11.2. Інформаційна система стратегічного управління

Як вже зазначалося управлінська діяльність — це діяльність, орієнтована на використання інформації (збирання, переробку, зберігання, передачу), тобто пов'язана з великою кількістю рутинної роботи, яка іноді заважає творчому веденню справи. Кількість інформації та складність проблем, пов'язаних з координацією діяльності, зростає зі збільшенням розмірів організації. Планова та контрольно-облікова діяльність, яка відіграє визначальну роль у полегшенні управління, потребує своєчасної конкретної та точної інформації, витрати на отримання якої є ефективним відносно одержаних результатів.

Досвід підприємств, що вміють добре організовувати інформаційне обслуговування робітників апарату управління, показує, що багато проблем можна вирішити, якщо БСД формувати одночасно з розробкою та використанням інформаційно-управлінських систем (ІУС) різного типу.

ІУС дає змогу:

• нагромаджувати інформацію про минуле й сучасне;

• складати прогнози розвитку подій;

• надавати уявлення про реальні справи на підприємстві в конкретний відрізок часу;

• відстежити події в зовнішньому середовищі.

Зважаючи на особливості стратегічної інформації, прогнозний характер даних підприємства відчувають необхідність їх постійного отримання та аналізу для прийняття рішень стратегічного характеру. Більшість вітчизняних та зарубіжних авторів визнає необхідність постійного контролю деякої сукупності параметрів середовища, однак однозначної відповіді на цю проблему не існує.

Практика діяльності успішних підприємств свідчить про наявність різних інформаційних систем, які використовуються в стратегічному управлінні.

Якісно новий етап у розвитку засобів інформаційно-аналітичного забезпечення стратегічного управління пов'язаний з виникненням безлічі технічних та програмних рішень, що реалізують концепцію розподіленої обробки даних у межах управлінських структур і всієї організації. Підвищення ефективності праці менеджера в цьому випадку носить системний характер, тобто не тільки прискорення безлічі трудових операцій сучасного керівника, а інтеграцію всіх процесів управління в комплексну багаторівневу інформаційно-аналітичну систему.

Інформаційні системи в стратегічному управлінні мають дворівневу ієрархічну структуру й складаються з підсистеми стратегічної та прогнозної інформації і системи тактичної та оперативної інформації.

Таблиця 11.1

Інформаційні системи в стратегічному управлінні

Характеристики інформаційних систем	Типи положень	Акцент у системі
Традиційна інформаційна система	Набори певних даних	Аналіз та розрахунки (розрахункові задачі)
Інформаційні системи	Набори певних даних та банки знань	Критичний аналіз, порівняння, альтернативи для прийняття стратегічних рішень (з прогнозними завданнями)
Система стратегічних рішень, у тому числі, що використовують:	Бази стратегічнихданих та знань	Дослідженння складної взаємодії організації із середовищем у реальному масштабі часу (прогнозно-аналітичні задачі)
а) «чисту» систему повідомлень;	Набори певних даних та банку знань	Критичний аналіз, порівняння, альтернативи для прийняття стратегічних рішень
б) система повідомлень з «повідомленнями виключення»;	БСД	Критичний аналіз, порівняння, альтернативидля прийняття стратегічних рішень
в) «чисту систему» повідомлень про виключення;	БСД	Критичний аналіз, порівняння, альтернативи для прийняття стратегічних рішень
г) довідкову систему зі стандартними запитами;	Набори певних даних за стандартними функціями та завданнями	Аналіз та розрахунки (структуровані задачі)
д) систему, що працює по запитах з вільним опитуванням;	Набори певних даних за стандартними функціями та завданнями	Аналіз та розрахунки (структуровані задачі)
е) «ділові системи» без моделі рішення;	Набори певних даних за стандартними функціями та завданнями	Аналіз та розрахунки (структуровані задачі)
ж) ділові системи із загальними моделями рішень (головна система);	БСД з гіпотезами та цінними настановами	Конструктивні позиції, орієнтовані на альтернативні стратегічні рішення на основі критичного аналізу емпіричних даних, порівняння
з) діалогові системи за спеціальними функціональними моделями рішень (підпорядкована системи);	БСД з гіпотезами та цінними настановами	Конструктивні позиції, орієнтовані на альтернативні стратегічні рішення на основі критичного аналізу емпіричних даних, порівняння
і) діалогова система із загальною моделлю балансування стратегічних рішень	БСД з гіпотезами та цінними настановами	Конструктивні позиції щодо вибору та балансування стратегічних рішень у стратегічному наборі

Слід розрізняти поняття централізованого та децентралізованого підходів до координації діяльності підсистем обох рівнів:

І рівень — підсистема стратегічної та прогнозної інформації, яка використовує текстову та кількісну інформацію, що надходити з усіх доступних підприємству джерел, у тому числі від консультантів, експертів і фірм, що професійно займаються збиранням, обробкою та продажем спеціалізованої інформації.

ІІ рівень — підсистема тактичної та оперативної інформації, що використовує дані аналізу господарської діяльності підприємства, а також інформацію, отриману під час контактів співробітників з колегами на конференціях, ярмарках, виставках.

У процесі гармонізації діяльності цих двох рівнів виникають досить великі проблеми, пов'язані з можливостями отримання «непрофільної», зайвої й навіть шкідливої інформації різними користувачами. На вітчизняних підприємствах домінує ІІ рівень, що проявляється в нерозвиненості стратегічного управління взагалі. Вузько професійні інтереси окремих груп працівників заважають формуванню цілісних БСД. Але, якщо перший рівень переважатиме, інформація може бути неприйнятною для повсякденного керівництва та розв'язання поточних проблем.

Слід звернути увагу, що організація подібних систем раніше не одержувала пріоритетного розвитку головним чином через відсутність комплексних технологічних рішень, здатних організувати мобільну передачу й обробку інформації. Донедавна організація цілісних систем проводилася на об'єктах, де специфіка роботи й необхідність автоматизованих систем обробки інформації компенсували витрати на їхню реалізацію. Як приклади таких об'єктів виступають багато банків України. Поширені програмно-технічні комплекси можна віднести до «операційного дня банку», організації електронних платежів тощо.

Динаміка розвитку й кон'юнктура ринку інформаційних технологій обумовили посилений розвиток сучасних технологій автоматизації й в інших сферах бізнесу та виробництва. Однак, концепції автоматизації управління, що одержали останнім часом широке застосування, розвиваються в значній мірі самостійно.

На початковому етапі автоматизація проявляється в структурних змінах існуючих ІУС або в утворенні сукупності роз'єднаних напівавтоматизованих робочих місць. На етапі становлення нових організацій такий підхід у багатьох випадках себе виправдовує. Невеликі організації малого бізнесу, що не створюють керівникові особливих проблем у плані спостереження за різноманітною інформацією й сукупністю зовнішніх і внутрішніх факторів середовища організації зупиняються на неповній автоматизації окремих бізнес-процесів.

Дещо інша ситуація складається з організаціями, які завдяки своєму розміру чи виду діяльності вимагають від керівника обліку безлічі факторів зовнішнього й внутрішнього середовища організації.

Природним еволюційним кроком на шляху розвитку автоматизації виробництв виступає утворення корпоративних інформаційних систем. Корпоративна інформаційна система (КІС) являє собою не просте сполучення прикладних програм, що виконують всі необхідні організації функції. Як правило, ідеальним варіантом є наявність цілісного програмно-апаратного комплексу, що дозволяє задовольнити як поточні, так і майбутні потреби підприємства в обробці даних, - реалізуючи концепцію стратегічно-орієнтованої інформаційної системи. Основними рисами такого цілісного комплексу є:

1. Застосування погодженого набору промислових інформаційних технологій для управління інформаційними ресурсами підприємства.

2. Інформаційна погодженість усіх бізнес-процесів, для яких створюється інформаційна система.

3. Відповідність функціональності робочих місць співробітників їхнім посадовим обов'язкам.

4. Єдиний регламент експлуатації й обслуговування всіх компонентів системи.

Реалізація концепції єдиної КІС підприємств знаходить відображення в появі спеціалізованих підприємств, які безпосередньо займаються організацією таких систем і розробкою програмного забезпечення до них. Найбільшого поширення набули системи управління ресурсами (ERP - Enterprice Resource Planning).

Використання більшості існуючих інформаційно-аналітичних комплексів у стратегічному управлінні недоцільне оскільки більшою мірою зорієнтовані на автоматизацію поточної діяльності.

Ідеальна інформаційно-аналітична система має забезпечувати здатність виробничої системи пристосуватися в реальному часі до змін. Реалізація такої гнучкості виробничого комплексу залежить від здатності інформаційної системи підтримувати адекватну інформацію на підприємстві в такому виді, як вона існує, для того щоб допомагати генерувати сценарії в плануванні продукту, моделюванні альтернатив, реалізації обраної стратегії та представляти моментальні «знімки» роботи підприємства і його ефективності.

Характер економіки України визначає деякі особливості існуючих концепцій інформаційно-аналітичного забезпечення, головними серед яких можна вважати наступні.

1. Пропоновані проекти виявляються орієнтовані в більшому ступені саме на автоматизацію класичних бізнес-процесів, і в меншому ступені, на конкретні технології управління. Власне, реалізація інформаційних підсистем для цілей конкретних технологій управління можлива тільки в рамках конкретного проекту на етапі консалтингу при участі фахівців підприємства - розроблювача й управлінців замовника.

2. Найчастіше виявляється, що інформаційні вимоги деяких видів діяльності агрегуються в інформаційну підсистему, (так, наприклад, комплекс «Галактика» поєднує в контур бухгалтерського обліку всі операції, що стосуються обліку, звітності й нарахування заробітної плати). У реальній ситуації найчастіше інформаційні вимоги з одного виду діяльності менеджера розподілені по декількох інформаційних підсистемах. Наприклад, проведення комплексної програми зниження вартості продукту вимагає багатофакторного аналізу його собівартості. Якщо продукт проходить багатостадійну обробку, багаторазово змінюючи в процесі виробництва фізичний стан і властивості (наприклад, виробництво металургійного концентрату), одержання менеджером інформації про частку конкретного предмету праці в загальній структурі собівартості можливо лише з використанням відповідного інформаційного контуру, орієнтованого саме на формування собівартості продукту. Таким ситуаціям не приділяється належної уваги в наявних проектах інформаційно-аналітичного забезпечення.

3. По своїй функціональній частині існуючі проекти є добре продуманими й повинні цілком забезпечувати гнучке функціонування виробничої системи, базуючись на параметри внутрішнього середовища організації. Проте виробнича система повинна керуватися вхідними впливами, які надходять з ринку у формі прямих вимог на продукт, ринкових розумів і зворотних зв'язків по виробництву з різноманіттям інформаційних перспектив. Іншими словами системи, що існують, не повною мірою орієнтовані на аналіз корисної для керівника інформації, що надходити із зовнішнього середовища.

4. Наявні рішення не припускають чіткої організації центрів обробки інформації, що подається для аналізу всім рівням управлінської ієрархії.

5. Наявні рішення не в повній мірі забезпечують зворотний зв'язок результатів виконання стратегічних рішень.

Усунення цих недоліків вимагають кардинальних змін у діючих ІУС. На концептуальному рівні слід говорити про утворення системи стратегічного моніторингу, яка передбачає реалізацію процедур системного аналізу як внутрішньої структури, так і зовнішнього середовища з точки зору довгострокового впливу на діяльність організації.

Ця підсистема, як і решта підсистем стратегічного управління, має міжфункціональний характер і дозволяє вирішувати проблеми розвитку організації, спираючись на механізми координації та взаємодії.