to / Лк23-Орг.-процесс

11

Т е м а . ОРГАНИЗАИЯ КАК ПРОЦЕСС

1. Содержание процесса организации

2. Элементы процесса организации

3. Субъекты организации

4. Организация управления

Литература:

1. Шеметов П.В. Теория организации: Курс лекций. – М: ИНФРА – М; Новосибирск, 2004. – 176 с.

2. Фалмер. Энциклопедия управления: Организация как функция управления. В 5 –ти т., т.2.- 1992.

3. Чернышев В. М. Производство организации. – СПб: Мера,1999. -240 с.

Как процесс организация есть проявление общественной деятельности, основанной на общественном разделении труда. Функциональное назначение организации как процесса - создание новых и качественное совершенствование ранее созданных и функ­ционирующих систем любого типа. Организовать - значит: 1) создать систему вновь; 2) улучшить состояние функционирую­щей системы (улучшить ее организационную форму) в соответст­вии с внутренними и внешними условиями; 3) создать условия для эффективного функционирования системы. Таким образом, процесс организации есть установление упорядоченности, согласо­ванности частей в соответствии с объективными законами и прин­ципами организации. Организация как форма общественной деятельности всегда конкретна, как и другие виды труда. Конкрет­ность организации обусловлена ее объектом. Для производствен­но-хозяйственных систем основное значение имеют организация производства, организация труда, организация управления.

Организация реализуется в процессе управления как одна из его основных функций. Назначение этой функции - реализация прин­ципа самоорганизации системы и целенаправленного воздействия специального органа аппарата управления или непосредственно руководителя на производственно-хозяйственную систему. В силу этого самоорганизация также выступает в качестве организацион­ного процесса. В таком виде организация сливается со всеми функциями управления, пронизывает их и весь процесс управле­ния. Вместе с тем процесс организации выступает и как объект управления. Следовательно, можно сказать, что управление орга­низуется, а организация управляется.

Организация как процесс имеет три аспекта:

• структурирование (процессов или элементов);

• установление связи между структурными элементами и закрепление их в организационно-нормативных актах;

• создание условий для эффективного функционирования системы.

Эти аспекты в управленческой деятельности проявляются как постоянно решаемые организационные задачи.

Процесс организации есть установление пространственно временной структуры компонентов различной природы (рабочей силы, средств производства, материалов, информации) и их взаи­модействия с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при мини­мальных затратах ресурсов.

Процесс организации (в дальнейшем - организация) обладает следующими общими признаками:

• организация всегда определяется кадрами и менеджером независимо от того, насколько существенно техническое оснащение сферы обработки информации:

• с помощью организации объединяются процессы, которые без этого взаимодействуют друг с другом нецеленаправленно или неэффективно;

• организация направлена как на сохранение предварительно запланированного порядка производственного и управленческого процессов, так и оперативно вмешивается в них;

• организация (как правило) представляет собой часть целенаправленного процесса разделения труда;

• каждая ПХС существует только в единстве организации процессов продуктивной работы (например, исследования и разработки, создание, производство, сбыт) и управленческих процессов(например, организация информационных потоков, процесс принятия решений), поскольку на практике в организационной деятельности они не могут быть отделены друг от друга;

• ПХС как объект организации представляет собой единство состояния и процесса. С помощью организационных регулирова­ний создаются относительно стабильные структуры. Эта стабиль­ность является существенной предпосылкой для достижения по­ставленных перед ПХС целей. В то же время это организационное состояние может быть только относительно стабильным, так как вследствие постоянного развития техники, технологии, организационных методов, внутренних и внешних производственных условий возникает стремление к перманентному организационному развитию ПХС.

Являясь важной управленческой функцией, организация реализуется в единстве двух процессов - формирования структуры и организации процессов (производственно-хозяйственного и управленческого).

Формирование структуры - это создание, сохранение или развитие целесообразных организационных форм, вертикальное и горизонтальное разделение элементов производства и органов управления.

Вертикальное разделение определяется числом уровней управления , а также подчиненностью и директивным отношением. Уровень управления - совокупность звеньев управления, одинаково удаленных от верхнего звена организационной структуры. Горизонтальное разделение осуществляется по отраслевым признакам.

Причем они могут быть ориентированы, например, на:

• подпроцессы промышленного производственного процесса;

• изготовление изделия;

• пространственные производственные условия.

Структура регулирует:

• разделение задач и функций по отделениям и подразделе ниям

• их компетентность по решению определенных проблем;

• общее взаимодействие этих элементов.

Тем самым предприятие создается как иерархическая струк­тура.

Организация процесса - это создание условий для эффективной реализации целей, бесперебойного и непрерывного функциониро­вания системы. Это значит:

• согласование в работе всех звеньев ПХС путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними;

• формирование внутренней культуры ПХС, чувствительной к изменениям, новациям;

• создание условий, стимулирующих работников к результатам деятельности;

• распределение прав, ответственности и полномочий;

• подготовка и расстановка персонала по операциям, комплексам работ, функциям;

• распределение в соответствии с выполняемым объемом работ различного вида ресурсов.

Эффективность организационных действий достигается, если обеспечиваются:

• учет объективных законов организации, закономерностей, отношений, определяющих условия функционирования производ­ственно-хозяйственных систем;

• закрепление в организационных документах лишь такой структуры и распределения функций между подразделениями, какие обеспечивают их рациональное функционирование;

• непротиворечивость организационных документов по под­системам и соответствующих документов по системе в целом;

- однозначность восприятия организационных документов. Одной из необходимых составляющих организации является организация исполнительной деятельности. Она включает:

• доведение управленческих решений до исполнителей;

• разъяснение целей, задач и значения планируемых меро­приятий;

• декомпозицию команд, расчленение функций на подфунк­ции;

• подбор, расстановку и обучение кадров, организацию рабо­чих мест;

• обеспечение рабочих мест и трудовых процессов необходимыми материалами, оборудованием и другими ресурсами;

• использование системы мер экономического и морального стимулирования, а при необходимости и административного при­нуждения;

• проверку исполнения.

ЭЛЕМЕНТЫ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ

Организация как процесс состоит из ряда стадий (подпроцес­сов), которые реализуются в организационной деятельности. На вопрос «На какие элементы распределяется процесс организации?» Г. Эмерсон ответил так: «Для успешного выполнения какой-либо работы нужно иметь:

1. Определенный план или идеал.

1. Организацию такого характера, которая способна достигнуть и выполнить требования идеала.

2. Наличие людей, материалов, машин и механизмов, которые дают возможность организации достигнуть и выполнить задания.

4. Компетентных руководителей, которые заставят организа­цию при наличии указанных людей и средств достигнуть постав­ленного идеала» [Эмерсон, 1931, с. 21].

Развивая эти положения, один из ведущих пропагандистов на­учной организации труда П. Керженцев в книге «Принципы организации» выделил и сформулировал семь элементов процесса ор­ганизации [Керженцев, 1968, с. 35]:

Цель. (В чем состоит цель или задание работы?)

1. Тип организации. (Какая форма организации является наиболее подходящей для выполнения намеченной работы?)

2. Методы. (Какими организационными методами можно добиться намеченной цели?)

3. Люди. (При помощи каких лиц и при использовании какой людской силы будет производиться работа?)

4. Материальные средства. (Какие материалы нужны для выполнения работы? Какие орудия нужно применять для обработки материала по намеченным методам?)

5. Время. (В течение какого времени работа может и должна быть выполнена? Сколько времени потребуется на выполнение каждой отдельной операции? В какой последовательности должны быть проведены все операции, на которые можно расчленить данную работу?)

6. Контроль. (Каким образом вести учет работы и организовать действенный контроль над ее выполнением?)

Системный подход исходит из положения, что любая произ­водственно-хозяйственная система как объект управления пред­ставляет собой социотехническую систему, состоящую из взаимо­связанных частей и переменных различной природы и входящую в состав более крупной системы - общества. Таким образом, пред­приятия, учреждения, организации и т. п. - это социальные систе­мы, которые организованы для достижения определенной цели. Достижение этой цели является одновременно исполнением одной из функций еще более широкой системы, а именно - общества. От­сюда вытекает, что при организации процесса реализации обще­системных целей необходимо знать характер отношений между частями системы и интегрировать отдельные части и функции в единую систему, все элементы которой способствуют достижению общесистемных целей.

Эволюция организационных структур от линейных до программно-целевых отражает реализацию системного подхода к Функции организации. Сущность такого явления состоит в том, что в окружающем мире нет строго идентичных объектов в силу разнообразия внешнего окружения и внутреннего развития объектов. Отсюда и организационные структуры так же разнообразны, как и организационные системы.

СУБЪЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Субъектами организации в любых социальных системах явля­ются менеджеры (руководители) разных уровней иерархии. При этом объем и содержание организационной деятельности сущест­венно различаются по уровням иерархии (рис. 10).

Функции	Уровни
	Верхний	Средний	Нижний
Планирование
Организация
Фактическое использование
Контроль

Рис. 10. Место функций организации в совокупности функций управления

Работа руководителя является составной частью процесса орга­низации, поскольку требует выбора, использования и совершенст­вования определенных организационных форм; составления обще­го плана работы; объединения людей; руководства работой; согла­сования отдельных частей организации и отдельных работников, контроля работы. Успех работы руководителя, ее результат зависят от того, как подобраны исполнители для той или иной работы, чет­ко ли поставлены цели и задачи, составлен ли план и определена последовательность его выполнения. Руководитель должен уметь оценивать обстановку, условия и имеющиеся ресурсы, распреде­лить работу между исполнителями, выбирать методы воздействия и контроля выполнения работы.

Можно выделить:

организаторов производства - руководителей различных (верх­них и нижних) уровней управления (бригадир, мастер, старший мастер, начальник участка, смены, цеха), организующих труд кол­лектива работников производства на разных уровнях. То есть по­нятие «организатор производства» употребляется для подчеркива­ния ответственности руководителя любого уровня, любого ранга за результаты производственной деятельности предприятия, объеди­нения, отрасли;

организаторов управления - руководителей, организующих деятельность, работу аппарата управления, его работников и ока­зывающих воздействие на процесс производства через аппарат управления. Руководитель предприятия, учреждения, так или ина­че связанный с процессом производства, выступает как организа­тор производства и как организатор управления (например, на­чальник цеха, производства, директор предприятия). Чем выше уровень управления, тем в большей мере руководитель выступает как организатор управления, оказывающий через аппарат управле­ния воздействие на процесс производства. В этом качестве он дол­жен уметь организовать работу аппарата управления, постоянно нацеливать его на решение актуальных задач, принимать меры по повышению квалификации подчиненных, заботиться об улучше­нии условий их труда. Для этого ему необходимы знания теории и организации управления, экономики, права, делопроизводства, со­циологии и психологии управления, передовых методов работы. Чтобы учить других как работать, организатор управления должен пополнять свои знания, показывать пример организованности, ра­ционального использования рабочего времени.

П.М. Еманский [1920] так определил основные функции руко­водителей:

1. Руководство (на основе заранее разработанного плана распределения работ между сотрудниками, контроль и непосредст­венное управление процессом выполнения работ).

2. Исполнительно-техническая или производственная функция - непосредственное руководство производственным процессом.

3. Информационная (обеспечивает своевременность и равно­мерность работы).

4. Учетно-распределительная (снабжение средствами и мате­риалами для работы, включая и регулирование рабочей силы).

5. Согласование усилий и направлений деятельности.

6. Обследование (анализ внешних условий деятельности).

ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Понятие «организация управления» включает создание, образо­вание системы управления или внесение прогрессивных изменений в построение и порядок функционирования ранее образованной действующей системы управления. При этом сама производствен­но-хозяйственная система (ПХС) выступает и как исходная предпосылка, и как результат управления. С одной стороны, управляющее воздействие в сложных иерархически построенных системах может иметь организованный характер в случае, если оно направлено на создание какой-либо новой подсистемы, на измене­ние строения или функционирования нижестоящих управляющих звеньев. С другой стороны, процесс управления, возникающий уже на этом уровне, протекает в рамках определенной ПХС, поэтому ни одна из категорий - «организация» или «управление» - не явля­ется первичной по отношению к другой, они взаимодополняют друг друга. Организация управления осуществляется путем орга­низационного проектирования, реорганизации или ликвидации действующих систем, рационализации управления.

Улучшение организации управления достигается благодаря по­вышению организованности системы управления, ее упорядоче­нию. Система управления организована, если:

а) определены границы системы, т. е. установлено, сколько и каких подсистем, образующих элементов она в себя включает, какие другие элементы того же класса из имеющихся их множеств отнесены к другим системам;

б) определены переменные (характеристики) образующих эле­ментов и установлены путем наложения ограничений на значение каждой переменной допустимые соотношения возможных значе­ний переменных;

в) предписан образ действий каждого элемента и схема их взаи­одействия.

Управление организуется с помощью методов управления, по­скольку любой субъект управления по отношению к вышестояще­му выступает объектом управления.

Полная упорядоченность системы управления достигается ком­плексным применением организационных методов управления: регламентирования, нормирования, инструктирования. Это позво­ляет упорядочить представления о том, какое управляющее звено и что должно делать, как, каким образом и в какие сроки. Однако для создания реально действующей, а не формальной организации не­обходимы также экономические и социально-психологические ме­тоды управления. Структура управления не может быть приведена в действие, если не будет дополнена схемой должностных окладов, позволяющих принять на обусловленные структурой рабочие мес­та конкретных работников с определенными деловыми и личными качествами. Изменения, происходящие во внешней среде, могут нарушать пропорциональность в организации системы, соответст­вие между ее элементами и, в частности, соотношение между ее управляющей и управляемой частями. Это требует повышения степени организованности системы, т. е. ее развития, осуществле­ния своевременной организационной перестройки. Последняя должна обеспечивать управляемость системы - ее способность достигать цели управления, укладываясь в заданное время и огра­ничения по ресурсам.

Совершенствование организации системы управления предпо­лагает:

а) более четкую постановку целей перед звеньями управления, придающую целеустремленность их деятельности;

б) установление согласованности критериев оценки деятельности звеньев разных уровней и повышение действенности стимулов, побуждающих к слаженным действиям;

в) улучшение формирования объектов и системы управления, обеспечивающее концентрацию производства и компетентность руководства;

г) выбор рациональных форм организации управления, совершенствование структуры системы, распределение в ней обязанностей, прав, ответственности;

д) разработку эффективных методов, программ и алгоритмов, обеспечивающих высокое качество решения задач управления, а также рациональных правил работ по функциям управления;

е) внедрение высокопроизводительных операций и процессов обработки информации, документооборота, основанное на современной компьютерной и организационной технике;

ж) установление научно обоснованного режима труда адмиистративно-управленческого персонала, повышение культуры управления.

Наука управления и, в частности, теория организации обуслов­ливают комплексный подход к организации системы управления, функционирования всех основных ее элементов и их взаимосвязей. Важнейшим ресурсом совершенствования и развития системы управления (субъекта управления) и объекта управления (ПХС) является синергия - свойство организационной системы получать в результате согласованной деятельности своих элементов больший конечный результат, чем сумма результатов их индивидуального функционирования. Эффект синергии, полученный за счет непо­средственно управленческих действий, называют «управленческий синергизм».

Логику менеджмента, учитывающего фактор синергии, можно представить в следующем виде: учет синергии как свойства орга­низации — оценка синергического потенциала организации —принятие управленческого решения, учитывающего значение си­нергического потенциала организации, — получение организацией синергического эффекта — рост эффективности организации. Причем возрастание эффективности организации за счет использо­вания своего синергического потенциала происходит как по пара­метру экономии ресурсов на единицу производимого продукта, так и по параметру достижения цели (целей).

Ограничение рациональности при попытке менеджмента ис­пользовать синергию в качестве управленческого ресурса в про­цессе принятия управленческого решения может быть в опреде­ленной степени снято, если использовать методику оценки синер­гического потенциала организации. Тогда степень рациональности управления в режиме синергического менеджмента повышается, что обеспечивает рост эффективности организации.

Наряду с ресурсом синергии ПХС располагают и другими, фак­тически не ограниченными ресурсами управления, такими как, на­пример, самоорганизация. Самоорганизация - это функционально дифференцированная, целенаправленная коллективная деятель­ность людей при минимальном упорядочивающем воздействии извне. Происходит это в виде когерентного, согласованного взаи­модействия элементов самой системы, что обеспечивается благо­даря взаимопониманию, установившемуся между людьми. То, что на уровне индивида есть целевое поведение, на более общем уров­не выступает как самоорганизация соответствующей системы.

Самоорганизация является одной из составляющих управления, проявлением спонтанного в обществе, самосовершающимся про­цессом социального регулирования. Й. Шумпетером была отмече­на определенная самостоятельность самоорганизующегося объекта

управления относительно субъекта управления. Например, он об­ратил внимание на следующий результат предпринимательства: самопроизвольный перевод самоорганизующегося объекта в еще более неравновесное состояние при попытках повышения уровня его адаптации со стороны субъекта управления. Это значит, что возможно саморазвитие объекта самоорганизации против воли субъекта управления (например, предпринимателя или менеджера).

Самоорганизация ПХС имеет ряд преимуществ перед организо­выванием. В частности, преимущество самоорганизации заключа­ется прежде всего в том, что она побуждается объективными пред­посылками функционирования конкретной системы, которые не всегда улавливаются субъектом управления. Способность ПХС к самоорганизации свидетельствует о ее жизнеспособности, способ­ности к самодвижению, к изменениям при переходе от одних состояний к другим, способности изменять свою структуру и, в конечном счете, повышать уровень своей организованности, а следовательно, и управляемости. К тому же самоорганизация генетически выступает как первичный атрибут по отношению к организовыванию, так как последнее всегда связано с целерацио-нальной деятельностью, что при принятии организационных реше­ний бывает не всегда (например, принятие .управленческого реше­ния на основе интуиции вопреки логике расчетов).

Несомненно, в СХС самоорганизация выступает в единстве с процессом организовывания как функции субъекта управления. В этом случае развитие СХС в существенной степени зависит, во-первых, от их соотношения, а во-вторых, от того, насколько орга­низовывание соответствует внутренней природе объекта управле­ния, объективным потребностям ее развития.

Соответственно, если исходить из управленческой дихотомии «организация - самоорганизация», можно выделить два типа управления:

1) организацию (точнее организовывание) - управленческое воздействие на объект со стороны субъекта управления (классиче­ское управление);

2) самоорганизацию (на практике реализуется как самоуправле­ние) - слияние субъекта и объекта управления в единое целое.

Между этими типами лежит бесконечное разнообразие методов и способов воздействия. Как нам представляется, соотношение ор­ганизации и самоорганизации является решающим параметром для характеристики управления, так как все остальные факторы (от­крытость - закрытость, либерализм - авторитаризм, делегирование полномочий и т. п.) в управлении являются либо следствием осуществляемой в организации политики соотношения организации -. самоорганизации, либо условием осуществления этой политику (например делегирование полномочий). В частности, ориентации менеджмента на самоорганизацию ПХС требует соблюдения в повседневной практике как минимум следующих условий; присутствие в системе мотивации персонала значительного гуманистического компонента, последовательное осуществление гуманистических принципов, соблюдение прав и свобод человека, учет индивидуальных предпочтений членов организации.

Исходя из постулатов синергетики, управление процессами раз­вития открытой нелинейной системы (к которым относится и ПХС) может быть эффективным только тогда, когда внешнее управляющее воздействие согласовано с внутренними свойства объекта и выводит его на собственные тенденции развития. Это то, что физики называют резонансным воздействием. Основой его яв­ляется ориентация не па силу управляющего воздействия, а на со­гласованность с собственными тенденциями эволюции системы. Эффективно управлять - это инициировать, выводить объекты управления на собственные линии развития.

Очевидно, в данном случае речь идет о потенциальной возмож­ности для каждой организации гармонизировать управляющее воз­действие со стороны субъекта управления с внутренним само­управлением организации.