8. Машинно-ориентированная форма учета (компьютерная форма)

Мащинно-ориентиррванная (таблично-автоматизированная) форма учета получила развитие с таблично-перфокарточной формы, разработанной в 1955 г. В.И. Исаковым и развитием средств вычислительной техники, в настоящее время компьютеров.

Таблично-автоматизированная форма получила свое название от двух слов: "таблица", т.к. внешний вид основного регистра - машинограмма (распечатка) и "автоматизация", т.к. при применении этой формы автоматически осуществляется обработка информации с использо­ванием программ для вычислительной техники.

Бухгалтер работает на машине в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обра­ботки информации и получения соответствующих выходных данных (документов, регист­ров-машинограмм).

В основу автоматизированной системы обработки информации положены следующие ос­новные принципы:

1. Сохранение метода двойной записи при отражении хозяйственных фактов с использова­нием кодов типовой корреспонденции счетов и быстрого их ввода. Изменение или дополне­ние типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного типового редактора.

2. Большой объем памяти вычислительных машин, позволяет работать с субсчетами всех уровней с выполнением без особой сложности любых накопительных операций (расчетов по заработной плате, амортизации, себестоимости и т.д.).

3. Обработка на вычислительных машинах первичной учетной информации по разным про­граммам с учетом решения конкретных задач в зависимости от требований пользователей информации. Вычислительная техника (компьютеризация) становится определяющим фак­тором организации труда бухгалтеров.

4. Получение на основе обработки информации сформированного банка данных, использо­вание которого на разных уровнях управления создает перспективу обеспечения ведения учета в запрос но-ответном режиме, исходя из потребностей пользователя информации.

5. Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе бан­ка данных.

6. Однократный ввод, исключающий дублирование данных и многократное использование путем формирования единого подхода к оценке значимости информационной системы на всех уровнях принятия управленческих решений, прогнозирования, обобщения, оперативно­го, предварительного и последующего контроля и осуществления анализа хозяйственной деятельности.

Процесс обработки информации при машинно-ориентированной форме учета представлен на схеме 12.

Условные обозначения: запись

сверка записей

Схема 12. Машинно-ориентированная форма учета

Последовательность записей при автоматизированной форме учета следующая. Информация первичных и сводных учетных документов фиксируется на разовых машинных носителях. Учет может осуществляться путем заполнения журнала хозяйственных операций. Все дан­ные, записанные за определенный период на носителях, пропускаются через компьютер (машину) для подсчета и для печати информации. На основании данных об остатках и обо­ротах печатаются регистры синтетического и аналитического учета за любой период и в ко­роткое время (журналы-ордера, ведомости к ним, оборотные ведомости и т.д.). Итоги обо­ротных ведомостей по аналитическим счетам сверяют с данными оборотных ведомостей посинтетическим счетам, формируются остатки и составляется баланс.

Основой формы являются следующие группы машинных носителей информации:

- разовая - создается по текущим первичным учетным документам;

- постоянная - записывается на машинные носители или находится в запоминающем устрой­стве компьютера (машины);

- итоговая или сальдовая - автоматически создаются и записываются на машинные носители и на печать.