Лабораторная работа №2 Консолидация баз данных и сводные таблицы Excel.

Цель занятия.

Изучение консолидации данных базы данных и построения сводных таблиц и диаграмм по данным исходных таблиц.

Начало работы: Открыть программуWordи создать файл «Отчет по лаборатории №2»; Открыть программуExcel и создать файл «Лабораторная работа №2».

Открыть Интернет для поиска значений команд по справочным системам.

Задание.

1. Изучить теоретическое обоснование.

2. Проанализировав структуру базы данных, созданной вами в ходе предыдущей лабораторной работы, сформулировать и реализовать требование по построению таблицы консолидированных данных. Сохранить файл, содержащий консолидированные данные. Задание по консолидации, таблицу и копию экрана поместить в файл отчета. Дать объяснение каждой копии и каждой команде.

3. Проанализировав структуру базы данных, созданной вами в ходе предыдущей лабораторной работы, сформулировать и реализовать требование по построению сводной таблицы данных. Сохранить файл, содержащий сводную таблицу. Задание по построению сводной таблицы, саму таблицу и копию экрана поместить в файл отчета. Дать объяснение каждой копии и каждой команде.

4. Оформить отчет: TimesNewRoman, 14; поля: верхнее – 2, нижнее – 1,5 левое – 3, правое – 1,5. Общая страница – не менее 15 стр.

5. Защищать Отчет у преподавателя.

Заключение.

В результате выполнения лабораторной работы вы должны знать и уметь выполнять:

консолидацию данных базы;

построения сводных таблиц по данным исходных таблиц.

Теоретическое обоснование.

1. Консолидация данных

Консолидация – это объединение данных, находящихся в одной таблице, разных таблицах на одном рабочем листе, на разных листах или разных книгах. Важным при этом является то, что таблицы должны иметь одинаковую структуру. Итоговая таблица, получаемая в результате консолидации, будет иметь одну строку-заголовок с ключевым полем (ключевым считается самое левое поле исходной таблицы или ее выделенной части) и данные, преобразованные в зависимости от того, какая функция преобразования будет выбрана.

Применение консолидации данных рассмотрим на примере. В качестве исходных данных будем использовать исходную базу данных созданную вами в предыдущей работе (см. рис.15 предыдущей работы).

В таблице повторяются названия издательств. Зададимся целью получить объединенные данные по продажам для каждого издательства за период с января по апрель 2000 года. Консолидированную таблицу разместим в новом листе.

Решение задачи складывается из следующих шагов.

Создаем новый лист. Находясь в этом листе вызываем диалоговое окно Консолидация (ДАННЫЕ->Консолидация…) (Data-Consolidate…) (рис.1).

Рис.1

Рис.1-mac

Заполняем поля окна, как показано на рисунке. В поле Функция (Function)задается функция, применяемая к консолидируемым данным. Поскольку мы хотим получить объединенные данные по продажам для каждого издательства, то выбираем функциюСумма (Sum).

В поле Ссылка (Reference)задается диапазон, для которого выполняется консолидация данных. База данных находится на Листе 1. Поэтому указываем его до координат записей с января по апрель (см. рис.15 предыдущей работы). Чтобы в верхней строке консолидированной таблицы отобразились названия полей, а ключевым полем считался крайний левый столбец выделенного фрагмента, включаем соответствующие переключатели. Включение флажка Создавать связи с исходными данными позволяет получить консолидированную таблицу в которой будут происходить изменения при изменении в исходной базе данных (в консолидируемых полях). После нажатияOKполучаем консолидированную таблицу (рис.2).

Рис.2

Поскольку поля ЖанриЦенанас не интересуют их можно удалить и получить модифицированную консолидированную таблицу (рис.3).

Рис.3

Сводные таблицы.

Сводные таблицы являются средством трансформации и анализа исходных данных. Как и для предыдущих задач, процесс построение сводной таблицы рассмотрим на конкретном примере. Прежде всего, сформулируем описание структуры сводной таблицы. Сводная таблица должна нести наглядную информацию о количестве заказанных книг по каждому издательству и жанру.

Сводные таблицы создаются с помощью Мастера сводных таблицза три шага.

Шаг 1.Выделяем любую ячейку исходной таблицы. Выбираем командуДАННЫЕ->Сводная таблица… (Data-PivotTable Report…). Результатом станет появление окна рис.4.

Рис.4

Рис.4-mac

Устанавливаем переключатели как показано на рисунке и нажимаем кнопку Далее (Next).

Шаг 2.В диалоговом окнеМастера сводных таблиц и диаграмм(рис.5.) задаем диапазон ячеек исходной таблицы. Нажимаем кнопкуДалее (Next).

Рис.5

Рис.5-mac

Шаг 3.В диалоговом окнеМастера сводных таблиц и диаграмм(рис.6.) устанавливаем переключатель новый лист чтобы сводная таблица была построена на новом листе. Нажимаем кнопкуМакет (Layout…).

Рис.6

Рис.6-mac

В появившемся диалоговом окне (рис.7) показан макет сводной таблицы. Перетаскиваем кнопки с наименованиями полей исходной таблицы на план-макет сводной таблицы.

Выбор кнопок для перетаскивания и место их расположения на самом макете определяется требуемой структурой сводной таблицы.

Рис.7

Рис.7-mac

В соответствии с требованиями к структуре сводной таблицы сформулированных выше расположим названия издательств в строках, названия жанров в столбцах, а количества заказанных книг соответствующего издательства и жанра составят содержание поля данных (рис.8).

Рис.8

Рис.8-mac

Нажимаем OK. и вернувшись в окно рис.6 нажимаем кнопкуГотово (Finish).

В результате создается новый лист и в нем сводная таблица (рис.9).

Рис.9

Рис.9-mac

С помощью кнопки Мастер диаграммна панелиСводные таблицыможно выбрать тип диаграммы для графического представления данных сводной таблицы.

Рис.10

Контрольные вопросы к лабораторной работе №2

1. В чем заключается цель данной лабораторной работы?

2. Дайте определение команды «Консолидация»;

3. Какие данные можно консолидировать?

4. Какие данные нельзя консолидировать?

5. Почему при консолидации данных в результирующей таблице возникают пустые ячейки?

6. Что такое команда «Сводная таблица»?

7. Как выбираются условия для создания сводной таблицы?

8. Какими преимуществами обладает сводная таблица по сравнению с консолидированной таблицей? Приведите пример, используя результаты своей лабораторной работы.

9. Что такое команда «Диаграмма»?

10. Какими преимуществами обладает диаграмма по сравнению с сводной таблицей?