Обновление записей

1. На вкладке «Конструктор» в группе «Тип запроса» выберите команду «Обновление».

В описанной здесь процедуре показано, как преобразовать запрос на выборку в запрос на обновление. При такой операции Access добавляет строку «Обновление» в бланк запроса. На следующем рисунке показан запрос на обновление, возвращающий все активы компании, приобретенные после 5 января 2005 г. и изменяющий размещение на «Склад 3» для всех записей, удовлетворяющих этому условию.

2. Выберите поле с данными, которые следует обновить, и введите выражение (условие изменения) в строке «Обновление» для этого поля.

В строке «Обновление» можно использовать любое допустимое выражение.

3. На вкладке «Конструктор» в группе «Результаты» выберите команду «Запуск».

Появится предупреждающее сообщение.

4. Нажмите кнопку «Да», чтобы выполнить запрос и обновить данные.

5. После выполнения запроса можно заметить, что в его результатах отсутствуют некоторые поля. Если запрос содержит поля, которые не обновлялись, по умолчанию эти поля не отображаются в результатах. Предположим, что были включены поля «Код» из двух таблиц, чтобы убедиться, что запрос возвращает и обрабатывает нужные записи. Если эти поля «Код» не обновлялись, то в приложении Access они не отображаются в результатах.

Создание и выполнение запроса на добавление

Процесс создания запроса на добавление состоит из следующих основных шагов.

• Создание запроса на выборку

• Преобразование запроса на выборку в запрос на добавление

• Выбор конечных полей для каждого столбца в запросе на добавление

• Выполнение запроса на добавление записей

Преобразование запроса на выборку в запрос на добавление

1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа открытого запроса и в контекстном меню выберите команду «Конструктор».

2. На вкладке «Конструктор» в группе «Тип запроса» выберите команду «Добавление».

Появится диалоговое окно «Добавление».

3. Здесь можно выбрать, добавлять ли записи из таблицы в другую таблицу той же базы данных или в таблицу другой базы данных.

• Добавление записей в таблицу в той же базе данных

1. В диалоговом окне «Добавление» выберите пункт «Текущая база данных» (если он еще не выбран), а затем в поле со списком «Имя таблицы» выберите конечную таблицу.

2. Нажмите кнопку «ОК».

То, что будет отображаться на экране, зависит от способа создания запроса на выборку. Например, если из исходной таблицы или запроса были взяты все поля, эти поля будут добавлены в конечную таблицу к строке «Добавление записей в таблицу» в бланке запроса.

-или-

Если в запрос были добавлены отдельные поля, а имена полей в исходной и конечной таблицах совпадают, то имена полей конечной таблицы будут автоматически добавлены в строку запроса «Добавление записей в таблицу».

-или-

Если были добавлены отдельные поля и некоторые или все имена полей в исходной и конечной таблице не совпадают, то поля с несовпадающими именами будут оставлены пустыми. Можно щелкнуть ячейку в строке «Добавление записей в таблицу» и выбрать конечное поле.

На этом рисунке показано, как щелкнуть ячейку в строке «Добавление записей в таблицу» и выбрать конечное поле.

 Если результирующее поле оставлено пустым, запрос не добавит данных к этому полю.

3. Для предварительного просмотра внесенных изменений переключитесь в режим таблицы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа таблицы и выберите команду «Режим таблицы».

-или-

В области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите команду «Конструктор».

1. Вернитесь в режим конструктора и нажмите кнопку «Выполнить» , чтобы добавить записи.

2. Рассмотреть возможность и последовательность создания перекрестных запросов.

Перекрестные запросы специально предназначены для представления данных в удобном для анализа виде и проведения расчетов. Здесь можно подсчитывать сумму, находить максимальные, минимальные, средние значения и пр. Результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных (созданным из полей таблиц). Один из наборов задает заголовки столбцов, а другой – заголовки строк таблицы запроса. Для упрощения создания таких запросов в ACCESS есть мастер.

Перекрестный запрос можно создать при условии, что все необходимые для него данные сведены в одну таблицу.

• На вкладке «создание» выбираем конструктор запросов.

• Добавляем необходимую таблицу.

• На вкладке «Конструктор» в поле «Тип запроса» выбираем «Перекрестный»

• Выбираем поля, которые будут использоваться в запросе, в поле перекрестная таблица выбираем три различных значения: «Заголовки строк», «Заголовки столбцов», «Значение», для заголовков строк и заголовков столбцов в поле «Групповая операция» выбираем «Группировка» для значения в поле «Группировка» выбираем любой другой тип.

3. Изучить использование групповых операций при создании перекрестных запросов.

При создании перекрестных запросов можно использовать следующие групповые операции:

Avg- Вычисляет среднее арифметическое набора значений, содержащихся в определенном поле запроса.

Min- вСкрыть все

dозвращает наименьшее значения поля, заданного в запросе.

Max- вСкрыть все

dозвращает наибольшее значения поля, заданного в запросе.

Count - Скрыть все

Подсчитывает количество записей, возвращенных запросом и пр.

4. Разработать структуру запроса для получения информации о студентах следующего вида:

Фамилия	Имя	Номер зачетки	Химия	Физика	………..
Иванов	Иван	21401	5	4	………...
Петров	Петр	21405	3	5	…………

5. Разработать последовательность действий по созданию запроса на назначение стипендии по результатам сессии.

На вкладке «Создание» выбираем «Конструктор запросов»  выбираем таблицы «Студенты» и «Итоги сессии»  в поле «поле» добавляем поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество»  в свободное поле пишем выражение «Процент стипендии: IIf(Min([Оценка])>3;(IIf(Avg([Оценка])=5;"200%";"150%"));"Стипнедия не назначается")»  на вкладке тип запроса выбираем «Выборка».

6. Изучить основные приемы создания отчетов.

Отчет - это объект базы данных, предназначенный для представления данных в печатной форме. По своей структуре отчеты похожи на формы, но в отличие от них в отчетах жестче контролируется расположение данных и с их помощью нельзя вводить данные в базу.

Отчеты как и формы обычно присоединены к одной или нескольким таблицам (запросам) базы данных. Связь осуществляется с помощью элементов управления, в которых отображаются надписи или данные. Как и форма, отчет не должен обязательно включать в себя все поля из каждой базовой таблицы или запроса.

Создавать отчеты можно 4 различными способами:

• Сохранением другого объекта базы данных как отчета.

• С помощью автоотчета на основе таблицы или запроса.

• С помощью мастера отчетов.

• В режиме конструктора (и/ или макета отчетов).