1. Функции управления

На основании рассмотренных принципов и методов управления реализуются функции управления. Под функцией управления понимается относительно обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществить управляющее воздействие. В научной литературе приводится множество различных классификаций функций управления. По нашему мнению, основной классификацией является деление функций управления на общие и частные. Общие функции управления характерны для всех уровней управления, а частные – учитывают специфику конкретного уровня управления, конкретизируют управленческую работу. Общие функции управления жилищно-коммунальным хозяйством включают наиболее принципиальные вопросы, имеющие общий для всей отрасли характер (на уровне города) и обеспечивают единство действий всех составных частей (подотраслей) как хозяйственной системы. При осуществлении этих функций происходит распоряжение трудовыми, материальными, финансовыми и другими ресурсами. К общим функциям управления относятся (по аналогии с промышленностью): прогнозирование и планирование, организация деятельности, координация (регулирование), контроль, учет и анализ. Совокупность этих функций образует цикл управления.

Функция стратегического прогнозирования и планирования состоит из выбора целей и разработки, обеспечивающих достижение мероприятий, сведенных в планы реализации.

Сущность функции и выгоды стратегического прогнозирования (планирования) состоит в выборе из множества допустимых стратегий наиболее рациональной, обеспечивающей успешное социально-экономическое развитие любой организационно-экономической (хозяйственной) системы, в том числе управления городом, или жилищно-коммунальным хозяйством, или коммунальным предприятием. Следует обратить особое внимание на два важнейших элемента стратегического планирования: это, во-первых, правильный выбор цели и, во-вторых, выявление и корректный учет важнейших факторов, влияющих на способ достижения целей, например, инфляция, изменение спроса на услуги и продукцию ЖКХ, другое. Стратегическое прогнозирование (планирование) ориентируется, в первую очередь, на потребителя, а точнее, на прогнозы спроса на услуги. После определения объемов спроса оцениваются возможности организаций и потребность в ресурсах, а затем разрабатываются методы достижения целей (мероприятия и способы их реализации).

По результатам стратегического прогнозирования (планирования) разрабатываются планы: долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные, которые должны быть «указаны» между собой по ресурсам, срокам, целям.

При выборе стратегий и вариантов планов используются экономико-математические и логические модели.

Функция прогнозирования и планирования проявляется в деятельности всех органов управления. Значение этой функции возрастает с увеличением уровня управления, т.е. чем выше ранг управления, тем больший удельный вес принадлежит данной функции. Очевидно, чем выше уровень управления, тем больший ущерб будет нанесен хозяйству от низкого качества разработки планов или от их невыполнения.

Система плановых документов в ЖКХ представляет собой плановую модель функционирования и развития хозяйства города на основе многоукладной экономики и различных форм собственности на средства производства.

Функция организации заключается в выборе структуры и формировании системы производства и управления. Под этим понимается формирование определенной организации труда и производства, создание экономико-организационной и управленческой систем для реализации функции стратегического прогнозирования и планирования хозяйственной системы.

В соответствии с функцией организации определяют компетенцию каждого звена системы, устанавливают общие правила в работе.

Научный подход к организации процесса управления предприятием ЖКХ требует глубокого знания сущности функций, выработки методов организации выполнения работ в различных звеньях управляемой и управляющей системах. Типичным примером функции организации могут служить выборы в органы представительной власти (элемент политической системы) или создание муниципального предприятия по санитарной очистке города (элемент хозяйственной системы города).

Функция организации (также как и другие) осуществляется не стихийно, а в рамках определенных требований, причем функцию организации должно осуществлять лицо, наделенное для этого правами и, как правило, стоящее выше по иерархии управления организуемого объекта.

Функция координации (регулирования) занимает особое место в системе управления. Она обеспечивает соответствие всех элементов управления общим правилам и нормам, способствует согласованию между управляющей и управляемой системой, между отдельными элементами этих систем. С помощью координации обеспечиваются устойчивые связи между различными звеньями и ступенями управления. Координация устраняет возможные отклонения от заданной программы, способствует решению оперативных вопросов. Реализации функции регулирования предшествует анализ возникающих отклонений, выявление их причин и разработка мер по их ликвидации.

Функция регулирования особенно ярко проявляется в оперативном управлении ЖКХ. Это обусловлено тем, что процесс оказания услуг должен соответствовать спросу в конкретный момент, а процесс производства и реализации услуг осуществляется за короткий период времени. Так, например, движение подвижного состава городского пассажирского транспорта должно обеспечить перевозку пассажиров с заданными объемами и качеством. Только тщательно отлаженное регулирование движения пассажирского транспорта позволит рационально, с минимальными затратами обеспечить качественную перевозку пассажиров.

Контроль – одна из важнейших функций управления. Большое значение этой функции заключается в том, чтобы отслеживать реализацию решений любой системы управления во времени и пространстве. Системы управления не могут быть идеальными. Поэтому контроль является инструментом управления, обеспечивающим управляющую систему необходимой информацией о состоянии управляемого объекта. Он требует наличие регламентирующих (нормативных) документов. Сведения, содержащиеся в нормативных документах, сопоставляются в установленном порядке и в обусловленное время с фактическими результатами работы структурных подразделений и отдельных исполнителей.

В результате контроля, в ходе выполнения поставленных задач вносятся необходимые коррективы. «Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей». Например, на предприятиях водопроводно-канализационного хозяйства контроль за функционированием этой системы осуществляют диспетчерские службы. При обнаружении отклонений работы от заданной программы диспетчер оперативно принимает надлежащие меры по восстановлению регламента работы.

Функции учета и анализа служат для объективной оценки состояния управляемой и управляющей системы с целью разработки мероприятий, позволяющих повысить эффективность управления. На основании учета выполняемых работ проводится сопоставление фактических результатов с плановыми. Исследование отклонений (анализ результатов) позволило вскрыть недоиспользованные резервы производства, определить негативные и позитивные факторы, обосновать такие управленческие воздействия, которые, с одной стороны, повысят влияние положительных факторов, а с другой, - уменьшат или ликвидируют действие отрицательных факторов. На основании учета состояния ЖКХ соответствующие планово-бюджетные управления администрации городов проводят анализ возможности выполнения программ предприятиями ЖКХ, намечают пути и способы повышения эффективности работы коммунального хозяйства.

Особенность рассмотренных выше функций управления заключается в том, что в каждой из них проявляется действие остальных. В качестве примера рассмотрим, как осуществляется взаимосвязь функций «планирования» с другими функциями управления. Независимо от уровня управления процесс планирования нужно организовать, т.е. создать при необходимости соответствующие структурные подразделения и вменить в обязанности определенным работникам заниматься планированием. При этом требуется создание нормативных документов, регламентирующих процесс планирования. Содержание нормативных должно отвечать на вопросы: что делать? Как делать? К какому времени сделать? Кто должен делать? Однако, в процесс осуществления планирования может возникнуть, по объективным и субъективным причинам, некоторое отклонение (нарушений своевременности расчетов, ошибки в расчетах и т.д.). это отклонение можно ликвидировать путем координации деятельности исполнителей: усилить группы опытным плановым работником, передать часть плановой работы другим компетентным работникам и т.д. любое отклонение в процессе планирования может быть зафиксировано только с помощью контроля. От своевременности и оперативности контрольных функций зависит работа всего аппарата планирования.

Очевидно, что выполненная работа должна учитываться. Учет дает возможность установить кем, как, когда и какая выполнена работа. Учет является основной функцией анализа. Анализ представляет собой «совокупность методов формирования и обработки данных о деятельности предприятий, обеспечивающую объективность оценки их деятельности, определение тенденций развития, выявление резервов повышения эффективности производства и путей их использования». В логической цепочке функций управления анализ является конечной функцией, однако результаты анализа являются основой для формирования функций планирования. Таким образом замыкается цепочка функций управления: прогнозирование и планирование – организация деятельности – координирование (регулирование) – контроль – учет и анализ – планирование. Замкнутость системы обеспечивает ее саморегулирование и развитие. Изменение какой-либо функции отразится на всех остальных функциях. Поэтому возникает проблема научно обоснованного воздействия на функции управления для достижения желаемого состояния системы, т.е. для достижения цели системы.

В рассмотренной выше системе отсутствовал важный параметр – адрес функции. Если функции управления будут иметь адрес, то они будут относиться к частным функциям. Частные функции управления требуют для своего осуществления планирования, организации, координации (регулирования), контроля, учета и анализа. В выполнении специализированных функций управления проявляются все общие функции управления. К частным функциям управления предприятием ЖКХ можно отнести общее управление производством, организацию труда и заработной платы и т.д.

Все функции управления предприятием (организацией) городского хозяйства по их содержанию и назначению можно подразделить на три основные группы: общие (линейное) управление предприятием, специализированное управление. Техническое обслуживание общего и специализированного управления предприятием.

Функции общего (линейного) управления предприятием выражаются в технико-экономическом и социальном планировании, организации производственно-хозяйственной деятельности всего предприятия, координации и осуществлении оперативного управления производством, распоряжении трудовыми, материальными и денежными ресурсами, контроле, учете и анализе на всех стадиях производства. Управление в целом обеспечивает организацию труда и производства на всех стадиях и во всех звеньях производственного процесса. Вместе с тем определенная часть управленческих функций выступает в качестве специализированных.

В отличие от общего управления, решения структурных подразделений, выполняющих специализированные функции по организации процесса производства и управления, не имеют самостоятельного директивного характера. Основной задачей функциональных отделов является выработка предварительных решений, направленных на обеспечение эффективного использования средств, предметов труда и рабочей силы в процессе производства, а общее (линейное) управление имеет право вносить необходимые изменения в рекомендации, т.е. в предварительные решения, предлагаемые функциональными подразделениями. Следовательно, право принятия окончательного решения принадлежит общему руководству. Функциональные структурные подразделения несут ответственность за правильность методов и форм работы, за качество информации и разработанных рекомендаций.

Процесс управления предприятием (организацией) предполагает также выполнение ряда вспомогательных работ, связанных с обслуживанием общего и специализированного управления – организация рабочих мест сотрудников аппарата управления, обеспечение их необходимыми техническими средствами (оргтехники, средствами связи и т.д.), создание нормальных условий деятельности всех подразделений и т.п.

На крупных предприятиях ЖКХ функции управления производством можно сгруппировать так:

• общее руководство производственно-хозяйственной деятельностью, осуществляемое руководителем предприятия;

• техническое руководство производством, осуществляемое главным инженером предприятия и подчиненными ему структурными подразделениями;

• руководство экономикой производства, осуществляемое заместителем директора по экономическим вопросам и соответствующими подразделениями аппарата управления;

• руководство внутренними и внешними хозяйственными связями, осуществляемое заместителем директора по общим вопросам;

• руководство подготовкой и переподготовкой кадров, работа с кадрами, осуществляемая заместителем директора по кадрам.

Нельзя отождествлять задачи и функции органов управления. Задачи дают представление о целевом назначении данного органа, а функции – это виды деятельности, отличающиеся по объему, составу и методам решаемых вопросов, составляющие процесс управления.

Для определения перечня функций любого структурного подразделения или органа управления необходим глубокий анализ работы подразделения с тем, чтобы четко и логично определить основные направления и виды деятельности. Научно обоснованные положения о функциональных отделах и должностные инструкции работников аппарата различных служб позволяют составить схему линейных и функциональных связей всех структурных подразделений и должностных лиц. Составление схем линейных и функциональных связей дает возможность четко разграничивать функции и ликвидировать дублирование в работе структурных подразделений и должностных лиц, установить подчиненность, а также определить и обосновать связи между структурными подразделениями для получения и передачи необходимой производственной информации. В целях четкого и квалифицированного управления всеми сторонами деятельности предприятия требуется четкое разделение функций между всеми структурными подразделениями и работниками аппарата управления, что определяет специализацию кадров для выполнения определенной работы.

На крупных предприятиях и объединениях городского хозяйства для выполнения однородных функций управления создаются специализированные структурные подразделения (планово-экономический отдел, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.), которые осуществляют свою деятельность в соответствии с утвержденным руководителем предприятия положением об отделах. В положениях о конкретном отделе формируется цель и задачи отдела. На основании положения об отделе разрабатываются должностные инструкции работников отдела. В должностных инструкциях определяется тот круг работ, который возлагается на конкретного работника, точнее, на должность, занимаемую работником. В должностной инструкции записаны также права, обязанности и ответственность работника. Определен перечень документов, с которыми работает специалист, а также перечень документов, которые должен подготовить работник с указанием времени, отводимого на конкретную работу.

Количество структурных подразделений на предприятиях, выполняемые ими функции зависят от размера предприятия. Чем меньше размер предприятия, тем меньше структурных подразделений, тем больше функций возлагается на одно подразделение. Совокупность нескольких функций может выполняться одним отдельным исполнителем (а не специализированным отделом), который находится в подчинении одного из руководителей предприятия. Укрупнение предприятий приводит к специализации отделов. Так, в крупных трамвайно-троллейбусных, газовых, водопроводно-канализационных хозяйства с ростом этих предприятий создаются самостоятельные отделы: труда и заработной платы, финансовый, плановый, производственный; в небольших предприятиях все функции этих отделов выполняет один планово-производственный отдел. Внутри аппарата управления происходит функциональное разделение труда, что способствует специализации кадров по выполнению определенной работы: техническая и технологическая подготовка производства, разработка планов, обслуживание производства и т.д. специализация кадров позволяет создавать коллективы высококвалифицированных специалистов, глубоко знающих производство и конкретные функции по организации процесса управления. Что способствует повышению производительности труда и эффективности управления.

Детализация частных функций управления позволяет разделить их на основные виды работ, которые, в свою очередь, расчленяются на отдельные операции. Такая детализация необходима при обосновании требуемой численности управленческих работников для выполнения конкретных функций. Численность инженерно- технических работников и служащих предприятия определяется расчетным путем в зависимости от факторов, влияющих на объем выполнения каждой функции управления. Нормативы численности административно-управленческого персонала являются основой для разработки эффективных организационных структур управления предприятием ЖКХ.

Общее направление развития местного самоуправления, ориентированного на улучшение комплекса условий жизни населения соответствующей территории (лучшее удовлетворение хозяйственных, организационных, коммунальных, бытовых, экологических, социально-культурных потребностей), базируется на двоякой роди города как системы. Будучи главным звеном территориальной организации общества, город, во-первых, как элемент народнохозяйственного разделения общественного труда реализует определенные экономические, социальные и другие функции. Во-вторых, как территориальная общность город создает соответствующие условия жизнедеятельности населению, проживающему в нем и в зоне его влияния.

Учитывая двоякую роль города, на уровне управления можно выделить основные функции муниципального механизма:

1. Обеспечение участия населения в системе органов местного самоуправления.

2. Управление муниципальной собственностью и финансовыми средствами, концентрирующимися в городе.

3. Обслуживание населения и обеспечение его потребностей в коммунально-бытовых, социально-культурных, торговых, транспортных и других услугах.

4. Обеспечение развития соответствующей территории через формирование программ и планов, утверждение местных бюджетов, выработку стратегии и тактики управления местным хозяйством, земельными отношениями, экологией, через регулирование взаимоотношений с предприятиями, организациями и учреждениями на территории города.

5. Охрана общественного порядка, обеспечение режима занятости и защита интересов и прав местного самоуправления.