Тема: Документирование хозяйственных операций.

1. Документация ее сущность и значение.

2. Виды бухгалтерских документов их классификация.

3. Порядок составления обработки, хранения документов. Понятие о первичном учете.

4. Организация документа оборота.

1. Документация – способ сплошного и прерывного отражения всех хозяйственных операций. Составление первичных документов является начальной стадий БУ. Все дальнейшие записи в учетные регистры на БУ производятся на основание правильно оформленных первичных документов.

Документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции и составляется в момент ее совершения. Бухгалтерские документы необходимы для обоснования непрерывно совершающихся хозяйственных операций, также для достоверности объективности и точности полученных в учете показателей. Документы являются важным средством контроля за сохранностью и правильном использовании имуществом предприятия с помощью документа ведется контроль за правильностью действий материально-ответственных лиц выявляют и предупреждают потери, недостачи, хищения. Кроме учетного документа носителями бухгалтерской информации мощные носители информации. Они используются в зависимости от средств автоматизации, которые применяются в организации. Одним из важных условий ведения документации является наличие в документах всех сведений, отражающих операцию в полном объеме. Показатели характеризующие хозяйственную операцию отраженную в документы называется реквизитами. Наличие которых зависит от содержания хозяйственных операций. К обязательным реквизитам относятся: смотри тему метод бухгалтерского учета.

Порядок работы с первичными документами регламентируются:

1. Положение о документах и документообороте в БУ;

2. Федеральный закон о БУ;

3. Положение поведения БУ и Бухгалтерской отчетности.

Первичными документы применяются в БУ в том случае, если они:

1. Составлены по образцу содержащихся в альбомах унивецированных форм первичной учетной документации;

2. Если подписаны лицами уполномоченными на совершение действий.

2.Для лучшего понятия назначения и порядке заполнения документа и способ отражения в них операций документы классифицируются по следующим признакам:

1) по порядку составления или объему, содержанию:

- первичные – которые составляются на каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения (кассовой ордер, расходный кассовый ордер и т.д.);

- сводные документы, которые составляются на основание первичных документов и обобщают сведения содержащиеся в них. Это позволяет осуществлять контроль за сохранностью имущества (кассовая книга по счету 50, отчет о движение животных и птицы, отчет о движении материальных ценностей по счету 10 и другие).

2) по назначению документы делиться на:

- распредительные – эти документы содержат приказ или распоряжение на совершение операции. Они не подтверждают факт совершения операции и не является основой отражения в учете (денежный чек на получение денежных средств, доверенность, платежное поручение и др.);

- исполнительные – характеризуют факт совершения хозяйственных операций и является основой для отражения в учете (табель учета рабочего времени, требование, накладная списание материальных ценностей, инвентаризационные описи и т.д.);

- комбинированные – это документы которые содержат элементы распоряжение и исполнение (совершения) хозяйственных операций. (Приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости и др.). Они сокращают количество документов и ускоряют обработку данных;

- бухгалтерского оформления используют для ускорения учетных записей накопительные ведомости, группированные ведомости, бухгалтерские справки и другие).

3) по способу отражения хозяйственных операций:

- разовые документы предназначены для оформления одной операции расходные и кассовые ордера, платежные получения и т.д.);

- накопительные предназначен для накопления однородных хозяйственных операций за определенный период (месяц, неделя и т.д.). Кассовая книга, наряды на сдельную работу, отсчеты о движение материальных ценностей, журнал надоя молока и т.д.

4) по месту составления:

- внутренние документы. Данные документы составляются на самом предприятии. Расходные, приходные кассовые ордера и т.д.;

- внешние документы. Данные документы поступают от других предприятий (Счета фактуры, товарные накладные, платежные требования и т.д.);

5) по порядку заполнения:

- документы ручного заполнения;

- заполнение с применением вычислительной техники.

6) по срокам хранения:

- текущего срока хранения (от 1 до 5 лет);

- постоянного хранения. Бухгалтерская отчетность.

7) по содержанию хозяйственных операций:

- материальные документы, в которой отражается наличие о движении средств и предмета труда;

- расчетные, где отражаются расчеты предприятия с другими контрагентами;

- денежные, где отражается движение денежных средств.

3. Документированная хозяйственные операции заключается в восприятии данных измерении, подсчет, взвешивание) и занесения полученных данных в документ (заполнения реквизитов предусмотренным документов). Таким образом, первичный учет – это комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах. Первичный учет составляе значительную часть всей учетно-экономической работы (от 40 до 60%). Поэтому к оформление документов предъявляются особые требования, которые определены.

«Положением поведения БУ и бухгалтерской отчетности в РФ»:

1. Своевременность оформления;

2. Точность, ясность и полнота содержания операций;

3. Четкая и разборчивая заполнение документов;

4. Документ должен быть составлен на бланке типовой формы;

5. Документы заполняются от руки и с применением ЭВМ;

6. Свободные строки в документах прочеркиваются;

7. Сумму в документах указываются цифрами и прописью;

8. Исправление в документы в корректурным способом. Однако, в кассовых и банковских документах исправление, помарки, подчистки не допускаются.

Поступающие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры подвергаются бухгалтерсой обработке.

Этапы обработки:

1. Проверка документа:

- проверка законности и целособразности совершения операции;

- проверка соблюдения форм документа и реквизита;

- арифметическая проверка.

2) токсировка – это выражения натуральных показателей в денежном выражении и подсчет общей суммы;

3) контировка – это указания в документе взаимосвязи между счетами, которые обозначается виде корреспонденции счетов;

4) группировка предусматривает объединение документов по однородным признакам за определенный период. Цель: это подготовка сводных данных за период;

5) запись документа в учетные регистры по бухгалтерским счетам;

6) гошение документов – это отметка на документах об их использовании, которые оформляются штампом (погашено, оплачено, получено);

7) все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки по группам документов и передаются на хранения в текущий архив. А некоторые документы после окончания текущего хранения передаются в постоянный архив. Перечень и сроки хранения документов порядок их передачи в архив утверждены главным архивным управлением. Ответственный за хранением документов на предприятия несет руководитель предприятия.

4. Документооборот – это движение документа от их момента их составления через все стадии обработки до сдачи в архив. Процесс документооборота регулируется графиком, которые разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. График документооборота является обязательным для всех работников связанных с оформлением документа. В нем указывается наименование документов, количество экземпляров, сроки составления ответственное лицо, которое составляет и подписывает документы, сроки представления документов в бухгалтерию, ответственное лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документы. Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы. График документооборота разрабатывается для каждого предприятия с учетом его конкретных особенность (размер, виды деятельности, структура управления и т.д.).