13. Ввод и форматирование данных

Для ввода данных в некоторую ячейку рабочего листа необходимо установить курсор на эту ячейку и набрать нужное значение. Каждое введённое значение интерпретируется приложением MicrosoftExcelкак один из следующих элементов:

• числовое значение;

• дата и/или время;

• логическое значение – «истина» или «ложь»;

• текст;

• формула.

Формулы начинаются со знака равенства. Значения, содержащие две точки или два слеша, интерпретируются как дата при условии, что числа, разделённые точками, входят в диапазон возможных значений дня/месяца/года. Значения, содержащие одно или два двоеточия, интерпретируются как время при условии корректности минут и секунд. Слова «истина» и «ложь» интерпретируются как логические значения. Все остальные значение интерпретируются как текст.

Введённые значения могут отображаться по-разному в зависимости от применённого форматирования. В приложении MicrosoftExcelвыполняется форматирование двух видов: числовое и стилистическое.

Стилистическое форматированиеприменяется с целью улучшения внешнего вида листа. Для каждой ячейки можно задать способ выравнивания и направление текста, шрифт, границы и заливку. Большинство возможностей форматирования доступно с помощью кнопок, размещённых на ленте. Для доступа к диалогу, содержащему все возможности форматирования, необходимо выделить одну или несколько ячеек, щёлкнуть правой кнопкой мыши и из появившегося меню выбрать пунктФормат ячеек….

Числовое форматированиеопределяет вид, который принимает значение в ячейке. В приложенииMicrosoftExcelсуществует большой набор стандартных форматов, но можно создавать и собственные форматы.

Основные форматы приложения MicrosoftExcel:

• общий – используется для представления как чисел, так и текста;

• числовой – наиболее общий формат для представления числовых значений;

• денежный – используется для преставления денежных величин;

• дата – различные варианты представления даты;

• время – различные варианты представления времени;

• процентный – в процентном формате значение ячейки умножается на 100 (т.е. 1 соответствует 100%) и выводится со знаком процента;

• дробный – для представления дробной части числа используются дроби со знаменателями, отличными от степеней числа 10;

• текстовый – используется для представления текстовых данных, значения отображаются точно так, как они были введены без автоматического применения какого-либо форматирования.

Некоторые числовые форматы задаются автоматически в зависимости от введённого значения. Например, если введено значение с принятым символом валюты, то будет использован денежный формат, а если ввести после числа знак процента – процентный формат.

14. Работа со значениями даты и времени

Для хранения значений даты в приложении MicrosoftExcelприменяется система последовательной нумерации. Самой ранней датой, которую понимает приложениеMicrosoftExcel, является 1 января 1900 года. Этой дате соответствует число 1. Следующей дате – 2 января 1900 года – соответствует следующее значение числовой последовательности 2 и т.д.

Пользователю, однако, не надо думать, каким числом представляется интересующая его дата. Достаточно ввести дату в привычном формате, а приложение MicrosoftExcelсамо преобра­зует её в соответствующее число. Например, если требуется задать дату 15 августа 2010 года, следует ввести значение «15.8.10» или «15 август 2010». ПриложениеMicrosoftExcelсохранит эту дату в виде значения 40405, которое является числовым значением для указанной даты.

Время в приложении MicrosoftExcelтоже хранится в виде числа, но не в виде целого числа, а в виде дробной части числа. Например, 12:00 – полдень – представляется в виде числа 0.5. Если нужно хранить в одной ячейке и дату, и время, то соответствующие значения складываются. Например, 15 августа 2010 года 17:15 будет представлено числом 40405.71875. Опять-таки пользователю нет необходимости вычислять эти дробные значения, достаточно ввести время, разделяя двоеточием часы, минуты и секунды.

Поскольку дата и время хранятся в виде числовых значений, над ними можно выполнять любые арифметические операции. Можно вычесть одну дату из другой и получить количество дней разницы. Можно прибавить к дате число или вычесть из даты число, получив таким образом, новую дату. В принципе, можно даже сложить две даты, а также умножить и поделить их, но подобные операции не имеют смысла.

С операциями над временем ситуация получается другая. В частности, имеет смысл складывать два значения времени, если они обозначают не время на часах, а количество времени, например, отработанного за день. Однако каждый 24-часовой период времени переходит в сутки и, сложив, например, 18 ч и 17 ч, можно получить 11 ч. Для того чтобы избежать этого необходимо выбирать формат времени, позволяющий представлять значения, больше 24 ч.

Если время вводится без даты, то в качестве даты берётся 0 января 1900 года, что соответствует значению 0. Это не проблема, если только в результате подсчётов не получится отрицательное значение времени. В этом случае приложение MicrosoftExcelвыведет сообщение об ошибке. Если всё-таки нужно работать с отрицательными значениями времени, следует перейти к системе дат 1904 года – соответствующий флажок есть в разделеДополнительнодиалогаПараметры Excel. В этой системе значению 0 соответствует дата 1 января 1904 года, а даты от 1 января 1900 года до 31 декабря 1903 года представляются отрицательными значениями. Однако переход к системе дат 1904 года приведёт к смещению всех уже введённых дат на 4 года вперёд, поэтому желательно устанавливать соответствующий флажок до ввода данных в рабочую книгу.

Понятно, что мир начал своё существование не с 1 января 1900 года. Однако все предшествующие даты можно вводить только в виде текста. Для таких дат нельзя будет изменить формат, нельзя будет определить день недели, соответствующий этой дате, нельзя будет выполнять арифметические операции. Однако язык VBA работает с датами до 1 января 1900 года, и с его помощью можно будет при необходимости выполнить эти операции.