4.9. Сроки хранения бухгалтерских документов

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета, поэтому их регистрация, учет и хранение представляют собой весьма важную задачу. Напомним основные реквизиты, которые придают первичным документам юридическую силу и без которых они не являются действительными (см. п.3.1):

наименование документа;

дата составления;

название организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Законодательство определяет также сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности предприятия со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов. Кроме того, соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов определяются:

1) Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы РФ "Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета" от 27.06.96 г.

2) "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 06.10.2000 г.

В соответствии с этими нормативными актами для основных бухгалтерских и налоговых документов установлены следующие сроки хранения (см. табл.4.2).

Таблица 4.2. Сроки хранения документов бухгалтерского учета

┌──────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────┐

│ Наименование документа │ Срок хранения │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│1. Бухгалтерские и налоговые отчеты и балансы с пояс-│ │

│нительными записками: │ │

│ а) годовые │ Постоянно │

│ б) квартальные │ 5 лет │

│ в) месячные │ 1 год │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│2. Передаточные, разделительные, ликвидационные балан-│ Постоянно │

│сы и приложения к ним │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│3. Протоколы по утверждению балансов: │ │

│ а) годовых │ Постоянно │

│ б) квартальных │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│4. Первичные документы │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│5. Переписка по бухгалтерскому учету и взаиморасчетам│ 5 лет │

│между организациями │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│6. Лицевые счета: │ │

│ а) рабочих и служащих │ 75 лет │

│ б) получателей пенсий и пособий │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│7. Расчетно-платежные ведомости │ 5 лет │

│ (при отсутствии лицевых счетов) │ 75 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│8. Инвентарные карточки и книги учета основных средств│ 5 лет после │

│ │ ликвидации │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│9. Доверенности на получение денежных средств │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│10. Гарантийные письма │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│11. Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и│ │

│др.) │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│12. Вспомогательные и контрольные книги, кассовая кни-│ │

│га, оборотно-сальдовые ведомости │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│13. Книги учета депонированной зарплаты, журналы ре-│ 5 лет │

│гистрации исполнительных листов │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│14. Журналы регистрации кассовых ордеров, платежных│ 5 лет │

│поручений и др. │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│15. Сведения об учете задолженностей по зарплате, по│ 5 лет │

│удержаниям из зарплаты, о выплате отпускных и выходных│ │

│пособий │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│16. Документы по инвентаризации │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│17. Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетру-│До минования на-│

│доспособности и т.п. │надобности (но не│

│ │менее 5 лет) │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│18. Исполнительные листы │До минования на-│

│ │надобности (но не│

│ │менее 5 лет) │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│19. Справки на оплату учебных отпусков и льгот по на-│До минования на-│

│логам │надобности (но не│

│ │менее 5 лет) │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│20. Документы по дебиторской задолженности, по недос-│До минования на-│

│тачам, хищениям, растратам │надобности (но не│

│ │менее 5 лет) │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│22. Акты по переоценке основных средств и расчеты по│ Постоянно │

│начислению износа │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│23. Паспорта сооружений │ 5 лет после их │

│ │ списания │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│24. Документы о проведении ревизий │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│25. Акты ревизионных проверок │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│26. Переписка о финансово-экономической деятельности │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│27. Акты проверок правильности взимания налогов │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│28. Хозяйственные договоры и паспорта сделок │ 5 лет │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│29. Договоры о материальной ответственности │ 5 лет после │

│ │ увольнения лица │

├──────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│30. Образцы подписей материально-ответственных лиц │ До минования │

│ │ надобности │

└──────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────┘