- •Раздел II. Каноническое проектирование эис
- •Глава 3 содержание и методы канонического проектирования эис
- •3.1 Состав стадий и этапов канонического проектирования эис
- •3.2 Состав и содержание работ на предпроектной стадии создания эис
- •План-график выполнения работ на стадии сбора материалов обследования
- •3.3 Состав и содержание работ на стадии техно-рабочего проектирования
- •3.4 Состав и содержание работ
- •Глава 4 проектирование классификаторов технико-экономической информации
- •4.1. Основные понятия классификации экономической информации
- •4.2 Понятия и основные системы
- •4.3 Состав и содержание операций
- •4. Разработка методики построения классификатора
- •4.4 Понятие Единой системы
- •4.5 Технология использования штрихового кодирования экономической информации
- •Глава 5 проектирование системы экономической документации
- •5.1 Понятие унифицированной системы документации
- •5.2 Проектирование
- •5.2.1 Особенности проектирования форм первичных документов
- •5.2.2 Особенности проектирования форм документов результатной информации
- •Глава 6 проектирование внутримашинного информационного обеспечения эис
- •6.1 Проектирование экранных форм электронных документов
- •Бумажные формы
- •Электронные формы
- •6.2 Понятие информационной базы и способы ее организации
- •6.3 Проектирование информационной базы
- •Глава 7 основы проектирования технологических процессов обработки данных
- •7.1 Основные понятия и классификация технологических процессов обработки данных
- •7.2 Показатели оценки эффективности и выбор варианта организации технологических процессов
- •Глава 8 проектирование процессов получения первичной информации, создания и ведения информационной базы
- •8.1 Проектирование процессов
- •8.2 Проектирование процесса загрузки
- •8.3 Проектирование процесса автоматизированного ввода бумажных документов
- •Глава 9 проектирование технологических процессов обработки экономической информации в локальных эис
- •9.1 Организация решения
- •9.2 Проектирование технологических процессов обработки данных в пакетном режиме
- •9.3 Проектирование технологических процессов обработки данных в диалоговом режиме
5.2.1 Особенности проектирования форм первичных документов
Первичные документыпредназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.
При проектировании форм первичных документов (рис. 5.2) должны учитываться следующие принципы:
• отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;
• отсутствие дублирования показателей в документах;
• выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;
• выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;
• логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия -> наименование цеха -> номер участка);
• согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.
Рис. 5.2. Схемы основных форм первичных документов:
а - линейная, б - анкетная, в - табличная форма (для многозначных реквизитов)
Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности.
1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.
2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и не переносимые на машинные носители.
3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.
4. Выбор какой-либо формы первичного документа.
5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.
6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.
7. Выбор формата бумажного носителя.
8. Построение эскиза документа соответствующей формы.
9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.
10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом.
Как правило, используют ряд типовых форм документов (см. рис. 5.2). Например, линейная форма(а) отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали.Анкетная форма (б) используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали.Табличная форма(в) используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов.
Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон (рис. 5.3):
Рис. 5.3. Макет первичного документа комбинированной формы
I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке;
II - содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков (1), совокупность группировочных признаков (2) и группу реквизитов-оснований (3);
III - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.