происходит поиск и исправление неисправных кластеров (когда одна и та же область на диске принадлежит сразу нескольким файлам). Работа программы обычно сопровождается индикатором хода работы.

ДЕФРАГМЕНТАЦИЯ ДИСКА

При постоянной работе компьютера изо дня в день, новые файлы сохраняются, старые удаляются. Новые файлы при сохранении размещаются на свободные места жесткого диска. При этом не всегда файл может быть размещен в непрерывной области диска. В этом случае он пишется в несмежные области (т. н. фрагментация) и при считывании объединяется. Процесс считывания из разных областей диска значительно замедляет всю работу за компьютером. Программа дефрагментации (DEFRAG) перезаписывает файлы, распределяя их в непрерывную область. Работа данной программы сопровождается картой диска или индикатором хода работы.

Запуск данной программы сопровождается открытием диалоговых окон, в которых можно выбирать нужные команды. Например, при выборе команды СВЕДЕНИЯ появляется символическая картина дефрагментации.

УПЛОТНЕНИЕ ДИСКА

При нехватке объема на жестком или гибком диске можно произвести уплотнение программой DRIVESPACE. Процент сжатия информации зависит от формата файлов. Хорошо сжимаются графические и текстовые файлы, хуже - файлы программ. Однако, уплотненные (compress) программы не могут быть использованы. Поэтому при использовании их нужно разуплотнить. Для этого предлагается команда uncompress.

При запуске данной программы появляется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать уплотняемый диск (жесткий или гибкий). Для определения процента сжатия в программе ПРОВОДНИК можно просмотреть объем до уплотнения и после.

ТЕМА 7 ПРИКЛАДНЫЕ ПРОГРАММЫ

Характеристика пакета MS Office. Взаимодействие приложений: копирование, связывание, внедрение. Оптимизация работы в приложениях: алгоритмы работы в приложениях, настройка параметров приложений

Ключевые слова данной темы:

интегрированный пакет; совместимость данных; перемещение, копирование, связывание, внедрение данных; шаблоны; оптимизация работы; автоматизация обработки данных

Состав пакета MS Office

41

Пакет MS Office прошел путь от набора офисных продуктов для одного пользователя до широкой интегрированной системы, предназначенной для совместной работы по решению широкого спектра задач.

Microsoft Office является на сегодняшний день наиболее распространенным интегрированным пакетом программ, обеспечивающим весь набор типовых функций менеджера, экономист, инженера, бизнесмена, секретаря и т.д.

В процессе существования пакета его возможности, набор функций приложений изменялся, таким образом, появлялись новые версии пакета.

Каждая версия пакета может поставляться в различной комплектации. Актуальная на данный момент версия MS Office Professional Edition 2003 состоит из следующих приложений:

MS Word – текстовой процессор. Обеспечивает набор, редактирование, форматирование текста, списков, таблиц. Позволяет создавать простейшие графические объекты и внедрять объекты из других приложений.

MS Excel – табличный процессор. Обеспечивает ввод данных в ячейки таблиц и расчет данных, имеется возможность работы с различными типами данных и их форматирование. Приложение содержит возможности обработки баз данных, графического отражения данных, работы со встроенными шаблонами.

MS PowerPoint – приложение для подготовки динамических презентаций. Позволяет создавать материалы профессионального качества, имеет большое количество встроенных шаблонов.

MS Access – приложение предназначено для управления базами данных, содержит встроенные средства создания таблиц и ведения базы данных.

MS Outlook – приложение обеспечивает передачу электронных сообщений и работу с электронным почтовым ящиком. Является удобным программным средством совместной работы пользователей в локальной сети.

MS FrontPage – приложение с широкими возможностями, позволяющими создавать и сопровождать работу web-узлов, позволяет включать динамические элементы на web-страницы.

MS Visio – это средство построения диаграмм, позволяет создавать технические и бизнес-диаграммы для документирования и организации сложных концепций, процессов и систем. Содержит большой набор встроенных символов и элементов

MS Publisher – является хорошим решением для подготовки печатных и маркетинговых материалов для бизнеса. Приложение позволяет быстро и легко, на высоком профессиональном уровне самостоятельно создавать, макетировать и распечатывать информационные материалы.

MS OneNote позволяет накапливать, систематизировать и использовать записи, сделанные на настольных, портативных и планшетных компьютерах. Приложение предоставляет единое место хранения всех записей и широкие возможности для работы с ними. Имеется возможность вести аудиозапись, вводить рукописный текст, рисунки и диаграммы.

MS Project позволяет повысить эффективность организации и управления рабочим процессом и трудовыми ресурсами, обеспечивая своевременное выполнение проектов и соблюдение бюджетных рамок.

42

MS InfoPath – это приложение, упрощающее процесс сбора информации за счет легкой и эффективной работы с многофункциональными динамическими формами. Приложение обеспечивает обмен информацией между бизнеспроцессами и организацией, гибкое управление информацией.

Среди приложений пакета можно выделить два направления – приложения для работы с документами (Word, Excel, PowerPoint, Access, Visio) и приложения для управления ресурсами (Project, InfoPath, Outlook). Именно эти две проблемы зачастую приходится решать в любом офисе при работе за компьютером.

Характеристика пакета MS Office

Пакет является интегрированным, а это подразумевает не просто совокупность разрозненных приложений, а возможность их совместного взаимодействия.

Для приложений характерно наличие единых стандартов – все приложения имеют сходные панели инструментов, команды меню, строку состояния, полосы прокрутки. Пакет является новым профессиональным взглядом на офисные приложения, т.к. позволяют осуществлять тесную интеграцию между приложениями различной направленности.

К общим достоинствам приложений можно отнести:

−наличие встроенной помощи;

−возможность настройки внешних параметров приложений;

−возможность настройки внутренних параметров приложений;

−проверка орфографии и исправление ошибок;

−наличие шаблонов;

−наличие встроенных программ-мастеров;

−обеспечение совместимости данных.

Совместимость данных является одной из актуальных проблем при создании новых программных продуктов, она обеспечивается созданием единых форматов представления данных и возможностью преобразования данных из одного формата в другой.

В пакете MS Office предлагаются различные схемы взаимодействия приложений.

Взаимодействие приложений: передача данных, копирование, связывание, внедрение

При перемещении выделенного текста он удаляется с прежнего места и располагается на новом. При копировании текст остается на своем исходном месте, а на новом — создается копия.

Текст можно перемещать, вырезая его из текущего места и вставляя в новое. При вырезании фрагмента текста он удаляется из документа и вставляется в буфер обмена. Буфер обмена — это зарезервированный блок памяти компьютера, управляемый системой Windows. Буфер обмена может содержать в каждый момент времени только один блок информации — эта информация может быть

43

текстом, графикой или даже видео клипом. Все методы перемещения и копирования применимы к рисункам и другим объектам так же, как к тексту.

Команды Вырезать, Копировать и Вставить являются стандартными функциями Windows, поэтому у них есть клавиатурные эквиваленты, которыми можно пользоваться, даже если меню и панели инструментов недоступны: Ctrl+Х - вырезать, Ctrl+C - копировать, Ctrl+V – вставить.

Взаимодействие программных продуктов.

Во многих приложениях существует возможность осуществлять связь или внедрение объекта, созданного в одном приложении в другое.

Отличия между связыванием и внедрением состоят в том как данные запоминаются и обновляются после того как их поместили в новый файл.

При связывании данные в новом файле обновляются при его любом изменении в исходном файле, а файл, в который помещаются данные, хранит только ссылку на объект (данные), т.е. месторасположение исходного файла.

Достоинства – меньше места для хранения данных. Недостаток – необходимо перемещать новый файл вместе с исходным.

При внедрении объекта, он не обновляется при каждом его изменении в исходном файле и хранится в новом файле. Но при необходимости изменить данный объект, при его активизации, открывается нужное приложение (его прародитель) и возможно редактирование. Но это изменение уже не будет отражаться на исходном файле.

Достоинства - . Недостатки – больше места для хранения.

При перемещении объекта из одного приложения в другое используется буфер обмена и объект в новом приложении получает новый формат, например, из Excel в таблицу Word. При этом возможно изменение объекта его формы, но не содержимое.

При невозможности внедрения, объект вставляется статично и его невозможно редактировать в данном приложении (из Photoshop в word).

Вышеперечисленные действия осуществляются через коменды Вырезать, Копировать, Вставить из меню Правка а так же правка – Специальная вставка или Вставка объекта .

Иногда объект может располагаться не целиком а в виде значка (пиктограммы) при связывании, что экономит место в документе.

Оптимизация работы в приложениях

Оптимизация процесса работы в приложениях позволяет создать пользователю комфортные условия работы. Оптимизация возможна как встроенными средствами самих приложений, так и созданием пользовательских настроек и надстроек.

Алгоритмы работы в приложениях

Принципы стандартизации в приложениях пакета наблюдаются не только в интерфейсе приложений, но и в принципах работы.

И работа с документами, и управление задачами имеют ряд своих четко определенных подзадач, решение которых может быть сведено к некоторым

44

алгоритмам – алгоритм поиска документов, алгоритм создания шаблонов, алгоритм сохранения документов, алгоритмы настроек внутренних и внешних параметров приложений.

Алгоритмы в общем виде обладают известным свойством массовости, что позволяет их использовать для целого ряда сходных задач, возникающих при организации делопроизводства и автоматизации стандартных процессов обработки информации. Создатели MS Of предусмотрели это и поэтому все приложения имеют стандартные элементы окон для унификации действий при переходе от одного приложения к другому.

Настройка параметров приложений

Быстродействие работы в приложении зависит от многих параметров: от возможностей компьютера и от документа, над которым производится работа. – большое количество графических объектов замедляет работу.

Для повышения производительности пользователю следует настраивать среду для работы самостоятельно. Это касается и визуальных средств – кнопок, панелей инструментов (меню Вид), и параметров, которые визуально могут быть скрыты, но влияют на скорость и качество работы в приложении (меню Сервис/ команда Параметры).

Меню Сервис, команда Параметры, вкладка Общие Снять флажок Автоматически обновлять связи при открытии, т.о. при работе

в прил не будут обновляться связи с приложениями, в которых были созданы объекты.

На вкладке Вид установить флажок Пустые рамки рисунков, будут пустые рамки рисунков.

На вкладке Сохранение снять Всегда создавать резервную копию Установить Разрешить быстрое сохранение (при сохранение документа не

будет перезаписываться сам документ, а только внесенные изменения дозаписываются). Снять Автосохранение каждые … минут, но тогда следует позаботиться о сохранении время от времени.

На вкладке Печать снять Фоновая печать, установить флажок Черновой режим – максимально быстрый вывод на принтер, кач-во будет зависеть от принтера. Возможно не будет шрифтов, рисунков, элементов форматирования.

Дополнительные рекомендации:

Чем больше объем ОП, тем эффект работа Закрывать все остальные программы, закрывать остальные документы в

данном приложении Не создавать большие документы не >40-50 страниц если без графических

объектов, и не >20-25 страниц с граф. Объектами.

В одном документе не использовать более 4-6 различных шрифтов Производить время от времени scandisk и defrag.

Автоматизация обработки данных в приложениях

Использование шаблонов, создание надстроек с использованием элементов программирования средствами языка VBA (Visual Basic for Application) – макросы, пользовательские функции, формы, элементы ActiveX. Возможность создания пользовательских кнопок, меню и панелей инструментов.

45