20.Описание, индексирование, и систематизация карточек в архивах.

Под описание документов подразумевают составления каталогов, в которых отражена информация о поступившем документе. Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой схемой классификации документной информации.

Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Номинальный признак

Предметно-вопросный признак

Авторский признак

Корреспондентский

Географический

Хронологический признак

Экспертный признак

После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел - перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются. Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.

21. Поиск документов в архивных учреждениях

Для поиска документов, не оконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-контрольным картотекам. Схема поиска документной информации в делопроизводстве и архиве учреждения, в учреждениях велись картотеки входящих и исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов, а также отдельные контрольные картотеки жалоб и заявлений граждан, документов по личному составу, научно-технической документации и др. Неудобством этих картотек было то, что они имели, как правило, один уровень входа, соответствовавший принципу систематизации карточек. Так, карточки регистрации входящих документов систематизировались, как правило, по дате поступления документа, а карточки регистрации исходящих документов — по адресатам. В этом случае, когда неизвестна точная дата поступления документа или точное название адресата, но известен вопрос, могли возникать трудности с поиском.

В настоящее время традиционные картотеки почти повсеместно уступили место регистрационным базам данных и интегрированным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), разработанным на основе таких СУБД, как Lotus Notes или Docs Open, Personal Oracle и др.

Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в считанные секунды найдет все документы, соответствующие запросу. Еще одним преимуществом для поиска в АСД является то, что они позволяют тут же просмотреть текст найденного документа, введенный с помощью сканера, или даже графическое изображение.

поэтому существенное значение имеет не только № дела, но и № опись дела.

Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие содержание документа на уровне единицы хранения, как правило, недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообразно воспользоваться картотеками и каталогами архива учреждения, где, как правило, информация описывается подокументно.

Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.