Тема 12. Организационное проектирование
1.Организационная деятельность в производственных (организационных) системах
2. Анализ и проектирование организационных связей.
3. Принципы анализа и проектирования структур управления
Литература:
-
Акимова Т.А.Теория организации:Учеб. Пособие для вузов.- М.: Юнити – Дана, 2003. – 367 с.
-
Беляев А. А. , Коротков Э.М. Системология организаций: Учебник – М: Инфра – М, 2000.
-
Смолкин А.М. Менеджмент : основы организации : Учебник – М.: Инфра – М., 1999.
Рассматривая организацию (организационную деятельность) как функцию управления и менеджмента, отметим, что авторы научных работ по управлению по разному выбирали объект и предмет управления. У Тейлора – это организация труда, а предмет – трудовые процессы. У Форда: организация производства, а предмет – технологические потоки, в классической школе: организация в целом, а предмет – структуры и функции аппарата управления, регламентация содержания и методов работы. Достигнуть более высокого уровня общности и абстрагирования в изучении и анализе организации позволяет системный подход.
Качество организации системы как мы уже отмечали, обычно в эффекте синергии. Это означает, что из одних и тех же элементов мы можем получить системы разного или одинакового свойства, но различной эффективности в зависимости от того как они будут взаимосвязаны между собой, то есть как будет организована сама система.
В биологических системах (живые организмы, растения) место и функции каждого элемента, их взаимодействие и взаимосвязь предопределены природой, а совершенствование происходит по законам эволюции. В технических системах место и функции каждого механизма и детали определены конструктором, который совершенствует ее в процессе использования. В социально-экономических системах место, функции и взаимосвязь элементов предопределяются менеджером и им же уточняются, корректируются и поддерживаются.
В биологических и технических системах внутренняя структура связей между элементами относительно устойчивая. В социально-экономических же присутствует человек – активный элемент системы, готовый вести себя произвольно. Кроме того социально-экономические системы всегда открытые, деятельность их, как правило, включает циклы, имеющие существенные отличия от предыдущих. Поэтому структура внутренних связей таких систем относительно подвижна, нуждается в постоянном поддержании, коррекции и регулировании по мере необходимости.
В чем же суть организации как функции управления и менеджмента? Теоретически любую систему составляют элементы, их свойства и связи. Совокупность разнородных элементов превращается в систему путем установления определенной структуры связей между ними. Следовательно, организация – это установление и обеспечение целесообразных связей между элементами системы, а организационное проектирование – один из этапов или видов организующей деятельности.
Уточним, что следует понимать под термином связи в элементарной производственной ячейке. Основные элементы в ней: человек, орудия труда, предметы труда. Человек как активный элемент системы осуществляет целесообразную связь между собой, орудием труда и предметом труда. Эта связь обеспечивается планировкой и оснащением рабочего места, применением определенных приемов и методов труда.
В такую ячейку должны поступать материалы, заготовки, инструменты, чертежи, куда-то направляться готовая продукция. Это – технологические связи. Также нужны связи жизнеобеспечения: подача энергии, воды, вспомогательных материалов, тары и т.п. Сюда же относятся все связи, обеспечивающие нормальные условия труда (освещение, воздухообмен, санитарно-гигиеническая потребность).
В элементарной ячейке человек сам управляет собой: осмысливает цель, принимает решение, организует его выполнение, приводит в действие связи трудового процесса, осуществляет процесс, выполняет регулирование.
Так как элементарная ячейка действует в составе более крупной системы, ей необходимы информационные связи с системами сложными, подсистемами жизнеобеспечения, управляющими звеньями. Все это – информационно-управленческие связи. Также устанавливаются социально-экономические связи человека как активного элемента с системой.
Несколько элементарных ячеек объединяются в более крупное образование (бригада, участок). Связывающие их отношения – разделение и кооперация труда. Между ними устанавливаются • технологические, • социально-экономические, • информационные связи, позволяющие осуществлять самоуправление и управление процессом в целом (локальное).
Так как бригада или участок входят в более крупную систему, то наряду с внутренними связями устанавливаются внешние, со смежными, функциональными и управляющими системами.
Данный подход позволяет определить организационную деятельность в производственной системе как установление и обеспечение целесообразных связей в трех сферах, включающих • материально-вещественную часть, • организацию труда и • организацию управления. они же являются основными направлениями организационного проектирования при создании новых или при совершенствовании действующих систем.
Анализ даже общего характера связей показывает взаимообусловленность трех сфер организационной деятельности. Более того, наблюдается взаимное наложение, а частично и совпадение некоторых связей, принадлежащих одновременно двум или трем сферам, и, таким образом обеспечивается их согласование в процессе функционирования.
Разделение и кооперация труда на производстве объективно обусловлены системой машин и технологическим процессом, т. е. связями в сфере организации материально-вещественной части производства. Совершенствование форм разделения и кооперации труда приводит к соответствующим изменениям в организации материально-вещественной части производства: перепланировке производственных участков, перестановке оборудования в рабочей зоне многостаночника или бригады и т. п.
На сферы организации материально-вещественной части производства и организации труда «накладывается» сфера организации управления. Связи системы управления в основном (за исключением внешних связей) зависят от структуры связей в сферах организации труда и материально-вещественной части производства. Они находят отражение в организационной структуре управления. Структура связей в управлении решающим образом влияет на содержание труда управленческого персонала, а стало быть, на его разделение и кооперацию, и на другие связи (технологические, обслуживающие) в организации самого управленческого труда.
Следует отметить, что связи системы управления и связи организации труда на предприятии взаимозависимы. Контроль за использованием рабочего времени, дисциплина труда, обеспечение целесообразных связей разделения и кооперации труда посредством распределения работ и функций — все это область сопряжения связей управления со связями организации труда. В части же экономических и социальных связей имеет место даже полное совпадение связей сферы организации труда и сферы управления
(оплата труда, материальное и моральное стимулирование, подготовка и повышение квалификации кадров и др.).
Взаимосвязь и взаимообусловленность всех трех сфер организационной деятельности в производственной системе проявляются как объективная закономерность. Конструктивные изменения в структуре связей, проводимые в одной из них под влиянием научно-технического и социально-экономического прогресса или в целях развития самой системы, закономерно требуют соответствующих усовершенствований в других сферах. Это одно из принципиальных положений системного подхода к организации производства вообще и к совершенствованию организации труда и управления в частности.
Способность объединяться с другими системами путем использования внешних связей — одно из существенных свойств производственной системы. Все системы, входящие в данную производственную систему, и даже простейшие из них тоже обладают свойством объединяться в более крупные организационные образования. Их способность вступать во внутрисистемные связи создает возможность для воспроизводства внутрисистемных процессов и целесообразного функционирования всей производственной системы как единого целого.
Способность производственной системы (элементарной или совокупной) к самоорганизации носит не произвольный, а объективный характер, вытекающий из существа производства, подчиняющегося законам воспроизводства. Но как соотносится самоорганизация с организационной функцией управления? Элементарная производственная система может функционировать только в том случае, если не будут нарушены ее технологические связи, а также если труд (рабочего) будет оплачен. А вот с какими конкретно элементами или подсистемами должна быть связана данная элементарная система («токарь—станок»), способы, временные и количественные параметры, обеспечивающие ее целесообразное функционирование в составе всей производственной системы, — это уже определяет воля управляющего (функция управления). Эти рассуждения будут справедливыми и в том случае, если в качестве системного элемента рассматривать, например, бригаду, участок или цех.
Объективное свойство производственной системы, как и ее элементов, вступать в связи с другими системами (элементами) в каждом конкретном случае выражается в совершенно определенных возможностях образовывать конечное число связей с определенным числом объектов. Эта способность может быть названа валентностью системы. Одной из главных задач организации как функции управления является изучение валентности систем и системных элементов для определения комбинационных возможностей и установления рациональных связей, обеспечивающих эффективное функционирование производственен системы в целом.
Будучи активным элементом системы и обладая высокой валентностью, человек, руководствуясь собственными соображениями, способен создавать неформальные связи социального и даже производственного характера, которые могут не совпадать с целями данной производственной системы, нарушать ее нормальное функционирование. Таким образом, наличие активного элемента в системе и возможность его произвольного поведения являются своего рода дестабилизирующим фактором.
Работник, правильно понимая и принимая цели системы, в которой он является активным элементом, сам может устанавливать необходимые производственные, кооперационные (координационные) и социальные связи, обеспечивающие эффективное функционирование системы. И в этом проявляется его организационная роль.
Таким образом, с одной стороны, признание дестабилизирующего влияния субъективного фактора ставит перед управлением задачу обеспечения надежности целесообразно устанавливаемых связей. Этому способствуют планирование, регламентация, контроль и регулирование процессов, обеспечивающих внутрисистемные связи. С другой стороны, в целях обеспечения автоматического регулирования процессов связи используются экономические методы управленческого воздействия, моральное "стимулирование, воспитание сознательного и творческого отношения работников к исполнению своих функций. Это побуждает людей, объединенных общностью целей, к творческому поиску наиболее рациональных способов действия, эффективных связей, повышающих уровень организации системы. Так проявляет себя закон самоорганизации. Его учет имеет огромное значение при решении проблемы оптимального соотношения степени централизации и децентрализации функций управления.
Организационная функция управления сводится к созданию необходимых условий для позитивного развития процессов самоорганизации. Эти условия формируются посредством установления и обеспечения связей, внешних по отношению к данной самоорганизующейся системе.
Процессы самоорганизации на отдельных рабочих местах и в трудовых коллективах развивают организационное творчество работников, которое вносит позитивный вклад в совершенствование организации производства, труда и управления на предприятии.
Исходя из данного анализа, перечислим основные организационные функции управления:
1) установление наиболее рациональных связей между элементами системы путем соответствующего расположения их в пространстве и обеспечения взаимодействия во времени — организационное проектирование;
2) обеспечение бесперебойности связей — применение рациональных способов их регламентации, контроля и регулирования;
3) изучение мотивов поведения человека в производственной системе и установление на этой основе экономических и социальных связей, согласующих его личные интересы с интересами трудового коллектива и целями системы в целом;
4) создание необходимых организационно-технических и социально-экономических условий для позитивной самоорганизации элементов производственной системы;
5) непрерывное организационное совершенствование производственной системы с целью повышения ее эффективности.