2_Access2007_Формы

ББК 32.973.26-018.2 О 74

Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В.

MS Access 2007. Формы

Учебное пособие.- СПбГУЭФ, 2010.- 90 с.

Учебное пособие продолжает серию учебно-методических материалов по технологии создания и работы с базами данных в среде системы управления реляционными базами данных – Microsoft Office Access 2007. Предыдущий выпуск этой серии “Создание реляционной базы данных и запросов” посвящен начальной стадии разработки базы данных: созданию таблиц и схемы базы данных, а также конструированию запросов на выборку и изменение данных. Таблицы и запросы образуют группу объектов, которые являются источниками данных в приложениях пользователя, в том числе в формах.

Формы являются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных. В пособии рассматривается разнообразный инструментарий Access 2007 для разработки форм. Показано, как с помощью форм выполняется загрузка в базу данных справочных, плановых и оперативно-учетных документов, а также их просмотр и редактирование. Все примеры форм в пособии построены на базе данных Поставка товаров, подготовка которой рассмотрена в первом пособии.

Учебное пособие предназначено для изучения соответствующих разделов курса информатики студентами общеэкономического факультета дневной, вечерней и заочной формы обучения, а также курса по базам данных студентами факультета РИТММ.

Рецензенты: профессор Е. В. Песоцкая профессор Е. Е. Иванов

ISBN 5-7310-1762-X

© Издательство СПбГУЭФ, 2010

Введение

Формы являются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных. Формы, адекватные формам первичных документов, позволяют выполнить загрузку справочных, плановых и оперативно-учетных данных, в любой момент просмотреть и отредактировать содержимое ранее введенных в базу данных документов, оформить новый документ.

Формы обеспечивают удобную работу с данными одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, которые выводятся на экран с использованием ее макета, разработанного пользователем. Работая с формой, пользователь может добавлять, удалять и изменять записи таблиц, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных, могут проверяться ограничения на доступ к данным, выводиться необходимые дополнительные сведения.

Форма состоит из элементов управления, которые отображают поля таблиц, и графические элементы, не связанные с полями таблиц. Графические элементы управления предназначены, прежде всего, для разработки макета формы: надписей, внедряемых объектов (рисунков, диаграмм), вычисляемых полей, кнопок, выполняющих печать, открывающих другие объекты или задачи.

Как форма в целом, так и каждый из ее элементов обладает множеством свойств. Посредством их изменения можно настроить внешний вид, размер, местоположение элементов в форме, определить источник данных формы, режим ввода/вывода, привязать к элементу выражение, макрос или программу. Набор свойств доступен в соответствующем окне, где они разбиты на категории, каждая из которых представлена на своей вкладке. Основными вкладками в окне свойств являются:

Макет — представляет свойства, ориентированные на определение внешнего вида формы или ее элементов;

Данные — представляет свойства для определения источника данных формы или ее элементов, режима использования формы

возникающие при работе с конкретным объектом или элементом: нажатие кнопки мыши, изменение данных, до обновления, после обновления, открытие или закрытие формы и т. д. Они могут быть инициированы пользователем или системой. С событием может

связываться макрос или процедура обработки события на языке VBA (Visual Basic for Applications), выполняющая некоторые действия или рассчитывающая значения. Например, в процедуре можно организовать открытие связанной формы, обновление данных таблицы расчетными значениями, печать формы, вывод отчета. Запрограммировав в процедурах вызов различных объектов базы данных, можно автоматизировать выполнение задач приложения.

Для быстрого создания формы предназначены мастера Access. Однако точное формирование макета формы, отвечающего заданным требованиям, дополнение процедурами обработки событий, возникающих в форме, обеспечивается средствами конструирования. Конструктор форм можно использовать как для создания новой формы, так и для редактирования формы, созданной мастером. Кроме того, в Access 2007 включены новые функциональные возможности, позволяющие выполнить доработку формы в режиме макета.

В процессе создания формы выбираются поля таблицы, которые должны быть представлены в форме, осуществляется их размещение в форме, создаются вычисляемые поля, графические элементы — кнопки, выключатели, элементы оформления, поясняющий текст и рисунки. Для настройки различных элементов формы используется типовой набор их свойств.

Формы в Access могут быть представлены в трех режимах.

Режим формы предназначен для ввода, просмотра и корректировки данных таблиц, на которых основана форма.

Режим макета обеспечивает просмотр данных почти в таком виде, в каком они отображаются в режиме формы, и в тоже время позволяет изменять макет формы. В этом режиме элементы формы становятся выделяемыми, их можно перетаскивать в другие места, редактировать содержимое надписей полей, изменять формат, размер и т. п. Режим макета позволяет удобно настраивать внешний вид формы и может использоваться для внесения большинства структурных изменений. Если некоторую задачу невозможно выполнить в режиме макета, следует переключиться в режим конструктора.

Конструктор предназначен для разработки формы с помощью полного набора инструментов, обеспечивающего более детальную проработку структуры формы, использование всех элементов управления. В этом режиме форму можно разработать с нуля или

доработать ее после создания мастером. Просмотр данных при внесении изменений в этом режиме не предусматривается.

Однотабличные формы

Однотабличная форма предназначена для загрузки, просмотра и корректировки данных одной таблицы. Источником данных такой формы служит единственная таблица или запрос. Она может быть легко создана одним щелчком мыши с помощью команд автоматического создания формы: Форма (Form), Разделенная форма (Split Form) или

Несколько элементов (Multiple Items), размещенных на вкладке ленты Создание (Create) в группе Формы (Forms) (рис. 1). Для последующей настройки формы в соответствии с требованиями пользователя ее можно доработать в режиме макета или конструктора. Можно удалить из формы ненужные поля, изменить расположение элементов управления и подобрать их размеры, добавить новые элементы управления, произвести вычисления, задать свойства формы и ее элементов управления.

Рис. 1. Команды группы Формы на вкладке ленты Создание

Формы, созданные с помощью перечисленных команд, отличаются, прежде всего, способом отображения записей базового источника данных. В форме, созданной с помощью команды Форма (Form), одновременно отображается только одна запись, поэтому ее целесообразно использовать, например, в случае, когда таблица включает поля с данными, требующими большого окна для отображения (поле МЕМО, диаграмма, фотография). Поля отображаемой записи располагаются внутри одного раздела формы, в столбик (макет в столбик) с надписью слева от каждого поля.

В форме, созданной с помощью команды Несколько элементов(Multiple Items), отображается сразу несколько записей, и все поля записи размещаются в одной строке, что удобно для ввода данных из простых справочников, имеющих только табличную часть. Этот макет формы аналогичен отображению записей таблицы в режиме

таблицы, однако при этом предоставляются многочисленные возможности по настройке отображения и дополнения новыми элементами.

В форме, созданной с помощью команды Разделенная форма (Split Form), одновременно отображаются данные в двух представлениях — в одном ее разделе записи отображаются в виде таблицы, в другом выводится единственная выделенная в таблице запись, предназначенная для удобной работы с ее данными.

Общим для этих команд является то, что они автоматически создают для выбранной таблицы или запроса форму, не вступая в диалог с пользователем, и сразу выводят на экран форму в режиме макета.

Создать однотабличную форму можно и с помощью команды Мастер форм (Form Wizard), размещенной на вкладке ленты Создание (Create)

вгруппе Формы (Forms) в списке команд Другие формы (More Forms).

Вдиалоговых окнах мастера пользователь выбирает поля, которые надо включать в форму, способ отображения записей, стиль оформления.

Создание однотабличной формы

Создайте однотабличную форму СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ для ввода, просмотра и корректировки данных таблицы ТОВАР в базе данных Поставка товаров. Поскольку в таблице есть поле с фотографией, требующее большой области для отображения, одновременно выводите в форме поля только одной записи таблицы.

Чтобы источником записей формы стала таблица ТОВАР, выберите ее в области переходов и выполните команду Форма (Form) на вкладке ленты Создание (Create). Эта команда обеспечит автоматическое создание формы на основе только одной выбранной таблицы.

Замечание

Если таблица имеет одну подчиненную таблицу, с которой она находится в отношении 1 : М, на ее основе автоматически будет построена подчиненная форма, отображающая записи, связанные с текущей записью главной формы. Если необходимо построить однотабличную форму, следует удалить связи. Автоматическое построение однотабличной формы в рассматриваемом примере обусловлено тем, что таблице ТОВАР в схеме данных подчинено две таблицы.

Завершается работа команды отображением формы в режиме макета (рис. 2). При этом в форме отображаются поля одной записи таблицы,

расположенные в столбец. Подписи полей в форме соответствуют заданным значениям в соответствующих свойствах при определении структуры таблицы. Заголовок формы соответствует имени таблицы источника ТОВАР. Скрытые в таблице поля не включаются в форму.

Рис. 2. Форма, полученная по команде Форма, для работы с таблицей ТОВАР

Редактирование формы в режиме макета

В режиме макета можно просматривать данные практически также как в режиме формы и в то же время вносить изменения в форму. Это средство функционирует по принципу WYSIWYG (что видим, то и получаем), позволяет вносить изменения в форму и тут же видеть результат внесенных изменений, что очень удобно для уточнения местоположения, размера, шрифта элементов управления, изменения текста надписей и выполнения других задач, связанных с внешним видом и удобством формы. При отображении формы в режиме макета появляются вкладки ленты инструментов Работа с макетами форм |

Формат (Form Layout Tools | Format) и Упорядочить (Arrange) (рис. 3 и 4), которые сохраняются на экране, пока активно окно формы и не выполнено переключение в другой режим.

Рис. 3. Вкладка ленты Работа с макетами форм | Формат

Рис. 4. Вкладка ленты Работа с макетами форм | Упорядочить

1.Для открытия формы в режиме макета выберите ее в области переходов и в контекстном меню щелкните на строке Режим макета (Layout View). Если форма открыта и необходимо переключиться в режим макета, щелкните на соответствующем значке строки состояния или выполните команду Режим макета из списка кнопки Режим (View) на вкладке ленты

Главная (Home).

2.Измените заголовок формы ТОВАР на СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ. Для перехода к редактированию заголовка щелкните на значке Заголовок (Title) в группе Элементы управления (Controls) на вкладке ленты Формат или просто сделайте двойной щелчок на нем.

3.Измените неоправданно большую ширину полей формы. Для этого щелкните на любом из них и перетащите его правую границу. Изменится ширина всех полей формы. Это объясняется тем, что при создании формы с помощью команды Форма (Form) автоматически создается макет в столбик. Макеты элементов управления — это направляющие, по которым выравниваются элементы по вертикали и горизонтали для единообразного оформления формы. В форме может быть несколько макетов элементов управлению.

Врамках одного макета, созданного в форме, невозможно изменение местоположения и ширины отдельных элементов. Чтобы сделать это, следует создать новый макет или просто удалить элемент из макета.

4.Измените местоположение фотографии в форме, разместив ее справа от всех других полей. Для создания нового макета щелкните на поле с фотографией и на значке В столбик (Stacked) на вкладке ленты Упорядочить (Arrange) в группе

Макет элемента управления (Control Layout). Во второй макет будет включено одно поле. При необходимости создать второй макет на основе нескольких полей выберите их, удерживая нажатой клавишу <Shift>, и затем щелкните на значке в столбик. Перетащите новый макет в нужное место и измените размер поля с фотографией.

5.Вместо создания нового макета можно удалить элемент из существующего макета, щелкнув на поле с фотографией и на значке Удалить (Remove) на вкладке ленты Упорядочить

(Arrange) в группе Макет элемента управления (Control Layout). При этом элемент будет размещен вне макета, и его можно настраивать без влияния на положение любых других элементов. В этом случае надпись и поле могут изменяться независимо. Переместите поле в нужное место, а надпись удалите из формы, выделив ее и нажав клавишу <Delete>.

6.Чтобы убрать рамку вокруг фотографии, выберите для поля на вкладке ленты Формат (Format) в группе Элементы управления (Controls) Цвет линии (Line Color) прозрачный.

7.Замените эмблему в форме. Для этого удалите эмблему, которая автоматически вставилась в форму при ее создании и, щелкнув на значке Эмблема, выберите свой рисунок. Место эмблемы в форме и ее размер определяются элементом Auto_Logo0, размещенным в заголовке формы. Однако при необходимости месторасположение и размер эмблемы можно изменить.

8.Access включает 25 разнообразных тем, которые можно применить к форме для придания ей законченного вида. В режиме макета на вкладке ленты Формат (Format) представлена коллекция Автоформат (AutoFormat). Выберите понравившуюся вам тему и щелкните на ней, чтобы применить ее к форме.

9.Для изменения внешнего вида элемента управления в форме в зависимости от одного или нескольких условий используйте условное форматирование. Измените в форме ТОВАР цвет денежных значений в поле ЦЕНА на красный, когда они оказываются выше заданной величины, например 2000 руб.

10.Самым простым способом добавления условного форматирования к данным или элементам управления является использование диалогового окна Условное форматирование

(Conditional Formatting). Выберите поле ЦЕНА, в котором нужно изменить цвет значения при заданном условии. На вкладке ленты Формат (Format) в группе Шрифт (Font) выберите команду Условное (Conditional). Откроется диалоговое окно Условное форматирование (рис. 5).

Рис. 5. Окно определения условий форматирования и форматов

11.В области Условие 1 (Condition 1) в поле со списком выберите пункт Значение поля (Field Value Is), тип сравнения во втором списке — меньше (less than) и введите постоянное значение в третье поле — 2000, не используя знака денежных единиц.

12.Выберите начертание шрифта, цвет и другие параметры форматирования, используемые при выполнении условий. Нажмите кнопку OK.

Выбранное форматирование применяется только в тех случаях, когда значение элемента управления удовлетворяет условию.

Для каждого элемента управления можно указать до трех условий. Чтобы добавить новое условие или удалить существующее, нажмите соответствующие кнопки в окне Условное форматирование

(Conditional Formatting).

13.Вставьте в форму дату. Для этого щелкните на кнопке Дата и время (Date and Time) на вкладке ленты Формат (Format). В

открывшемся окне Дата и время выберите формат даты, уберите флажок Формат времени (Include Time) и нажмите кнопку OK.

14.Редактирование формы, ее разделов и входящих в нее элементов управления может быть произведено не только графическими средствами, но и путем изменения их свойств. Для изменения свойств предназначена область свойств. Откройте область свойств, выбрав кнопку Страница свойств

(Property Sheet) на вкладке ленты Упорядочить (Arrange). В

окне свойств (рис. 6) в списке поля Возможен выбор (Selection Type:) отображаются все элементы формы. Выберите в списке строку Форма (Form). Чтобы убедиться в действенности свойств элементов, в открывшихся свойствах формы на вкладке