- •Часть I. Подготовка данных. 12
- •Часть II 21
- •Введение
- •Начальные сведения Excel 2007 Структура Экрана
- •Некоторые операции с листами
- •Сохранение рабочей Книги
- •Ячейки, блоки и диапазоны ячеек
- •Типы данных
- •Ввод и форматирование данных в таблице
- •Диагностика ошибок в формулах Excel
- •Использование встроенных функций при создании формул
- •Копирование формул в электронных таблицах
- •Редактирование ячеек
- •Форматирование электронной таблицы
- •Вставка и удаление строк и столбцов
- •Сортировка данных в таблице
- •Создание именованных блоков
- •Правила присвоения имён блокам и ячейкам:
- •Практическое задание Часть I. Подготовка данных.
- •Создание и ведение базы данных.
- •Поле со списком
- •Функции просмотр и впр
- •Применение функции просмотр
- •Применение функции впр
- •Логические функции
- •Применение функции если для вычисления Долга
- •Защита листа
- •Часть II Сортировка таблицы
- •Фильтрация данных
- •Формирование итогов
- •Построение круговой диаграммы
- •Фильтрация (выборка) данных
- •Сводные таблицы
- •Построение диаграммы по данным сводной таблицы
- •Группировка элементов по временным диапазонам
- •Слияние. Письма и рассылки
- •Порядок создания писем:
- •Сообщение
- •Использование технологии ole
- •Вопросы для самопроверки
Слияние. Письма и рассылки
Word имеет возможность создавать и тиражировать письма, сообщения и др., имеющие постоянный текст и переменную информацию. Переменной информацией могут быть адреса, фамилии, организации, значения данных из таблиц и т.д. Для этой цели в Word имеется инструмент Слияние.
Операцию можно выполнять, используя Мастер слияния. Рассмотрим слияние на результатах примера листа Если.
Последовательность выполнения работы:
подготовка источника данных в Excel;
создание постоянной части основного документа в Word;
вставка в основной документ полей слияния и полей Word;
предварительный просмотр результатов слияния;
получение составного документа.
Пример. Разослать письма с уведомлением тем заказчикам, у которых очень большой долг.
Для этого сначала с помощью Фильтра отберем из таблицы тех заказчиков, которые имеют такой долг.
Получим таблицу данных, которая служит источником данных для слияния. Скопируем источник данных на лист Слияние, начиная с первой ячейки А1.
Сохраним файл под именем Учебная задача и закроем его.
Порядок создания писем:
Создать в Word основной документ (например, Сообщение). Внести в него постоянный текст.
Сообщение
Адрес:
Заказчик
Предлагаем немедленно погасить задолженность сумме
Бухгалтер Петров В.В.
Сохранить документ в своей папке (папке студента), под именем Сообщение. Документ Сообщение не закрывать.
Для выбора типа основного документа на панели инструментов нажать кнопку Рассылки/ Начать слияние
Установить флажок Письма.
Для подключения к источнику данных нажать на панели инструментов кнопку – Использовать существующий список.
В окне Выбор источника данных найти и выделить файл Учебная задача и нажать кнопку Открыть.
В следующем окне выделить лист Слияние - источник данных и нажать ОК.
Установить курсор в основной документ после пробела за словом Адрес и нажать на панели инструментов кнопку – Вставить поля слияния. Выбрать название первого поля Адрес и нажать кнопку Вставить.
Эти же операции повторить для полей Наименование заказчика и поля Долг+Пеня.
После того, как вставлены все поля, на панели инструментов нажать кнопку – Просмотр результатов.
Заполнится данными одно письмо. С помощью кнопки Перейти к записи можно просмотреть другие письма.
Для создания всех писем, надо выполнить слияние с помощью кнопки – Найти и объединить.
Откроется окно Составные новые документы. Установить флажок Все и нажать ОК. Все письма создаются на отдельных страницах Их можно просмотреть и распечатать.
Примечание: При создании писем иногда требуется изменять обращение к клиенту в зависимости от его пола: Уважаемый господин или Уважаемая госпожа. Для автоматизации этого необходимо присутствие пола клиента в источнике данных (в нашем примере его нет). Можно добавить столбец, заполненный соответственно М или Ж.
Для изменения обращения необходимо:
Установить курсор в начало той строки, в которой должно быть обращение к клиенту.
Нажать кнопкуДобавить поле Word на панели Слияние и выбрать из списка Правила строку IF…THEN…ELSE.
В появившемся диалоговом окне в списке поле выбрать слово “Пол”.
В списке оператор выбрать слово “Равно” и в списке значение следует ввести М.
В окне Вставить следующий текст: Уважаемый господин.
В окне В противном случае вставить следующий текст: Уважаемая госпожа.
Нажать кнопку ОК.