7.4. Методика створення класифікаторів

Процес створення класифікаторів економічної інформації можемо розглядати як сукупність організаційних, технічних і економічних заходів. Методика створення складається з чотирьох етапів.

1-й етап – на основі матеріалів обстеження об’єкта і технічного завдання розроблюють перелік необхідних класифікаторів.

2-й етап – на основі переліку необхідних класифікаторів, методичних матеріалів, вимог системи користувача і загальних параметрів створення інформаційної бази будують систему класифікації і кодування. При цьому:

1. Визначають найбільш суттєві ознаки, за якими систематизуються інформаційні сукупності в конкретному класифікаторі.

2. Визначають значність об`єктів, які будуть кодуватися.

3. Обирають метод класифікації і систематизують інформацію в класифікаторі.

4. Обирають метод кодування, розроблюють структуру коду і надають коди кожній позиції номенклатури.

5. Загальний перелік номенклатур оформлюють у вигляді класи-фікаторів, у яких розміщують коротку інструкцію про порядок застосування кодів.

6. Розроблені класифікатори погоджують і затверджують у замовника і призначають підрозділи і осіб, відповідальних за ведення класифікатора.

Закінчують розробкою опису класифікатора і технічного завдання на класифікатор.

3-й етап – на основі опису класифікатора, технічного завдання на його створення, опису програмної системи чи документації на ППП розроблюють чи прив’язують ППП. На виході етапу маємо технологічну докумен тацію на створення і ведення класифікатора, ППП.

4-й етап – на основі технологічної документації, ППП і матеріалів обстеження об’єкта створюють класифікатор у пам’яті ЕОМ, який роздруковується і передається відповідним підрозділам для користування.

Також розроблюється технологія ведення класифікаторів, де потрібно вирішити питання внесення нових записів, корекція старих, при необхідності видалення окремих записів а при необхідності збереження старих записів (ведення бази даних з історією).

Контрольні запитання

1. Які основні поняття класифікації інформації?

2. Які основні методи класифікації інформації?

3. Які основні поняття кодування інформації?

4. Які основні методи кодування інформації?

5. Які основні класифікатори техніко-економічної інформації?

6. Яка методика створення класифікаторів?

Розділ 8. Проектування вихідних і вхідних інформаційних повідомлень

8.1. Поняття системи документації

В умовах інформаційної технології виникла проблема забезпечення сумісності інформаційних систем на різних рівнях, а тому важливе значення мають розробка і впровадження в різних галузях уніфікованих систем інформаційних повідомлень, які складаються з документів на папері, відеокадрів тощо.

Система документації – комплекс взаємопов’язаних документів, які необхідні для управління економічним об’єктом.

Документ – матеріальний об’єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в установленому порядку.

Під уніфікованою системою інформації розуміємо систему документів, яка є раціонально організованим комплектом взаємопов’язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам й містять інформацію, необхідну для оптимізації управління на основі використання ЕММ і ОТ.

Документацію, яка використовується на всіх рівнях управління народного господарства, уніфіковують створенням:

1) уніфікованих систем документації державного призначення (державні стандарти і міжгалузеві уніфіковані форми документів державного призначення, які відповідають вимогам цих стандартів);

2) уніфікованих форм документів інших рівнів, які розроблюються на базі уніфікованих систем документації державного призначення (галузеві, відомчі й форми документів підприємств і організацій).

Уніфікацію документів потрібно виконувати на етапі проектування, вдосконалення і розвитку ІС з урахуванням усіх задач, які вони розв’язують.

У державі діють понад 16 уніфікованих систем, які містять 6 тис. форм документів державного призначення. Але в ІС застосовується щонайбільше 10 – 15%, оскільки більшість форм не пристосовані для обробки на ЕОМ.

При проектуванні документів в умовах ІС необхідно орієнтуватися на уніфіковані системи документації:

ГОСТ 6.10.1–88. Унифицированные системы документации. Основ-ные положения.

ГОСТ 6.11.1–75. Система плановой документации. Основные поло-жения. ГОСТ 6.11.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.13.1–75. Система первичной учетной документации. ГОСТ 6.13.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.14.1–75. Система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учереждений и организаций. ГОСТ 6.14.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.19.1–75. Система расчетно-платежной документации. ГОСТ 6.19.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.38–72. Система организационно-распорядительной доку-ментации. ГОСТ 6.39–75. Формуляр-образец.