ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ФИЛИАЛ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МОСКОВСКИЙ ЭНЕГРЕТИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
(ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)» в г. СМОЛЕНСКЕ
Кафедра информатики
Отчет по лабораторной работе №10
Тема: «MS ACCESS»
По курсу: «Информатика»
Студент: Юшковский С.Л.
Группа: ПЭ-09
Преподаватель:
Бояринов Ю.Г.
Смоленск 2010
Цель работы – освоение приемов создания сложных запросов на основе информации базы данных в среде Access, изучение технологии создания отчетов, освоение техники создания макросов в среде Access, применение макросов для повышения функциональных возможностей при работе с формами и элементами управления.
Подготовка к работе.
-
Изучить возможность создания запросов на изменение, добавление, удаление и обновление данных.
С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или нескольких записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна «Поиск и замена» с более широкими возможностями. Следует ввести условие отбора (приблизительный аналог образца поиска) и условие обновления (приблизительный аналог образца замены). В отличие от диалогового окна «Поиск и замена» запрос на обновление может принимать несколько условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а также изменить записи сразу в нескольких таблицах.
Запрос на обновление нельзя использовать для добавления новых записей в таблицу, но можно менять имеющиеся пустые значения на определенные значения. Для добавления новых записей в одну или несколько таблиц используйте запрос на добавление.
Запрос на обновление нельзя использовать для удаления записей целиком (строк) из таблицы, но можно менять имеющиеся непустые значения на пустые. Для удаления записей целиком (процесс, удаляющий также значение первичного ключа) следует использовать запрос на удаление.
С помощью запросов на обновление можно изменять все данные в наборе записей.
Кроме того, нельзя выполнить запрос на обновление для следующих типов полей в таблице.
-
Поля, содержащие результаты вычислений. Значения вычисляемых полей не хранятся в таблице постоянно. Они существуют только во временной памяти компьютера, после того как будут вычислены. Поскольку для вычисляемых полей не предусмотрено место постоянного хранения данных, их невозможно обновить.
-
Поля, источником записей для которых служат итоговые запросы или перекрестные запросы.
-
Поля с типом данных «Счетчик». Значения в полях с типом данных «Счетчик» изменяются только при добавлении записи в таблицу.
-
Поля в запросах на объединение.
-
Поля в запросах на уникальные значения и запросах на уникальные записи — запросах, возвращающих неповторяющиеся значения или записи. Это правило применимо при использовании запроса на обновление, а также при обновлении данных вручную путем ввода значений в форму или таблицу.
-
Первичные ключи, участвующие в отношениях между таблицами, кроме тех случаев, когда эти отношения были настроены на автоматическое выполнение каскадного обновления через поля ключа и любые связанные поля. При каскадном обновлении автоматически обновляются любые значения внешнего ключа в дочерней таблице (таблица на стороне «многие» отношения «один-ко-многим») при изменении значения первичного ключа в родительской таблице (таблица на стороне «один» отношения «один-ко-многим»).
Создание и выполнение запроса на обновление
Самый надежный способ применения запроса на обновление состоит в том, чтобы сначала создать запрос на выборку для проверки условий отбора. Предположим, что требуется изменить для ряда полей с типом данных «Логический» значение «Нет» на значение «Да» для определенного заказчика. Для этого следует добавить условия к запросу на выборку так, чтобы данный запрос возвращал все записи со значением «Нет» для этого заказчика. Убедившись, что запрос возвращает верные записи, можно преобразовать запрос на выборку в запрос на обновление, ввести условия обновления и выполнить запрос, чтобы обновить выбранные значения. Далее в этом разделе описано, как создать запрос на выборку и затем преобразовать его в запрос на обновление.
Создание запроса на выборку
-
Откройте базу данных, содержащую записи, которые нужно обновить.
-
На вкладке «Создание» в группе «Другие» щелкните «Конструктор запросов».
Откроется конструктор запросов и диалоговое окно «Добавление таблицы».
-
Выделите одну или несколько таблиц с записями, которые требуется обновить, и нажмите кнопку «Добавить», а затем — кнопку «Закрыть».
Таблицы появляются в одном или нескольких окнах конструктора запросов. В этих окнах перечисляются все поля каждой таблицы. На рисунке показано, как выглядит конструктор запросов с типичной таблицей.
-
Дважды щелкните поля, которые нужно обновить. Выделенные поля появятся в строке «Поле» бланка запроса.
Для каждого столбца в бланке запроса можно добавить одно поле таблицы.
Чтобы быстро добавить все поля в таблице, дважды щелкните звездочку (*) в верхней части списка полей таблицы. На этом рисунке показан бланк запроса со всеми добавленными полями.
-
Кроме того, можно ввести одно или несколько условий в строке «Условия отбора» бланка запроса.