Ввод данных

Чтобы ввести текст, числа, формулы в любую ячейку рабочего листа, достаточно выделить ее жирной рамкой и набрать с клавиатуры то, что вам нужно. В процессе ввода данных Excel автоматически распознает, что вы вводите. То, что набирается на клавиатуре, появляется в текущей ячейке и в строке формул. При необходимости, ввод данных можно отменить (нажать ESC). Занести набранные данные в текущую ячейку можно, нажав Enter или щелкнув мышью по другой ячейке. Редактировать данные можно в самой ячейке, щелкнув по ней дважды, или – в строке формул.

Выделение ячеек

Выделение смежных ячеек: Щелкнуть в первую ячейку диапазона, нажать Shift и щелкнуть в последнюю ячейку диапазона.

Выделение несмежных ячеек: Нажав Ctrl (не отпуская), щелкать мышью по нужным ячейкам. Выделенные смежные ячейки – Блок или Диапазон ячеек. Их можно выделить и просто мышью.

Ввод последовательностей

Можно ввести в несколько ячеек последовательность, прогрессию данных (будь то числа или текст). Для числовой последовательности нужно ввести в две смежные ячейки первые члены этой последовательности, затем, методом автозаполнения, протянуть мышью до нужной ячейки. Чтобы ввести текстовую последовательность (месяцы года, дни недели, список группы и т.д.), достаточно набрать в одной ячейке один из членов последовательности и, аналогично числовой, протянуть ее до нужной ячейки. Можно создать собственную последовательность и записать ее в Excel (Меню «Сервис» - Параметры – Списки (выделить новый список) - перейти на поле элементов, набрать на клавиатуре, разделяя каждый элемент нажатием Enter – Добавить – ОК). Удалить последовательность из списка можно так: выделить последовательность, выбрать «Удалить» – ОК.

Форматирование данных

При подготовке документов необходимо учитывать, что они должны быть понятными и выглядеть профессионально. Оформление документов следует оформлять в едином стиле. Для этого в Excel можно воспользоваться командами контекстного меню и пункта «Формат» главного меню, кнопками на панели инструментов «Форматирование». При их помощи можно изменять в уже готовой таблице шрифт, фон, обрамление ячеек, способ отображения чисел, расположение заголовков и т.п.

Изменение формата чисел: на панели кнопок форматирования есть кнопки для формата чисел:

денежный

процентный

с разделителем групп или разрядов

Каждый из них по умолчанию составляет определенное количество десятичных знаков, которое может быть изменено кнопками:

«Увеличить разрядность» или

«Уменьшить разрядность».

Изменение формата ячеек не влияет на сами значения в ячейках. Чтобы увидеть истинное значение, находящееся в ячейках, нужно поменять формат ячеек на Общий. При переходе к денежному формату, в ячейках, вместо действительных величин, могут появляться ряды значков «решетка». Это указывает на то, что ширина столбцов таблицы не достаточна для записи числа в выбранном формате.

Изменение ширины столбца и высоты строки:

Щелкнуть дважды на правой границе заголовка столбца или на нижней границе заголовка строки (строка/столбец будут увеличены до размеров самого высокого символа и самого длинного текста в этих рядах ячеек);

Можно произвольно менять размеры (увеличивать или уменьшать их, уцепившись мышью и перемещая в новое положение).

Изменение текстовой информации аналогично Word.

Обрамление: Можно выделять отдельные ячейки или области листа рамки и закрашивать их разными цветами. Для обрамления существует возможность выбора толщины линий. Можно оформить разные элементы таблицы по-разному (вменю «формат» выбрать нужное). В этом же пункте есть команда «Автоформат», которая позволяет оформить таблицу по имеющимся в Excel образцам. Еще есть на панели инструментов кнопка «Линии рамки».

Выравнивание: при оформлении таблицы, иногда данные нужно размещать вертикально, под углом, с переносом разных слов (особенно в заголовках). Для этого необходимо выделить нужный диапазон данных, выбрать «Формат ячейки» (из контекстного меню или из главного «Формат» – ячейка – Выравнивание)

АВТОМАТИЧЕСКОЕ СУММИРОВАНИЕ СТРОК И СТОЛБЦОВ

Просуммировать данные в любом диапазоне можно, выделив его, щелкнув по кнопке «Автосумма» , при этом формула суммирования создается и вводится в ячейку рабочего листа автоматически.

Составление элементарных формул: ввод формул нужно начинать с арифметического оператора, чаще всего это «=». При составлении формул для вычисления или преобразования данных нужно указать Excel содержимое каких именно ячеек используется в формулах. Для этого вводят адрес ячейки или блока ячеек. В процессе составления формул можно набирать их имена на клавиатуре, но можно щелкать по нужным ячейкам мышью и их имя будет вставляться в формулу. Такие ячейки будут выделяться бегущей рамкой.

Мастер функций: В Excel имеется большой набор функций, которые выполняют специальные вычисления. Любая функция представляет собой отдельную встроенную формулу, выполняющую операции над указанными вами данными. Названия функций можно вводить с клавиатуры или автоматически с помощью мастера функций. Рядом с именем функции в круглых скобках задаются аргументы. Если аргументов несколько, они разделяются запятыми.

Вызывается Мастер функций щелчком по кнопке (вставка функций) на стандартной панели. В появившемся диалоговом окне выбирается нужная функция и категория, затем в окне «Палитры» указываются аргументы.

Адреса ячеек: Формулы можно составлять, используя как относительные, так и абсолютные адреса ячеек и их комбинации. Относительный адрес указывает положение ячейки исходя из ее расстояния до другой ячейки, столбца, строки. При копировании формулы, содержащей относительные адреса, эти адреса изменяются в соответствии с новым положением формулы. Абсолютный адрес ячейки описывает ее точные координаты, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам, независимо от того, где находится формула. Запись абсолютных адресов содержит знак $, который может стоять перед именем столбца и (или) номером строки ($A$1, $CD139, F$2), используется для задания тех данных, которые употребляются в таблице без изменения своих значений