Создание связи с данными другой базы данных Access

Связывание позволяет создать связь с данными другой базы данных без их импорта, так что самые свежие данные можно будет просматривать и изменять в исходной и конечной базах данных, не создавая и не поддерживая две копии одних и тех же данных. Нельзя создавать связи с запросами, формами, отчетами, макросами и модулями.

При создании связи с таблицей базы данных Access автоматически создается новая таблица, называемая связанной, которая обеспечивает связь с исходными записями и полями. Любые изменения данных в исходной базе данных отражаются в связанной таблице конечной базы данных, и наоборот. Однако изменить структуру связанной таблицы в конечной базе данных нельзя. Другими словами, в связанной таблице невозможны такие изменения, как добавление или удаление полей или изменение типа данных поля.

Подготовка к созданию связей с таблицами базы данных Access

1. Найдите исходную базу данных.

Допустимыми форматами файлов являются MDB, MDE, ACCDB и ACCDE. Если исходная база данных защищена паролем, во время операции связывания будет предложено ввести пароль.

2. Определите таблицы для связывания.

Можно создавать связи с таблицами, но нельзя создавать связи с запросами, формами, отчетами, макросами и модулями.

Создавая связи с таблицами другой базы данных Access в первый раз, можно воспользоваться некоторыми полезными советами из приведенной ниже таблицы.

ЭЛЕМЕНТ	ОПИСАНИЕ
Несколько объектов	В одной операции связывания возможно создание связей с несколькими таблицами. Для каждой исходной таблицы создается связанная таблица.
Связанные таблицы в качестве источника	Создание связи с таблицей, которая уже является связанной таблицей в исходной базе данных, невозможно. Предположим, что таблица «Сотрудники1», которую требуется связать с базой данных «Продажи», фактически является связанной таблицей, имеющей связь с таблицей «Сотрудники» в базе данных «Ведомость». Использование таблицы «Сотрудники1» в базе данных «Продажи» в качестве исходной таблицы невозможно. Вместо этого следует создать непосредственную связь с таблицей «Сотрудники» базы данных «Ведомость».
Новая или существующая таблица	В каждой операции связывания для каждой исходной таблицы создается новая связанная таблица. Перезапись данных существующей таблицы или их добавление с помощью операции связывания невозможно.
Связи	Если выбираются несколько исходных таблиц, связи между таблицами автоматически переносятся в конечную базу данных. Однако изменение или удаление связей в конечной базе данных запрещено.
Поля подстановок	Если поле в таблице-источнике служит для подстановки значений из другой таблицы, необходимо создать связь со связанной таблицей, если требуется, чтобы в конечном поле отображались значения подстановок. Если связь со связанной таблицей или запросом создана не будет, в конечном поле будут отображаться только коды подстановок.

3. Закройте исходную базу данных. Убедитесь, что никто из пользователей не открыл ее в монопольном режиме.

4. Откройте конечную базу данных. Убедитесь, что она не является доступной только для чтения и у вас имеются необходимые разрешения на добавление объектов и данных в базу данных.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Если необходимо создать связи в новой базе данных, перед началом операции импорта следует создать пустую базу данных (в которой не содержатся таблицы, формы или отчеты).

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Создать.

В этой операции перезапись или изменение существующих таблиц или объектов не производится. Если в конечной базе данных уже существует объект с таким же именем, как у исходного объекта, к имени связанной таблицы автоматически добавляется число (1, 2, 3 и т. д.). Например, если связь с таблицей «Вопросы» создается из базы данных, в которой уже существует таблица с таким же именем, то в этом случае связанная таблица получит имя «Вопросы1». Если имя «Вопросы1» уже используется, новой таблице будет присвоено имя «Вопросы2» и т. д.

Важно отметить, что если требуется добавить записи исходной таблицы в таблицу конечной базы данных, вместо выполнения операции связывания необходимо использовать запрос на добавление.

Дополнительные сведения о запросах на добавление см. в статье Создание запроса на добавление.