Добавил:

Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Нижегородский Государственный Университет им. Н.И. Лобачевского

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

TarasovVL_LectureAccess

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

27.03.2015

Размер:

4.6 Mб

Скачать

☆

1 / 171 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 > Следующая >>>

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского

Тарасов В.Л.

Работа с базами данных в среде Access

Учебное пособие

Нижний Новгород

2005

Содержание

Предисловие.......................................................................................................................................................			6
1.	Основные понятия....................................................................................................................................		7
	1.1.	База данных.......................................................................................................................................	7
	1.2.	Архитектура системы баз данных...................................................................................................	8
	1.2.1. Три уровня архитектуры...................................................................................................................		8
	1.2.2. Языки работы с базами данных........................................................................................................		8
	1.2.3. Функции администратора БД............................................................................................................		9
	1.2.4. Функции СУБД .................................................................................................................................		9
	1.2.5. Архитектура клиент/сервер..............................................................................................................		10
	1.2.6. Распределённая обработка...............................................................................................................		10
	1.3.	Проектирование базы данных..........................................................................................................	12
	1.4.	Рынок СУБД .....................................................................................................................................	13
2.	Среда Access..............................................................................................................................................		15
	2.1.	Загрузка.............................................................................................................................................	15
	2.2.	Интерфейс Access ............................................................................................................................	17
	2.3.	Окно базы данных.............................................................................................................................	17
	2.4.	Объекты базы данных Access ..........................................................................................................	18
3.	Таблицы....................................................................................................................................................		20
	3.1.	Типы данных.....................................................................................................................................	20
	3.2.	Структура базы данных..................................................................................................................	21
	3.3.	Создание таблиц ..............................................................................................................................	22
	3.3.1. Конструктор таблиц.........................................................................................................................		22
	3.3.2. Свойства полей.................................................................................................................................		23
	3.3.3. Мастер подстановок.........................................................................................................................		24
	3.3.4. Задание ключевого поля...................................................................................................................		26
	3.3.5. Создание таблиц с помощью мастера..............................................................................................		26
	3.3.6. Создание таблиц путём ввода данных.............................................................................................		26
	3.3.7. Импортирование данных..................................................................................................................		27
	3.4.	Установление связей между таблицами.........................................................................................	27
	3.5.	Ввод и просмотр данных в режиме таблицы..................................................................................	31
	3.5.1. Ввод и редактирование данных .......................................................................................................		31
	3.5.2. Ввод графической информации в поля таблицы.............................................................................		31
	3.5.3. Управление видом информации ......................................................................................................		32
	3.5.4. Подтаблицы......................................................................................................................................		33
	3.5.5. Сортировка информации..................................................................................................................		34
	3.5.6. Поиск и замена информации............................................................................................................		34
	3.6.	Фильтрация записей.........................................................................................................................	35
	3.6.1. Фильтр по выделенному ..................................................................................................................		35
	3.6.2. Использование обычного фильтра...................................................................................................		36
	3.6.3. Расширенный фильтр.......................................................................................................................		38
4.	Запросы.....................................................................................................................................................		41
	4.1.	Создание простого запроса..............................................................................................................	41
	4.1.1. Кнопка Вид.......................................................................................................................................		43
	4.2.	Конструктор запросов.....................................................................................................................	44
	4.3.	Запросы с выводом наборов значений..............................................................................................	45

	4.4.	Подведение итогов по записям ........................................................................................................	46
	4.5.	Вычисляемые поля............................................................................................................................	48
	4.6.	Перекрестные запросы ....................................................................................................................	50
	4.6.1. Создание перекрестного запроса на базе таблицы..........................................................................		50
	4.6.2. Создание перекрестного запроса на базе простого запроса............................................................		53
	4.7.	Запросы на изменение данных..........................................................................................................	57
	4.7.1. Создание таблицы из запроса ..........................................................................................................		57
	4.7.2. Запрос на удаление данных..............................................................................................................		59
	4.7.3. Запрос на добавление.......................................................................................................................		59
	4.7.4. Запрос на обновление.......................................................................................................................		59
5.	Формы.......................................................................................................................................................		61
	5.1.	Создание формы...............................................................................................................................	61
	5.1.1. Мастер форм.....................................................................................................................................		62
	5.2.	Использование формы......................................................................................................................	64
	5.3.	Модификация форм..........................................................................................................................	65
	5.3.1. Добавление связанных элементов управления................................................................................		66
	5.3.2. Свойства элементов управления......................................................................................................		67
	5.3.3. Форматирование элементов управления .........................................................................................		68
	5.3.4. Перемещение....................................................................................................................................		68
	5.3.5. Изменение размеров и выравнивание..............................................................................................		69
	5.3.6. Цвет и шрифт ...................................................................................................................................		69
	5.4.	Ввод данных с помощью формы.......................................................................................................	70
	5.5.	Подчиненные формы........................................................................................................................	73
	5.5.1. Использование мастера автоформ ...................................................................................................		74
	5.5.2. Использование мастера форм ..........................................................................................................		75
6.	Отчеты......................................................................................................................................................		77
	6.1.	Автоотчеты.....................................................................................................................................	78
	6.2.	Мастер создания отчетов...............................................................................................................	80
	6.3.	Использование отчета.....................................................................................................................	85
	6.4.	Модификация структуры отчета...................................................................................................	86
	6.4.1. Работа в конструкторе отчетов ........................................................................................................		86
	6.4.2. Управление группировкой...............................................................................................................		91
	6.4.3. Форматирование элементов управления .........................................................................................		92
	6.5.	Создание наклеек..............................................................................................................................	92
	6.6.	Связь с другими компонентами Office.............................................................................................	95
	6.6.1. Создание документа слияния в Office 2000.....................................................................................		95
	6.6.2. Создание документа слияния в Office XP и Office 2003..................................................................		98
	6.6.3. Публикация в Word........................................................................................................................		103
	6.6.4. Анализ в Excel................................................................................................................................		103
7.	Макросы.................................................................................................................................................		104
	7.1.	Группа макросов.............................................................................................................................	105
	7.2.	Условные макрокоманды................................................................................................................	106
	7.3.	Запуск макроса...............................................................................................................................	107
	7.4.	Назначение клавиш для выполнения макросов...............................................................................	108
8.	Управление приложением Access.........................................................................................................		110
	8.1.	Главная кнопочная форма..............................................................................................................	110
	8.2.	Анализ базы данных........................................................................................................................	113

	8.2.1. Анализ таблиц................................................................................................................................		113
	8.3.	Защита базы данных......................................................................................................................	118
	8.3.1. Установка пароля...........................................................................................................................		118
	8.3.2. Удаление пароля ............................................................................................................................		119
9.	Модули....................................................................................................................................................		120
	9.1.	Первая программа..........................................................................................................................	120
	9.2.	Краткий обзор языка VBA..............................................................................................................	121
	9.2.1. Алфавит и лексика .........................................................................................................................		121
	9.2.2. Ключевые слова .............................................................................................................................		122
	9.2.3. Операции........................................................................................................................................		122
	9.2.4. Типы данных..................................................................................................................................		122
	9.2.5. Переменные, константы, массивы.................................................................................................		122
	9.2.6. Операторы цикла и условия...........................................................................................................		123
	9.2.7. Процедуры и функции ...................................................................................................................		123
	9.3.	Среда разработки ..........................................................................................................................	124
	9.3.1. Состав среды..................................................................................................................................		124
	9.4.	Отладка..........................................................................................................................................	125
	9.5.	Управление структурой проекта..................................................................................................	126
	9.6.	Справка...........................................................................................................................................	126
	9.7.	Классы и объекты..........................................................................................................................	127
	9.7.1. Объявление типов ..........................................................................................................................		127
	9.7.2. Понятие класса...............................................................................................................................		127
	9.7.3. Пример класса................................................................................................................................		128
	9.7.4. Объекты и ссылки на объекты.......................................................................................................		129
	9.7.5. Иерархия классов...........................................................................................................................		130
	9.7.6. Скрытие данных.............................................................................................................................		131
	9.8.	Полиморфизм..................................................................................................................................	131
	9.8.1. Оператор With................................................................................................................................		133
	9.9.	Пример обработки данных на VBA................................................................................................	133
	9.9.1. Подключение библиотек объектов ................................................................................................		133
	9.9.2. Постановка задачи..........................................................................................................................		134
	9.9.3. Алгоритм решения задачи..............................................................................................................		135
	9.9.4. Программа заполнения таблицы ПоставленныеДетали...............................................................		136
10.		Элементы теории баз данных..........................................................................................................	139
	10.1.	Метод «сущность-связь»...............................................................................................................	139
	10.1.1. Сущности и их атрибуты..............................................................................................................		139
	10.1.2. Домены.........................................................................................................................................		139
	10.1.3. Связи между сущностями ............................................................................................................		139
	10.1.4. Слабые сущности и обязательные связи......................................................................................		140
	10.1.5. Документирование сущностей и связей.......................................................................................		140
	10.2.	Реляционная модель данных...........................................................................................................	141
	10.2.1. Отношения....................................................................................................................................		141
	10.2.2. Виды отношений..........................................................................................................................		142
	10.2.3. Сущности и отношения................................................................................................................		142
	10.3.	Реляционная алгебра.......................................................................................................................	142
	10.4.	Нормализация отношений..............................................................................................................	144
	10.4.1. Цели проектирования базы данных.............................................................................................		144
	10.4.2. Первая нормальная форма (1НФ) ................................................................................................		145
	10.4.3. Функциональные зависимости.....................................................................................................		145
	10.4.4. Вторая нормальная форма............................................................................................................		146
	10.4.5. Третья нормальная форма............................................................................................................		146

11.	Язык SQL...........................................................................................................................................	148
11.1.	Краткая история SQL....................................................................................................................	148
11.2.	SQL в Access....................................................................................................................................	148
11.3.	Работа с таблицами......................................................................................................................	150
11.3.1. Создание таблиц...........................................................................................................................		150
11.3.2. Создание индекса.........................................................................................................................		152
11.4.	Инструкция SELECT ......................................................................................................................	153
11.4.1. Примеры использования инструкции SELECT...........................................................................		154
11.5.	Использование SQL в VBA ..............................................................................................................	157
11.5.1. Классы для работы с запросами...................................................................................................		157
11.5.2. Вывод содержимого запроса........................................................................................................		159
11.5.3. Сохранение запроса в таблице базы дданных..............................................................................		160
Литература ......................................................................................................................................................		162
Основная.......................................................................................................................................................		162
Дополнительная...........................................................................................................................................		162

Предисловие

В данном пособии рассматривается работа с базами данных в среде популярной программы Access. Выбор Access обусловлен тем, что с помощью этой программы можно разрабатывать базы данных различной сложности: от индивидуальной, предназначенной для использования на отдельном компьютере, до систем масштаба предприятия, работающих в сетях. Access, как одно из приложений пакета MS Office, доступна практически на любом компьютере, где установлен Office, но еще недостаточно широко используется из-за слабой подготовки пользователей. Часто задачи, эффективно и надежно решаемые с помощью Access, пытаются решать с помощью программы Excel, которая предназначена в основном для организации табличных вычислений и не ограждает от ошибок при работе с базами данных.

Access обладает развитой системой меню для выполнения большинства манипуляций с базами данных. Для начинающих пользователей большую помощь оказывают мастера, которые предлагают последовательность шагов с подробными подсказками для создания таблиц, форм, отчетов и выполнения других действий. Конструкторы предоставляют опытным пользователям полные возможности по созданию объектов базы данных. Все это позволяет быстро освоить работу с базами данных без изучения какого-либо языка программирования даже людьми, не являющимися профессионалами в области информационных технологий.

Рассмотрение начинается с общих вопросов, относящихся к базам данных, затем рассматривается конкретная работа с базами данных в среде Access. После того, как читатель получит конкретные навыки по работе с базами данных в среде конкретной СУБД Access, рассматривается теория реляционных баз данных, язык SQL, нестандартная обработка данных с использованием языка программирования VBA в Access.

1.Основные понятия

1.1.База данных

Существование каждого предприятия, организации, отдельного человека сопровождается накоплением сведений о его деятельности, которые оформляются в виде записей на различных материальных носителях. Такими носителями могут быть различные предметы: глиняные таблички, папирус, пергамент, бумага, перфокарты, магнитные ленты, магнитные диски, оптические диски и т.п. Всю совокупность записей о деятельности ка- кого-либо предприятия можно назвать базой данных этого предприятия. Могут создаваться и локальные базы данных для хранения сведений об отдельной сфере деятельности предприятия или человека, например, в базе данных могут храниться сведения о чьихлибо знакомых, любитель музыки может вести базу данных об имеющейся у него коллекции альбомов. В настоящее время базы данных ведутся с помощью компьютеров.

Применение компьютеров для хранения и обработки данных началось примерно с середины 1950-х годов. Компьютерные базы данных имеют ряд преимуществ по сравнению с традиционным бумажным способом ведения записей. Отметим некоторые из них.

Компактность. Нет необходимости в многочисленных журналах и картотеках. Скорость. Обеспечивается быстрый поиск нужной информации.

Низкие трудозатраты. Отпадает необходимость в утомительной, рутинной ручной работе по заполнению бумажных форм и карточек.

Оперативность. Всегда доступна точная актуальная информация.

Указанные преимущества привели к широкому распространению компьютерных баз данных, хотя их использование требует достаточно больших затрат, связанных с приобретением компьютеров, программного обеспечения, обучением работников.

Приведем несколько терминов, используемых, когда речь идет о базах данных. Система баз данных – это компьютеризованная система хранения записей. Система

баз данных включает в себя данные, непосредственно сохраняемые в базе данных (БД),

аппаратное обеспечение, программное обеспечение (ПО) и пользователей.

СУБД (система управления базами данных) – это программная система, предназна-

ченная для создания на компьютере базы данных для многих приложений, поддержания её в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий.

Пользователи подразделяются на прикладных программистов, конечных пользователей и администраторов баз данных (АБД).

Прикладные программисты отвечают за написание прикладных программ, использующих БД.

Конечные пользователи работают с СУБД непосредственно через рабочую станцию или терминал.

Администраторы баз данных – это технические специалисты, отвечающие за администрирование БД и СУБД в соответствии с требованиями, устанавливаемыми админи-

стратором данных.

Если предприятие хранит свои данные в централизованной базе данных, должен существовать человек, который несёт основную ответственность за данные предприятия. Это администратор данных. Он принимает решения на уровне высшего руководства предприятия о том, какие данные необходимо вносить в базу данных в первую очередь, над какими данными и какие операции можно осуществить.

Системы баз данных могут реализовываться как на малых персональных компьютерах (ПК), так и на больших машинах или системах машин, объединенных в сеть. В зави-

симости от мощности используемых машин и своего назначения, системы баз данных могут быть однопользовательскими и многопользовательскими.

Однопользовательская система (single-user system) – это система, в которой к базе данных в одно и то же время может получить доступ не более одного человека.

Многопользовательская система (multi-user system) – это система, в которой к базе данных могут получить доступ сразу несколько пользователей.

С точки зрения пользователя между этими системами нет разницы, так как в обоих случаях ему предоставляется одинаковая возможность работы с интересующими его данными в рамках предоставленных полномочий.

1.2.Архитектура системы баз данных

1.2.1. Три уровня архитектуры

Под архитектурой системы баз данных понимают общий подход к ее описанию. Различают три уровня архитектуры: внутренний, концептуальный и внешний, рис.1.1.

Внешний уровень (индивидуальные представления пользователей)

Концептуальный уровень (обобщённое представление пользователей)

Внутренний уровень (представление в памяти)

Рис. 1.1. Три точки зрения на базу данных

Представление отдельного пользователя называется внешним представлением. Например, пользователь из отдела кадров может рассматривать БД как набор записей с информацией об отделах плюс набор записей с информацией о служащих и ничего не знать о деталях, проектах, поставщиках и других вещах, сведения о которых есть в базе.

Концептуальное представление – это представление всего содержимого БД. На концептуальном уровне данные определяются с помощью концептуальной схемы. Концептуальная схема содержит перечень всех данных, хранящихся в базе данных, правила безопасности и целостности. Под целостностью понимается непротиворечивость сведений, хранящихся в БД.

Внутреннее представление описывается с помощью внутренней схемы, которая описывает типы хранимых полей, существующие индексы, способы представления хранимых полей, физическую последовательность хранимых записей. Внутренний уровень наиболее близок к физическому хранению.

1.2.2. Языки работы с базами данных

Для работы с данными можно использовать универсальные языки программирования: С, Pascal, Basic, C++ и специализированные языки, например, FoxPro. Универсальные языки называются базовыми языками. Они могут включать подъязык данных. В настоящее время в качестве подъязыка данных используется SQL (Structured Query Language,

структурированный язык запросов). Подъязык данных включает язык определения данных и язык обработки данных.

1.2.3. Функции администратора БД

Администратор базы данных (АБД) отвечает за нормальное функционирование БД.

Вего функции входит:

Определение концептуальной схемы.

Определение внутренней схемы.

Взаимодействие с пользователями.

Определение правил безопасности и целостности.

Определение процедур резервного копирования и восстановления. После того,

как предприятие доверило свои данные СУБД, оно стало критически зависимым от успешного функционирования системы. В случае повреждения какой–либо части БД важно иметь возможность восстановить данные с минимальной задержкой.

Управление производительностью и реагирование на изменяющиеся требования.

1.2.4. Функции СУБД

СУБД – это программное обеспечение, которое управляет работой с базой данных. СУБД должна обеспечивать выполнение ряда функций. Перечислим их.

Определения данных. СУБД должна обеспечивать определение структуры БД, то есть создание внешней, концептуальной и внутренней схемы.

Обработка данных. СУБД должна обрабатывать запросы пользователей на выборку, изменение или удаление существующих данных, а также на добавление новых данных в базу. Запросы к данным могут быть планируемыми, которые заранее предусмотрел АБД, и не планируемыми.

Безопасность и целостность данных. СУБД должна контролировать пользовательские запросы и пресекать попытки нарушения правил безопасности и целостности.

Восстановление и дублирование. СУБД должна иметь компонент, называемый администратором транзакций, который осуществляет контроль над изменением данных, обеспечивает их восстановление и дублирование.

Словарь данных. Он содержит описание данных, входящих в данную БД. Словарь данных является системной базой данных, содержащей данные о данных.

Производительность. СУБД должна обеспечивать быстрое выполнение запросов пользователя к БД. Заметим, что в своё время система FoxPro стала лидером

среди СУБД для персональных компьютеров именно благодаря своей высокой производительности.

Как правило, СУБД реализует внутренний и концептуальный уровни архитектуры, то есть обеспечивает хранение данных на дисках и предоставляет возможность описания логической структуры данных. Для реализации внешних представлений пользователей пишется отдельная программа с удобным для конечного пользователя интерфейсом и возможностью выполнения типовых запросов как надстройка над СУБД. Опишем последовательность обработки запроса пользователя к БД.

Пользователь выдаёт запрос на доступ;

СУБД перехватывает этот запрос и анализирует его;

Затем СУБД просматривает внешнюю схему для этого пользователя, соответствующее отображение внешний–концептуальный, концептуальную схему, отображение концептуальный–внутренний и определение структуры хранения;

Выполняет необходимые операции над хранимой базой данных.

1.2.5. Архитектура клиент/сервер

Систему баз данных можно рассматривать как систему, состоящую из двух частей – сервера (или машины базы данных) и набора клиентов (или внешнего интерфейса), рис.1.2. Сервер – это собственно СУБД. Он поддерживает все основные функции СУБД. Клиенты – это различные приложения, которые выполняются “над” СУБД – приложения, написанные пользователем и встроенные приложения, предоставляемые поставщиками СУБД или сторонними поставщиками.

Конечные

пользователи

Приложения Клиенты

СУБД Сервер

База данных

Рис. 1.2. Схема архитектуры клиент-сервер

1.2.6. Распределённая обработка

Распределенная обработка предполагает использование нескольких компьютеров, соединенных между собой. Программу-сервер можно запускать на одном компьютере, а программу-клиент на другом, рис.1.3.

				Компьютер клиента

	Приложения

		Компьютер сервера
СУБД		Компьютер сервера

База данных

Рис. 1.3. Клиент и сервер запускаются на разных машинах

Компьютер, на котором запускается программа-сервер, часто называют также сер-

вером.

Один сервер может предоставлять доступ нескольким клиентам, рис.1.4.

1 / 171 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 > Следующая >>>

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

#
27.03.2015260.09 Кб26Syllabus-2010s.pdf
#
27.03.201574.28 Кб15SyllabusTV.pdf
#
27.03.2015249.34 Кб3Tablitsi_k_KP.doc
#
24.04.20193.09 Mб14TAiFYA(X-file).doc
#
09.11.20192.66 Mб5TarasovVLJavaAndEclipse_01.doc
#
27.03.20154.6 Mб16TarasovVL_LectureAccess.pdf
#
27.03.20154.58 Mб10TarasovVL_LectureAccess.pdf
#
27.03.20151.3 Mб36telya_holter_ekspert_30new.pdf
#
27.03.201512.35 Mб114TEM.pdf
#
27.03.2015148.48 Кб5Tema_1.doc
#
07.08.201967.58 Кб1Tema_1.doc