Конс по УП 2013 (12 лекций)

Универсального подхода к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует. Решая для себя такую задачу, участники проекта должны руководствоваться своей ролью в проекте, своим опытом и конкретными условиями выполнения проекта. Поэтому на практике деление проекта на фазы может быть самым разнообразным, лишь бы такое деление выявляло некоторые важные контрольные точки ("вехи"), во время прохождения которых просматривается дополнительная информация и оцениваются возможные направления развития проекта. Например, проектный цикл Всемирного банка[1]:

Для инвестиционного проекта: основные фазы: прединвестиционная, инвестиционная и эксплуатационная.

Лекция 4

2.9. Окружение проекта (Ω)

Разработка проекта и его реализация осуществляются в соответствующей среде, которая оказывает на него прямое или косвенное влияние.

Окружение проекта {Project Environment) - среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта [2].

Можно условно выделить внешнюю и внутреннюю среду проекта. Во внешней среде проекта можно выделить: ближнее окружение - это среда предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и дальнее окружение, т. е. окружение самого предприятия [1]:

Среди факторов ближнего окружения проекта можно выделить следующие подразделения предприятия:

21

руководство предприятия (определяет цели и основные требования к проекту);

сфера финансов (определяет бюджетные рамки проекта, способы и источники финансирования проекта)

сфера сбыта (определяет требования и условия по сбыту готовых продуктов и услуг проекта);

сфера материального обеспечения (определяет требования и условия по обеспечению сырьем, материалами и оборудованием);

сфера производства (определяет требования и условия по производству продуктов и услуг: по использованию технологий и оборудования, помещений, загрузки участков производства и пр.;

инфраструктуры (определяет требования по обеспечению проекта различным услугам).

сфера переработки и утилизации отходов (определяет требования по охране окружающей среды).

Дальнее окружение оказывает существенное влияние на проект, как через предприятие, так и непосредственно. Причем, чем масштабнее проект, тем сильнее его влияние. Среди факторов дальнего окружения проекта можно выделить следующие: политические, экономические, общественные, правовые, научно-технические, природные и экологические и прочие.

Политические факторы. Это политическая стабильность, поддержка проекта правительством, националистические проявления, уровень преступности, торговый баланс со странами-участниками, участие в военных союзах и др.

Экономические факторы. Это структура национального хозяйства, виды ответственности и имущественные права, в том числе на землю, тарифы и налоги, страховые гарантии, уровень инфляции и стабильность валюты, развитость банковской системы, источники инвестиций и капитальных вложений, степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности, развитость рыночной инфраструктуры, уровень цен и др.

Общество. Это условия и уровень жизни, уровень образования, свобода перемещений, здравоохранение и медицина, условия отдыха, общественные организации, средства массовой информации, отношение местного населения к проекту и др.

Законы и право. Сюда относятся: права человека, права предпринимательства, права собственности, трудовое законодательство, запрещение забастовок, законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот и др.

Наука и техника. Это уровень развития фундаментальных и прикладных наук, уровень развития информационных технологий и компьютеризации, уровень промышленных и производственных технологий, энергетические системы, уровень развития транспортной системы, связи, коммуникации и др.

Природные и экологические факторы. К ним относятся: климатические условия (температура, осадки, влажность, ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.), наличие природных ресурсов, законодательство по защите окружающей среды и др.

В таблице приведены экспертные данные о степени влияния факторов окружения проекта для основных типов и видов проектов сопоставимых масштабов:

22

Из анализа этих данных можно сделать интересные выводы:

наибольшему влиянию внешнего окружения подвержены социальные, инвестиционные и организационные проекты; наименьшему влиянию —инновационные;

наибольшее влияние на проекты оказывают: экономика, законы и право; наименьшее влияние на проекты оказывают природа, экология.

Причем, чем масштабнее проект, тем сильнее влияние внешних факторов.

На проект, процесс его осуществления существенное влияние оказывает внутренняя среда самого проекта, так называемое внутреннее окружение проекта. Наиболее существенные факторы этой среды:

организация проекта, определяющая взаимоотношения между основными участниками проекта (распределение прав, ответственности и обязанностей);

участники проекта (их интересы, компетенция и степень «вовлеченности» в проект);

команда проекта, являющаяся «мозговым центром», мотором и исполнительным органом проекта, от психологического климата и атмосферы в команде проекта во многом зависит прогресс и успех проекта;

руководитель проекта и его стиль руководства, определяющий творческую активность и работоспособность участников проекта;

методы и средства коммуникации, определяющие полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между заинтересованными участниками проекта; социальные условия проекта (характеризуются обеспечением стандартных

условий жизни для участников проекта, уровнем заработной платы; предоставляемыми коммунальными услугами; предоставлением социальных условий (школы, сады, медобслуживание, отдых и т.д.); условиями труда и техники безопасности; страхованием и социальным обеспечением и др.)

2.10. Участники проекта

Участники проекта (Project Stakeholders) - физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта [2].

Четко определить полный состав участников проекта часто бывает достаточно сложной задачей. Если состав и содержание работ и функций по управлению проектом от случая к случаю остается относительно постоянным, то состав участников проекта, их роли, функции, обязанности и полномочия могут меняться в каждом конкретном случае.

Состав участников проекта, их роли, функции, полномочия, ответственности и зависят: от типа, от масштаба и сложности проекта, от фазы жизненного цикла проекта. Как правило, основными (ключевыми) участниками проекта являются:

23

Инициатор - сторона, являющаяся автором главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта. В качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта, но деловая инициатива по осуществлению проекта, в конечном счете, должна исходить от Заказчика.

Заказчик (владелец проекта) - главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении конечного результата. Заказчик определяет основные требования к проекту и условия его выполнения, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств, заключает контракты с основными исполнителями проекта, извлекает выгоду из его результатов, несет ответственность за проект в целом перед обществом и законом. В качестве заказчика может выступать как физическое, так и юридическое лицо.

Инвестор - сторона, вкладывающая инвестиции в проект. Цель инвесторов - максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта. В некоторых случаях это одно лицо с заказчиком. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то инвестор заключает договор с заказчиком, контролирует выполнение контрактов и осуществляет расчеты с другими участниками проекта. Инвесторами в Российской Федерации могут быть: органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом; организации и предприятия, предпринимательские объединения, общественные организации и другие юридические лица всех форм собственности; международные организации, иностранные юридические лица; физические лица — граждане Российской Федерации и иностранные граждане.

Руководитель проекта. Управляющий проектом {Project Manager) - лицо,

ответственное за управление проектом и результаты его осуществления [2].

Менеджеру проекта делегируются полномочия по руководству всеми работами по осуществлению проекта: планированию, контролю и координации работ всех участников проекта. Состав функций и полномочий, а также ответственности управляющего проектом в каждом конкретном случае определяется контрактом с Заказчиком. Основная функция руководителя проекта - координация и контроль выполнения работ проекта. Управляющий проектом обычно выполняет следующие функции:

формирует команду проекта;

разрабатывает план проекта и обеспечивает достижение требуемых результатов; проводит переговоры;

разрешает межличностные конфликты; распределяет ресурсы проекта на всех уровнях организации;

устанавливает все необходимые коммуникационные связи; участвует в подборе, подготовке и мотивации персонала; формирует благоприятную атмосферу в команде и пр.

Для успешной работы управляющий проекта должен соответствовать некоторым требованиям:

уметь взаимодействовать со специалистами различного уровня, профиля и квалификации; понимать основные цели проекта;

иметь поддержку высшего руководства; уметь принимать оптимальные решения в различных ситуациях при управлении проектом и пр.

Контрактор (генеральный контрактор) - сторона, вступающая в отношения с заказчиком и берущая на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту - это может быть весь проект или его часть. В функции генконтрактора входит заключение контракта с заказчиком (инвестором), отбор и заключение договоров с субконтракторами, обеспечение координации их работ, принятие и оплата работ соисполнителей. В качестве контрактора могут выступать генконтрактные, инжиниринговые, консалтинговые фирмы и профессиональные организации по управлению проектами.

Субконтрактор - вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.

24

Проектировщик (генпроектировщик).- сторона, выполняющая проектно- изыскательские работы в рамках проекта. Вступает в договорные отношения с генконтрактором проекта или непосредственно с заказчиком. Генеральным проектировщиком является одна организация, ответственная за выполнение всего комплекса проектно-изыскательских работ.

Генеральный подрядчик - юридическое лицо, чье предложение принято Заказчиком. Подбирает и заключает договоры с подрядчиками на выполнение отдельных работ и услуг. Несет ответственность за выполнение работ по проекту перед Заказчиком.

Подрядчик проекта (исполнитель)- это сторона, которая непосредственно вовлечена в исполнение проекта, несёт ответственность за выполнение работ по проекту перед Заказчиком (Генподрядчиком) в соответствии с контрактом и получает вознаграждение за участие в работах проекта. Если подрядчик не конечный пользователь, то, выполнив свою задачу,- выходит из проекта.

Субподрядчик - вступает в договорные отношения с подрядчиком или субподрядчиком более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.

Поставщик - субконтрактор, осуществляющие материально-техническое обеспечение проекта (закупки и поставки) на контрактной основе - материалы, оборудование, транспортные средства и др.

Лицензор – сторона, выдающая лицензией на право владения земельным участком, ведения торгов, выполнения определенных видов работ и услуг, использования в проекте необходимых научно-технических достижений и пр.

Орган власти - сторона, удовлетворяющая свои интересы путем получения налогов от участников проекта, и выдвигающая требования, связанные с реализацией проекта (экологические, социальные и другие общественные и государственные).

Владелец земельного участка - юридическое или физическое лицо, являющееся владельцем участка земли, вовлеченного в проект. Вступает в отношения с заказчиком и передает на договорной основе право пользования или владения участком земли.

Производитель конечной продукции проекта – сторона, осуществляющая эксплуатацию созданных в проекте основных фондов и производящая конечную продукцию. Главная цель – получение максимальной прибыли от продажи готовой продукции потребителям. Принимает участие на всех фазах жизненного цикла проекта и взаимодействует с основными участниками проекта. Его роль и функции зависят от доли собственности в конечных результатах проекта. Во многих случаях является заказчиком или инвестором проекта.

Потребитель конечной продукции (клиент) - юридическое или физическое лицо, являющееся покупателем и пользователем конечной продукции, определяющий требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующий спрос на них. Потребителей проекта может быть много. Так, потребителями нового лекарства являются доктора, которые это лекарство прописывают, пациенты, которые лекарство принимают, страховые компании, которые лекарство оплачивают; За счет потребителей возмещаются затраты на проект и формируется прибыль всех участников проекта.

2.11. Команда проекта

Команда проекта (Project Team) - специфическая организационная структура, совокупность отдельных лиц, групп и/или организаций, привлеченных к выполнению работ проекта и ответственных перед руководителем проекта за их выполнение. Создается целевым образом на период осуществления проекта [2].

Задача команды проекта - осуществление полного комплекса работ по проекту для достижения его целей. В команду проекта входят лица, представляющие интересы различных участников проекта (может включать также всех внешних исполнителей и консультантов).

Структура типовой команды проекта представлена на рис.:

25

1. Основные понятия.

Управление проектами - это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта

Управление проектом {Project Management) - использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта. [2]

Управление проектом в более широком понимании - это профессиональная, творческая деятельность, ориентированная на получение эффективных результатов путем успешного осуществления проектов как целенаправленных изменений [ ]

Сущность управления проектом. Согласно данного определения основу концепции управления проектами составляет взгляд на проект как на целенаправленное изменение исходного состояния системы (объекта проектирования), связанное с затратами времени и ресурсов. Процесс этих изменений, осуществляемых по заранее разработанным правилам в рамках бюджета и временных ограничений, и составляет сущность управления проектами.

Например, цель – перевести систему из начального состояния S0 в конечное состояние Sk , используя разные стратегии проекта, в рамках заданных ограничений:

Где, Х – ресурсы проекта, U- управляющие воздействия, T – длительность проекта.

Управление проектами — методология (говорят также — искусство) организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материальнотехнических ресурсов, направленная на эффективное достижение определенных в проекте результатов: по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству исполнения проекта [1]

Согласно данного определения сущность управления проектами может быть графически представлена так [1]:

27

2. Стадии процесса управления проектом

2.1. Стадия «Инициация проекта»

Инициация проекта (Project Initiating) - стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла [2].

Инициация проекта включает следующие задачи и процедуры:

Процедура: Разработка концепции проекта:

определение замысла (идеи) проекта, цели и задач проекта; проведение предпроектного и проектного анализа осуществимости проекта; подготовка Ходатайства (Декларации) о намерениях.

Разработка концепций по отдельным функциям управления' в проекте. И пр.

Процедура: Рассмотрение и утверждение концепции. Процедура: Собственно инициирование:

Принятие решения о начале проекта (о начале следующей фазы проекта). Определение и назначение управляющего проектом.

И пр.

Инициирование проекта (запуск проекта) часто ассоциируется с начальной фазой проекта на которой создаются необходимые предпосылки для успешного осуществления проекта. Этот этап характеризуется большой степенью неопределенности исходных данных, возможностью их изменения и ограниченным временем для принятия решения. Наиболее характерными задачами на стадии запуска проекта являются следующие:

формирование команды проекта; определение и создание организации проекта; определение процедур сотрудничества;

первоначальное планирование проекта (разработка бизнес-плана, ТЭО проекта); разработка резюме (декларации, паспорта) проекта

29

Для успешного осуществления проекта стадия запуска проекта требует особого внимания, широкого участия членов команды проекта и тщательного анализа принимаемых решений.

Решение о запуске проекта может быть принято на организационном совещании.

2.2. Стадия «Планирование проекта»

Планирование проекта {Project Planning) - непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом складывающейся обстановки [2].

Планирование является наиболее важным процессом управления проектом, определяющим во времени всю деятельность по осуществлению проекта.

Процессы планирования осуществляются на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта и оканчиваются детальным планом работ завершающей фазы проекта. При этом происходит уточнение и детализация планов по мере прогресса проекта.

На стадии планирования определяется организация, методы и средства управления осуществлением проекта, как целостной системы, так и в разрезе отдельных ее этапов и элементов.

Основным результатом стадии планирования является Сводный план осуществления проекта, объединяющий результаты планирования по всем функциям управления проектом. Этот документ является главным и определяющим при осуществлении проекта, он выполняет роль модели (плана) действий и прогноза состояния осуществления проекта и его окружения.

В процессе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и вне него. Поэтому основное назначение планирования заключается в непрерывном поддержании «курса» осуществления проекта на пути к его успешному завершению.

Планирование осуществления проекта включает:

Планирование предметной области:

анализ текущего состояния и уточнение целей и результатов проекта; уточнение основных характеристик проекта; подтверждение и уточнение критериев успеха и неудач проекта;

анализ и корректировка ограничений и допущений, принятых на предыдущей стадии управления проекта;

выбор критериев оценки промежуточных и окончательных результатов создания проекта;

построение структурной декомпозиции предметной области проекта;

разработка плана управления предметной областью проекта.

Календарное планирование:

уточнение ограничений (по времени, ресурсам и способам их потребления на работах), учитываемых при разработке календарных планов;

определение работ проекта на основе структурной декомпозиции проекта

(WBS);

определение последовательности выполнения работ и их взаимосвязей с помощью организационно-технологических моделей: линейные модели, сетевые модели типа «работа-вершина», «работа-дуга» и др.; определение потребности работ проекта в ресурсах; определение продолжительностей выполнения работ; разработка расписаний работ проекта; определение графиков_потребности проекта в ресурсах;

оптимизация расписаний работ проекта по временным, ресурсным и стоимостным критериям с использованием методов «Сглаживание», «Калибровка», «Сжатие» и др.;

подготовка и утверждение календарных планов;

план управления проектом по временным параметрам.

Планирование стоимости и финансирования:

30