общими. После утвержде­ния приказа о приеме на работу в модуле Заработная плата фор­мируется Лицевой счет работника.

Связь между этими двумя модулями осуществляется через так называемую Рабочую корзину - промежуточную таблицу, куда из модуля Управление персоналом поступают данные о назначени­ях, переводах, доплатах, отпусках.

Из модуля Управление персоналом рабочая корзина вызыва­ется командами Управление персоналом —» База данных —» Рабо­чая корзина или автоматически при каждом входе в модуль Зара­ботная плата, если установлена соответствующая настройка сис­темы.

В верхней панели окна Корзина приведены записи об изменениях, которые следует передать в модуль Заработная плата. В нижней панели приведена подробная информация о выделенной в верхней панели записи. Так, на рис. Б.20 выделена запись, появление которой обусловлено переводом Сидоро­ва И.П. на должность заведующего складом автозапчастей.

Нажатием комбинации клавиш [Ctrl]+[Enter] выполняется импорт помеченных записей из Корзины в модуль Заработная плата.

В большинстве случаев оплата труда работников предприя­тий ведется на основе тарифной системы оплаты труда, с помо­щью которой осуществляется регулирование размеров заработ­ной платы различных групп и категорий работников в зависимо­сти от уровня квалификации, тяжести и сложности труда.

В основе тарифной системы оплаты труда лежат так называе­мые тарифные ставки, которые могут устанавливаться как в мо­дуле Управление персоналом, так и в модуле Заработная плата.

Важным параметром при расчете тарифных ставок является Минимальная заработная плата (МЗП). Поэтому прежде всего необходимо ввести величину МЗП: Заработная плата -» Расчет зарплаты -» Настройка -» Характеристики предприятия -»Подо­ходный налог -» заполняем поле -» МЗП - 1000 руб.

Для перехода в окно классификатора тарифных ставок из модуля Управление персоналом следует подать команды Управ­ление персоналом -> =Настройка= -> Тарифные ставки.

В верхней панели окна Редактирование тарифных ставок еле-, дует ввести дату ввода изменения, а также величину ставки пер­вого разряда в МЗП. Вводим в поле Кол-во МЗП = 1, поэтому; ставка первого разряда равна 1000 руб.

В нижней панели введем нажатием клавиши [F7] новую та­рифную ставку для рабочих-печатников печатного цеха: Система оплаты - Сдельная, Тарифная сетка - 1, Наименование тари­фа - Печатник, Разряд, категория - 5, Коэффициент - 20.00, Мин. гарантир. коэфф. - 10.00. Система производит расчет тарифа пу­тем умножения ставки первого разряда на Коэффициент. Таким образом, тариф составит 12000 руб. Аналогичным образом вы­полняется расчет минимального гарантируемого тарифа.

Созданную тарифную ставку можно отразить в штатном рас­писании. Создадим в штатном расписании печатного цеха долж­ность печатника (3 штатные единицы) и установим для нее "Та­риф Печатник.

Введем в штатном расписании печатного цеха должность пе­реплетчика (2 штатные единицы). Для этой должности можно также использовать Тариф Печатник, поскольку между наиме­нованием должности и названием тарифа нет какой-либо жест­кой связи.

Информация о тарифных ставках впоследствии используется при заполнении Лицевых счетов работников, необходимых для начисления заработной платы (модуль Заработная плата).

В модуле Управление персоналом предусмотрена возможность получения большого числа отчетов в виде типовых унифициро­ванных форм: Управление персоналом -» Отчеты. После подачи этой команды имеется возможность перейти к формированию следующих отчетов: График отпусков, Штатное расписание, Кон­троль заболеваемости, Отчет по забронированным военнообязан­ным, Документы персонифицированного учета (для Пенсионного фонда России) и др.

Кроме того, пользователь может создавать собственные от­четы. Состав выводимых данных, их группировка и расположе­ние в отчете могут меняться самим пользователем.

Перед первым вызовом функции формирования отчетов сле­дует провести настройки отчетов командами Управление персоналом -» Администратор -» Инициализация -» Настройки отче­тов -» Обновить.

В режиме Обновить проверяются и при необходимости корректируются существующие настройки отчетов и добавляются отсутствующие отчеты.

Рассмотрим формирование так называемых Типовых отчетов: Управление персоналом -» Отчеты -» Типовые отчеты.

В поле База, на которой формируется отчет, выбираем Толь­ко работающие, т.е. отбор информации будет проводиться толь­ко по сотрудникам, работающим в момент создания отчета на предприятии. Значение поля подразделение - множественный вы­бор: 15 говорит о том, что отчет будет формироваться по данным всех 15 подразделений предприятия.

Составим список всех мужчин, работающих на предприятии. Для этого необходимо выбрать соответствующий отчет. Развер­нем список отчетов в поле Название отчета. В каталоге отчетов Списки сотрудников выбираем отчет По полу .

В столбце Поле базы данных (см. рис. Б.23) появляется значе­ние Пол. Теперь следует выбрать в столбце Аргумент значение М и щелкнуть по кнопке ФОРМИРОВАТЬ ОТЧЕТ. В результате на экране появится отчет СПИСОК СОТРУДНИКОВ УКАЗАН­НОГО ПОЛА.

Отметим, что значение = (равно) в столбце КОД означает, что будут отобраны только те записи, у которых значе­ние графы личной карточки точно равно указанному значению. Для полей с числовыми значениями и значениями типа Дата мо­гут быть использованы операции отношения >, <, >=, <=.

В системе имеется возможность формирования так называе­мых иерархических отчетов по штатному расписанию и по кар­тотеке сотрудников: Управление персоналом -» Отчеты —> Иерар­хические отчеты . Для редактирования ранее создан­ного отчета, имеющегося в списке окна Выбора отчетов, нажимаем клавишу [F4], для создания нового иерархического отчета - [F7].

Составим отчет о всех сотрудниках, занимающих должность кладовщика и имеющих возраст от 50 до 60 лет. Для этого нажимаем клавишу [F7] и переходим в окно редактирования параметров иерархического отчета.

В поле Наименование отчета вводим значение Кладовщики в возрасте от 50 до 60 лет. В поле База формирования отчета устанавливаем опции. Текущие. Это означает, что выборка информации будет проводиться только по работающим на момент формирования отчета сотрудникам.

Далее устанавливаем фильтры: должности – кладовщик, возраст – от 50 до 60.

Переходим к редактированию печатной формы с помощью кнопки Печатная форма.

Это окно состоит из трех панелей. В верхней панели устанав­ливаем режим печати и ориентацию листа, в средней панели - состав информации, которая будет отображаться по каждому отобранному для включения в отчет сотруднику. Добавление очередной колонки в отчет выполняется, как обычно, нажатием клавиши [F7]. Выбор необходимого значения в колонке-поле осу­ществляется нажатием клавиши [F3] из окна Возможные поля для вывода в отчет, которые разделены на тематические группы.

Перейдем к нижней панели. Каждая из колонок может быть либо Полем (ее значение берется из базы данных), либо Форму­лой (вычисляется). Можно также управлять отображением коло­нок: сделать их видимыми либо невидимыми (в отчет не выво­дится). Особо внимательно следует подойти к установлению ши­рины колонок (задается в миллиметрах). Обычно правильная установка этого параметра возможна лишь после пробного вывода отчета на экран.

После установки параметров отчета следует дважды нажать клавишу [Esc], после чего переходим в окно списка иерархических отчетов. Теперь можно начать формирование отчета, вывод его на экран и пе­чать (щелчок по кнопке Сформировать, затем - нажатие комби­нации клавиш [Ctrl]+[P]).