Исследование потоков и структуры информации

В процессе предпроектного обследования изучаются состав, структура, форма и содержание информационных сообщений, а также информационные процессы, ох­ватывающие сбор и регистрацию первичной информации, передачу данных, обра­ботку сообщений, организацию хранения и доступа к информации для подготовки и принятия управленческих решений. Информационный анализ предметной обла­сти выполняется в трех направлениях:

• смысловое содержание сообщений, их информативность для целей управле­ния (семантический уровень);

• состав и структура сообщений, правила их построения на внемашинном и внутримашинном уровнях (синтаксический уровень);

• полезность сообщений для целей системы управления, выполнения функций управления и решения управленческих задач (прагматический уровень).

Обследование документов и документооборота системы управления

В процессе обследования необходимо создать единый альбом форм докумен­тов и установить важнейшие характеристики каждого документа:

• система документации, к которой относится документ (конструкторская, тех­нологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организа­ционно-распорядительная, расчетно-денежная и т. п.);

• форма документа (для документов ручного заполнения — форма бланка, для машинного документа — экранная форма, машинограмма);

• реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе;

• характеристики объема информации документа (количество экземпляров до­кумента, документострок или символов за фиксированный интервал време­ни — год, месяц).

Устанавливается схема документооборота, которая отражает состав и последова­тельность выполнения управленческих процедур.

Данные о маршруте движения документа и характере обработки заносятся в опе-рограммы (рис. ).

Изучение структурных единиц информации

Изучение основных единиц информации — реквизитов входных, выходных до­кументов, полей .записей файлов информационной базы и их групп — позволяет установить форматные характеристики данных и выявить структуру данных, что очень важно для построения информационно-логической модели предметной об­ласти.

Рис. . Оперограмма движения документа

Основными синтаксическими характеристиками реквизита являются:

• общепринятое наименование реквизита;

• условное обозначение (код);

• тип или формат значений реквизита (символьный, числовой, формат типа даты или времени, логический тип);

• диапазон допустимых значений реквизита.

Целесообразно вести единый справочник (словарь) реквизитов по всем формам документов, что позволит унифицировать характеристики реквизитов.

Изучение структурных (составных) единиц информации (СЕИ) — групп взаимосвязанных реквизитов и вложенных СЕИ — позволит выделить ассоциативно взаимосвязанные реквизиты, объединенные процессами обработки и использования, установить количественные характеристики вхождения (оди­ночные, множественные значения реквизитов, массивы значений СЕИ), правильно рассчитать объемы информации.

СЕИ характеризуется: наименованием и условным обозначением; структурой СЕИ; количеством экземпляров СЕИ.

Под экземпляром СЕИ (значением СЕИ) понимается некоторая конструкция, в которой каждому входящему в СЕИ реквизиту присвоено отдельное или мно­жественное значение. Для описания структуры данных СЕИ используются гра­фический и аналитический способы записи. Рассмотрим пример СЕИ (рис. 18.3).

СЕИ S имеет вложенные СЕИ: С11, С12, С13. В свою очередь, СЕИ С11 содер­жит вложенные СЕИ: С21, С22, С23.

СЕИ принимает отдельное (экземпляр) или множественное (массив) значение. S' — массив из m значений (экземпляров) СЕИ, С11 — одиночное значение СЕИ внутри S, С 12 — массив из 6 значений для каждого экземпляра S.

Аналитическая форма записи структуры СЕИ, представленной на рис. :

S(1:m).(C11.(С21(Р1),С22.(Р2,РЗ),С23.(Р4,Р5,С31.(Р6,Р7))),С12.(1:6).(Р11,Р12, С32.( Р13, Р14, Р15)), С13.(Р8, Р9, Р10))

Рис. . Структура составной единицы информации

Матричные информационные модели позволяют осуществлять информа­ционный анализ предметной области на уровне СЕИ различного вида (реквизиты, показатели, документы). Типичная матричная модель представлена в табл. .

В 1 квадранте отражаются все документы и показатели, которые разрабатывают­ся в данном подразделении. Столбцы квадранта 1 содержат сведения о том, на основании каких документов (показателей), указанных в строках, производится формирование документов (показателей), указанных в столбцах; строки показы­вают использование каждого показателя для формирования показателей, стоящих в столбцах.

В квадранте 2 отражается передача документов, разработанных в подразделении, в другие подразделения — выходная информация подразделения. Итог по столб­цу квадранта 2 на уровне внешнего подразделения показывает, сколько видов показателей (документов) передается в это подразделение; итог по строке для показателя (документа) показывает число подразделений, в которые он переда­ется.

В квадранте 3 отражаются все внешние для подразделения документы — входная информация подразделения. Итог по столбцу данного квадранта показывает количество внешних показателен, используемых для формирования показателя (документа), указанного в столбце. Итог по строке — применяемость каждого внешнего показателя (документа) в обработке информации внутри данного под­разделения.

Квадрант А характеризует проходящие через данное подразделение документы, передаваемые в другие подразделения.

Анализ нормативно-справочного обеспечения

К нормативно-справочному обеспечению системы управления относятся:

• классификаторы и кодификаторы;

• справочники;

• массивы норм и нормативов (расхода ресурсов, производительности труда, расценок, тарифных ставок и окладов и т. п.).

Изучение нормативно-справочного обеспечения начинается с анализа систем классификации и кодирования. При этом устанавливаются:

• обозначение и наименование классификатора,

• исходное множество объектов классификации и кодирования (готовая про­дукция, материалы, оборудование, профессии и т. п.);

• уровень действия классификатора (межгосударственный, государственный, отраслевой, локальный);

• метод классификации, признаки классификации и основания деления;

• структура кода (состав и назначение отдельных разрядов), алфавит кода;

• помехозащищенность кода (контрольные разряды для обеспечения достовер­ности информации);

• емкость системы классификации (количество классификационных группиро­вок).

Таблица . Матричная информационная модель

	Документ	Пока­затель	Документ						Подразделения-потребители					Частота	Объем
			1	2	3	4		Р
			Показатели
			1	2	3	4		n	1	2	3		k
	1	1	1 квадрант						2 квадрант
		2
	2	3
		4
	Р	•
		n
Поставщики документов	z	n+1	3 квадрант						4 квадрант
		n+2
		•
	R	m-1

Дается оценка пригодности существующих классификаторов для АИС, выявля­ются недостающие классификаторы и устанавливается перечень классификацион­ных признаков исходя из информационных потребностей приложений (задач).

Наиболее часто используемые массивы нормативов для промышленного предпри­ятия:

• норма расхода материала на единицу изделия (деталь, сборочную единицу, го­товое изделие);

• пооперационно-трудовой норматив на изделие (трудозатраты рабочего опре­деленной квалификации) и др.

Для массивов нормативов следует оценить полноту и достоверность информации, правильность алгоритма формирования норматива.