- •11. Комплектование архива, определение источников комплектования
- •12.Использование архивных документов направления и цели
- •13.Организация комплектования
- •14.Формы использования архивных документов
- •15. Экспертиза ценности документов
- •16. Регулирование доступа к документам Архивного фонда рф
- •17. Учет документов в архивах: организация учета
- •18.Документы, подлежащие засекречиванию и рассекречиванию
- •19.Составление учетных документов в архивах
- •20.Описание, индексирование, и систематизация карточек в архивах.
- •21. Поиск документов в архивных учреждениях
- •22.Обеспечение сохранности документов Архивного Фонда
- •23.Поиск документов в государственном архиве
- •24. Система нса к архивным документам
- •25.Анализ использования архивных документов
- •26.Описание документов Архивного Фонда
- •27.Описание документов и дел по личному происхождению
- •28.Этапы информатизации архивного дела, объекты и цели информатизации
- •29.Информационные технологии и организации их внедрения в архивах
- •30. Электронные документы и архивы
29.Информационные технологии и организации их внедрения в архивах
В архивном деле в основном применяется технология баз данных(БД), а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т.д.).Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением. Учетные базы данных. Служат для обработки статистических массивов— учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.Учетные базы данных в а р х и в е у ч р е ж д е н и й предназначены для определения количества документов в единицах учета(единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному(многофункциональному) принципу. По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов идел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комлектования и др.
Организация внедрения информационных технологий в архиве. Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов.
1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций
ведомства или направления работы архива, которое подлежит
компьютеризации.
2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное
значение имеет доскональное знание проектировщиками правил
и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а
также знание основ технологии баз данных (структура БД, таблицы,
поля, отчеты и т.д.). Как правило, фирма — системный интегратор
— предлагает самостоятельно провести обследование делопроизводства.
3. Поиск подходящего под определенную задачу программного
продукта и фирмы — системного интегратора. Здесь имеют значение
не только затраты на программное обеспечение и технику, но
и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.
4. Заключение договора, к которому прилагается техническое
задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование
данных в новые версии программы, поддержку «горячей
линии», состав документации — сопровождения к программному
обеспечению, обучение специалистов и т.п.
5. Создание, установка и адаптация программы осуществляется
программистом или фирмой — системным интегратором — на
основе технического задания.
6. Сертифицирование и регистрация программного продукта.
7. Поддержка и обслуживание системы.
При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.
30. Электронные документы и архивы
Электронный архив - это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде.
Электро́нный докуме́нт: зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, звукозаписи или изображения) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники
Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ поведению государственного земельного кадастра, банка данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.) Также оцифровка документов более раннего периода.
-Основными направлениями деятельности электронных архивов
являются:
-разработка принципов хранения информации;
-защита информации;
-активизация вторичного использования информации;
-стандартизация критериев описания данных;
-оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых
файлов;
-регулирование отношений между архивом и разработчиком
машиночитаемых данных;
-реализация информационных услуг и исследовательских проектов.
В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии.