Учетные регистры и формы бухгалтерского учета
Подготовленные первичные документы, в которых зафиксированы факты хозяйственной деятельности, должны быть зарегистрированы с целью последующей их группировки, отвечающей нуждам управления. После проверки первичного документа производится его контировка, т. е. запись на документе бухгалтерской проводки (в специально отведенных в документе графах или на оборотной стороне). После контировки документа бухгалтер производитразноску операции по счетам(записывает проводку в соответствующих учетных регистрах).Учетные регистры― это носители данных определенной формы, приспособленные для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях методом двойной записи. Ряд показателей учетных регистров переносится в бухгалтерскую отчетность.
Таким образом, данные первичных документов накапливаются и систематизируются в учетных регистрах. Результаты фактов хозяйственной жизни, имевших место за определенный промежуток времени, из учетных регистров в сгруппированном виде переносятся в бухгалтерскую отчетность. Схематично процесс трансформации бухгалтерских данных в отчетность представлен на рис. 13.
Рис. 13. Движение информации о хозяйственных операциях
Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны (табл. 1.9.). В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажные и безбумажные. Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек.
Книгапредставляет собой пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Страницы книги разграфлены в зависимости от специфики отражаемых в ней объектов наблюдения. Например, кассовая книга, Главная книга, книга депонированной заработной платы и др.
Карточки― предназначенные для длительного пользования бланки с отпечатанной таблицей. Они подлежат обязательной регистрации в специальном реестре с целью контроля за их сохранностью. Они наглядны, удобны в обращении и их легко сортировать. Примерами являются инвентарные карточки учета основных средств, карточки количественно-суммового учета материалов, готовой продукции и др.
Листы, так же, как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. На листах, например, производят расчет амортизации по видам основных средств, расчет себестоимости готовой продукции и пр.
К безбумажным учетным регистрам можно отнести учетные таблицы, сформированные в памяти компьютеров, дискетах, компакт-дисках и пр.
Таблица 1.9.
Классификация учетных регистров
|
Классификационный признак |
Виды учетных регистров |
|
Материальная основа |
|
|
Назначение |
1.Контокоррентные 2.Материальные 3.Многографные |
|
Способ группировки информации |
1.Хронологические 2.Систематические 3.Комбинированные |
|
Объем информации |
1.Синтетические 2.Аналитические |
По назначению регистры делят на контокоррентные, материальные и многографные.
Контокоррентные регистры предназначены для аналитического учета состояния расчетов предприятия с дебиторами и кредиторами.
Материальные регистры применяются для учета активов предприятия, выраженных в количественном измерении. Например, количественно-суммовая ведовость.
Многографные регистры содержат несколько колонок, предназначенных для отражения результата совершенных хозяйственных операций, и используются в основном для учета издержек.
По способу группировки бухгалтерские регистры делят на хронологические, систематические, комбинированные и синхронистические.
В хронологическихрегистрах результаты фактов хозяйственной жизни фиксируются по мере их возникновения (журнал регистрации хозяйственных операций).
В систематическихрегистрах хозяйственные операции группируются по определенным объектам учета (кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость, счета Главной книги).
В комбинированныхрегистрах налицо признаки хронологической и систематической записи, т. е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи и счета Главной книги. Например, книга Журнал-главная, журналы-ордера.
По объему информации бывают синтетическиеучетные регистры (Главная книга, журналы-ордера) ианалитическиеучетные регистры (количественно-суммовая и контокоррентная ведомости, карточка складского учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств и др.).
Данные учетных регистров согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» являются коммерческой тайной предприятия. Предприятиям рекомендовано применять в учете типовые формы бухгалтерских регистров. Например, кассовую книгу (ф. № КО-4), журналы-ордера, ведомости учета имущества и обязательств при упрощенной системе ведения учета субъектами малого предпринимательства и т. п. При отсутствии типовых форм учетных регистров предприятие самостоятельно разрабатывает удобные в использовании формы.
На практике бухгалтерские проводки переносятся в Журнал регистрации хозяйственных операций (табл. 1.10.).Это хронологический учетный регистр, т. е. все факты хозяйственной жизни регистрируются в журнале по мере их возникновения в хронологическом порядке. В журнале отражается номер хозяйственной операции по порядку, дата совершения, содержание хозяйственной операции, бухгалтерская проводка (корреспонденция счетов) и сумма. Причем сумма в журнале может записываться один раз ― общая сумма по бухгалтерской проводке, а при необходимости отразить аналитическое содержание общей суммы предусматриваются суммы частные.
Таблица 1.10.